Pada Multi Account, Anda dapat melakukan mulai dari cara membuat Account hingga melakukan Top up Balance. Dalam hal ini, Account yang telah dibuat tersebut, dapat digunakan untuk melakukan Top up Balance pada Cards, Claims, Trips, dan Bills. Berikut detail penjelasannya.

Penting
- Peran yang dapat membuat dan mengelola keseluruhan Multi Account adalah Super Admin dan Admin.
- Peran Account holder hanya dapat mengelola satu Account yang telah diassign oleh Super Admin dan Admin. 

A.  Membuat Account untuk Transaksi Cards, Claims, dan Trips

1. Masuk ke menu Accounts.
2. Kemudian klik “Create account”.
   
3. Lalu pada halaman berikut Anda akan mengikuti 2 tahapan membuat akun yaitu pengisian Account information dan Account allocation. Pada tahap pengisian Account information, isikan Account name, Description, dan Account holder. Apabila keseluruhan data telah terisi, klik “Continue”.
   
   

   - Pengisian Account name, Description, dan Account holder bersifat wajib.
   - Anda dapat memilih lebih dari satu peran Account holder (pemegang akun).
   
   - Account holder hanya dapat melakukan approval pada transaksi di satu akun yang telah ditugaskan oleh Super Admin. Dalam hal ini, peran tersebut tidak dapat melihat transaksi dari akun lain.

4. Selanjutnya tentukan Card admin. Dalam hal ini peran Card admin dapat membuat Card sesuai dengan Account yang telah diassign.
   
   

   - Satu karyawan dapat diassign sebagai Card admin untuk Account yang berbeda-beda.
   - Satu Account dapat diassign ke beberapa Card admin.

5. Tahap selanjutnya adalah menentukan Account allocation. Tentukan Branch atau cabang perusahaan. Anda dapat menentukan satu Account untuk beberapa lokasi cabang dengan klik salah satu daerah atau keseluruhan cabang dengan klik “All existing branches”.
   
   

   - Dalam hal ini, apabila Anda ingin membuat Account untuk perusahaan berdasarkan Branch atau cabang, maka pilih lokasi cabang tertentu dan memilih Policy yang terkait dengan lokasi cabang terpilih.
   - Apabila Anda ingin membuat Account untuk perusahaan berdasarkan Project, maka pilih “All existing branches” dan pilih Policy tertentu berdasarkan Project terkait.

6. Kemudian klik “Add policy” untuk menambahkan kebijakan.
   
7. Lalu akan muncul tampilan berikut. Anda dapat memilih Policy untuk transaksi Claims atau Trips sesuai kebutuhan. Pastikan Policy telah dibuat sebelumnya pada menu Policy di Mekari Expense. Centang salah satu Policy name.
   
   

   - Pelajari selengkapnya cara membuat Policy untuk transaksi Claims di sini.
   - Pelajari selengkapnya cara membuat Policy untuk transaksi Trips di sini.
   - Untuk Transaction type akan terisi secara otomatis berdasarkan Policy yang sebelumnya telah dibuat.
   - Policy yang baru dibuat dapat ditambahkan secara manual ke Account.
   - Apabila terdapat Policy yang tidak diassign pada Account, maka transaksi akan masuk ke Main Account.
   - Apabila terdapat Policy yang dihapus, maka Policy tersebut akan langsung terhapus dari Account.
   - Apabila terdapat Policy yang mengalami deaktivasi, maka Policy tersebut harus dihapus secara manual dari Account yang terkait.
   - Policy yang dapat digunakan pada pembuatan Multi Account adalah Trips, Reimbursement, dan Cash Advance.
   - Policy Bills dan Card tidak akan muncul pada halaman Account.

8. Kemudian klik “Add” untuk menambahkan.
   
9. Lalu Policy yang telah dipilih akan terlihat seperti berikut.
   
   

   Kombinasi Branch dan Policy pada satu Account tidak dapat digunakan untuk Account yang lain.

10. Jika Anda ingin membuat Account untuk perusahaan berdasarkan proyek-proyek tertentu, maka Anda dapat memilih satu akun untuk keseluruhan cabang perusahaan berdasarkan kategori Policy name tertentu, maka Anda dapat memilih “All existing branches” lalu klik “Add policy”.
    
    

    Sebagai contoh, Anda ingin membuat satu akun untuk sebuah proyek business trip pada seluruh cabang perusahaan. Maka pada saat menambahkan Policy, Anda dapat secara langsung memilih kebijakan dengan klik tab “Trips” lalu pilih nama proyek yang sebelumnya telah dibuat pada saat membuat Policy business trip.
    
    -  Kemudian Branch akan otomatis terdata berdasarkan Policy name yang telah ditentukan.
    

11. Setelah keseluruhan data terisi, maka Anda dapat klik “Save” untuk menyimpan akun. Anda juga dapat klik “Save as draft” apabila ingin menunda penyimpanan akun untuk sementara. Selain itu, Anda dapat klik “+Add branch” apabila Anda ingin menambahkan cabang untuk satu akun.
    

    Akun yang disimpan sebagai Draft akan muncul di halaman utama Account. Anda dapat melakukan edit akun dengan klik “Edit account” dan menghapus akun dengan klik “Delete account”.
    

12. Lalu Akun yang berhasil tersimpan akan muncul pada halaman berikut dengan status “In process”.
    
13. Kemudian status akun akan berubah menjadi Active.
    
    

    - Anda juga dapat menonaktifkan Account yang telah dibuat dengan klik “Action” lalu pilih “Deactivate account”.
    - Kemudian klik “Deactivate”.- Ketika akun mengalami deaktivasi, maka kombinasi branch (cabang) dan policy (kebijakan) yang sebelumnya terikat dengan akun tersebut tidak dapat digunakan untuk transaksi baru dan akan menggunakan Main account sebagai penggantinya. Apabila kombinasi dari Branch dan Policy ingin digunakan ke Account lain, maka Anda harus menghapus secara manual kombinasi tersebut dari Inactive account terlebih dahulu.
    - Kemudian akan muncul notifikasi berikut yang menyatakan bahwa akun telah berhasil mengalami deaktivasi.
    
    

14. Selanjutnya Anda dapat melihat Account yang telah dibuat tersebut dengan klik nama akun tersebut, lalu akan terlihat tampilan seperti berikut. Pada halaman ini, Anda akan melihat rincian Account serta Assigned branch & policy.
    
    

    Setiap transaksi dengan kategori ‘Policy khusus jatim’ yang dibuat oleh karyawan Branch Kediri, akan menggunakan Account Wallet Jawa Timur.

B. Mengelola Account untuk Transaksi Cards

Untuk dapat mengelola Account pada transaksi Cards admin, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut.

1. Masuk ke menu Card.
2. Kemudian klik “Add card”.
   
3. Kemudian lengkapi data-data berikut. Pada bagian Account, Anda sebagai Card admin hanya akan melihat Account yang diassign untuk Anda.
   
   

   - Pelajari selengkapnya cara menambahkan Card baru di sini.
   - Apabila Anda merupakan peran Super admin, maka Anda dapat melihat semua Account lain yang terhubung dengan Anda.
   - Apabila Anda merupakan peran Card admin yang ditentukan melalui menu User, maka Anda dapat melihat semua Account.
   - Apabila Anda merupakan peran Card admin yang ditentukan melalui menu Account, maka Anda hanya dapat melihat Account yang diassign kepada Anda.

4. Maka selanjutnya Card dengan Account yang telah diassign akan muncul di halaman berikut.
5. Untuk dapat melakukan Top up, Anda dapat klik “View detail”.
   
6. Lalu pilih Top-up card balance.
   
7. Di sini Anda akan melihat Balance dari Account yang telah terhubung dan diassign kepada Anda sebagai role Card admin. Kemudian isikan jumlah saldo yang akan ditop-up.
   
   

   Apabila Card mengalami deaktivasi, maka sisa saldo yang terdapat pada Card tersebut akan dikembalikan pada Account terkait.

C. Mengelola Account untuk Transaksi Bills Website dan Mobile

Untuk dapat mengelola Account pada transaksi Bills, Anda dapat memulai dengan mengikuti langkah-langkah berikut.

Peran Bill payment maker (ditentukan melalui menu Workflow) dapat menentukan Account untuk setiap transaksi Bills.

1. Masuk ke menu Bills, kemudian pada tab Bills, klik “Manage bills”.
2. Lalu pada halaman berikut, klik “Actions” salah satu transaksi Bills yang belum terhubung dengan Account dan berstatus Awaiting payment.
   
3. Selanjutnya klik “Create payment”.
   
4. Kemudian akan muncul kolom pengisian Create payment request. Pada bagian Account, tentukan akun yang ingin Anda hubungkan pada transaksi Bills terkait.
   
   

   Pelajari selengkapnya cara mengelola Bills pada Mekari Expense di sini.

5. Kemudian Account akan langsung terhubung dengan transaksi Bills.
   

   - Satu transaksi Bills hanya dapat terhubung dengan satu Account.
   - Apabila Anda melakukan Partial payment (pembayaran sebagian), maka pembayaran kedua akan tetap menggunakan Account yang telah digunakan untuk pembayaran pertama. 

6. Untuk transaksi Bills versi Mobile, Anda juga dapat mengelola Account pada saat membuat payment request. Di sini, Anda dapat menentukan Account yang ingin Anda hubungkan dengan transaksi Bills mobile terkait.
   
   

   - Satu transaksi Bills mobile hanya dapat terhubung dengan satu Account.
   - Apabila Anda melakukan Partial payment (pembayaran sebagian), maka pembayaran kedua akan tetap menggunakan Account yang telah digunakan untuk pembayaran pertama. 

D. Melihat Transaction List

Untuk dapat melihat transaksi yang telah diproses menggunakan Account yang sudah dibuat dapat melalui langkah-langkah berikut.

1. Pilih salah satu Account yang telah dibuat. Kemudian klik “Action”. Lalu pilih "View transactions list".
   
2. Selanjutnya Anda akan diarahkan ke menu Transactions. Dalam hal ini Anda dapat memantau keseluruhan proses transaksi di halaman tersebut.
   
3. Pada halaman ini, akan terlihat kolom Account yang sebelumnya telah dibuat pada menu Accounts.
   
4. Kemudian apabila Anda memilih salah satu transaksi, Anda dapat melihat secara lebih rincian informasi pada transaksi.
   
   

   - Apabila Claim category diubah ke Claim category yang diassign ke akun lain, maka secara otomatis Account juga ikut berubah.
   - Apabila terdapat transaksi yang masih berjalan namun Account yang terkait mengalami deaktivasi, maka setiap refund (pengembalian dana) ataupun pencairan saldo lainnya akan tetap menggunakan Account yang telah deaktivasi tersebut.

5. Selain itu, kolom Account juga dapat dipantau melalui halaman Trips.
   

E. Cara Melihat Balance Ledger

Untuk dapat melihat halaman Balance Ledger, Anda dapat mengikuti tahapan berikut.

1. Pilih salah satu Account yang telah dibuat. Kemudian klik “Action”. Kemudian pilih "View balance ledger".
   
2. Lalu Anda akan diarahkan ke halaman Balance. Dalam hal ini Anda dapat memantau Balance, Pending balance, Money in, Money out dari salah satu akun Account.
   

F. Top up Balance pada Account

Untuk dapat melakukan Top up pada Account, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut.

1. Pilih salah satu Account yang telah dibuat.
   
2. Lalu klik “Top up balance”.
   
3. Kemudian, sebagai Super Admin, Anda dapat memilih Account name yang ingin di Top up.
   
   

   Peran Account holder hanya dapat melakukan Top up ke akun yang telah diassign oleh Super Admin dan Admin. 

4. Pilih bank yang dituju dan klik ikon “copy” untuk menyalin Virtual Account Number.
   

G. Deaktivasi Account

Anda dapat melakukan deaktivasi Account dengan mengikuti langkah-langkah berikut.

1. Pada salah satu Account yang ingin dideaktivasi, klik “Actions”.
   
2. Lalu pilih “Deactivate Account”.
   
3. Kemudian akan muncul pop up notifikasi berikut yang berisikan informasi Account yang masih terhubung dengan Card yang masih aktif. Apabila Card tersebut nantinya mengalami deaktivasi, maka sisa saldo yang terdapat pada Card tersebut akan tetap kembali pada Account yang sebelumnya terhubung dengan Card tersebut dan sudah mengalami deaktivasi. Apabila Anda sudah yakin untuk melakukan deaktivasi, klik “Deactivate”.
   
   

   Jika sudah terdeaktivasi, maka Policies dan Branches yang terkait dengan Account tersebut tidak dapat melakukan transaksi baru. Dalam hal ini, Policies dan Branches terkait akan terhubung pada Main account.

Demikian cara mengelola Multi Account. Selanjutnya pelajari juga cara mengelola menu Transaction di sini.