Sebagai Finance Admin/Super Admin, Anda dapat melakukan beberapa aktivitas pada Bills Anda selama transaksi Bills masih dalam status Awaiting review. Berikut detailnya:
A. Approval Bills, Request Revision, & Reject Bills
- Sebagai Finance Admin/Super Admin Anda dapat melakukan Approval pada setiap Bills yang telah dibuat yaitu dengan klik “Action” pada halaman Bills dengan bill status Awaiting review. Kemudian pilih “Approve bill”.
- Apabila Anda ingin mengajukan revisi bill, Anda dapat klik “Action” pada salah satu data bill dengan status Awaiting review lalu pilih Request revision. Maka akan muncul pop up seperti berikut. Isikan alasannya dan klik “Request revision”.
- Anda juga dapat menolak data Bills dengan klik “Action” pada halaman Bills lalu pilih Reject bill. Maka akan muncul pop up seperti berikut. Isikan alasannya dan klik “Reject”.
B. Payment Request
Setelah melakukan Approval bills, maka status transaksi akan berubah menjadi Awaiting payment. Dalam hal ini sebagai Finance Admin/Super Admin, Anda dapat membuat pengajuan pembayaran dengan melakukan langkah-langkah berikut:
- Klik “Action” pada salah satu data dengan status Awaiting payment lalu pilih Create payment request.
- Kemudian Anda akan diarahkan pada tampilan berikut. Isikan data berupa Payment schedule dan Bank tujuan. Kemudian jika keseluruhan data telah terisi klik “Create payment”.
1. Apabila Anda menggunakan mata uang asing, maka terdapat beberapa kolom lain yang harus Anda isi. Kolom-kolom tersebut terdiri dari Reason for transaction, Country, Phone number, Vendor address, City, Status/Province, Postal code, Account type, Bank name, Account number, dan Account holder. Kolom-kolom tersebut akan menyesuaikan jenis mata uang serta negara yang dipilih.
2. Minimal Bill amount untuk mata uang rupiah adalah Rp 10.000, sementara untuk mata uang asing adalah 1.
3. Pada Payment schedule, Anda dapat menentukan jadwal pembayaran Bills. Pilihan pada kolom ini terdiri dari:
- Apabila Anda memilih Upon approval, maka pembayaran akan langsung dicairkan ketika sudah disetujui dan dibayarkan oleh Payment releaser.
- Apabila Anda memilih On due date, maka pembayaran akan dijadwalkan saat jatuh tempo.
- Apabila Anda memilih Custom date, maka pembayaran akan dijadwalkan sesuai dengan tanggal yang telah dipilih.
4. Apabila Anda telah mengisikan nama akun bank pada saat menentukan Vendor, maka secara otomatis toggle Existing bank account akan aktif pada saat Anda membuat Payment request.
- Namun apabila Anda ingin menggunakan akun bank baru, maka Anda dapat pilih New bank account. Kemudian pilih nama Bank dan isikan nomor rekening Anda.
- Dengan memilih New bank account tersebut, maka akun bank baru tersebut hanya dapat dipakai untuk 1 kali transaksi saja. Untuk itu Anda perlu menyimpan nama akun bank baru pada halaman Vendors. - Apabila Anda telah menyelesaikan pembuatan pengajuan payment, maka status transaksi akan berubah menjadi Awaiting Approval. Kemudian Anda dapat melihat kembali detail Payment request dengan klik “Action” lalu pilih View payment request.
Dikarenakan approver step ini bersifat opsional yang apabila pada saat pembuatan Workflow Bills Anda tidak menambahkan approver, maka status akan langsung berubah menjadi "Awaiting authorization".
- Berikut detail Payment request yang akan ditampilkan.
Apabila Anda memilih mata uang asing, maka halaman yang akan muncul adalah seperti berikut.
C. Approval Payment Request & Reject Payment Request
Setelah melakukan Payment request, maka langkah selanjutnya adalah melakukan Approval terhadap Payment request tersebut. Berikut langkah-langkahnya:
- Pada halaman Bills, pilih data dengan status Awaiting approval lalu klik “Action” dan pilih Approve payment request.
- Kemudian status akan berubah menjadi “Paid”.
- Selain menyetujui, Anda juga dapat menolak pengajuan Payment request dengan klik “Action” pada data dengan status Awaiting approval lalu pilih Reject payment request.
- Maka akan muncul pop up seperti berikut. Isikan alasannya dan klik “Reject”.
Status akan berubah kembali menjadi Awaiting payment. Dalam hal ini, Anda perlu membuat pengajuan pembayaran kembali.
D. Payment Authorization
Apabila Anda telah melakukan Approval pada Payment request, maka status transaksi akan berubah menjadi Awaiting authorization. Kemudian Anda dapat melakukan otorisasi dan pembayaran pada tahap ini. Berikut langkah-langkahnya.
- Pada halaman Bills, pilih salah satu data dengan status Awaiting authorization lalu klik “Action” dan pilih “View details”.
- Kemudian Anda akan diarahkan pada halaman berikut. Klik “Action” lalu pilih Authorize & pay.
- Selanjutnya status transaksi akan berubah menjadi Processing.
- Apabila Payment Anda telah lewat dari tanggal yang dijadwalkan, maka akan muncul notifikasi seperti berikut yang menyatakan bahwa Payment akan diproses secara Upon approval. Klik “Continue” untuk melanjutkan.
- Apabila jadwal pembayaran telah diatur berdasarkan on due date dan belum jatuh tempo, maka setelah Anda melakukan otorisasi dan pembayaran, statusnya akan berubah menjadi Awaiting disbursement. - Selanjutnya apabila telah diapprove, maka transaksi akan dinyatakan berhasil ketika muncul notifikasi Payment disbursed dan status berubah menjadi Paid.
- Apabila Anda ingin melihat detail transaksi yang sudah berhasil tersebut, klik Action.
- Lalu pilih View payment receipt.
- Kemudian Anda akan diarahkan pada halaman berikut. Anda dapat mengunduh hasil transaksi Bills dengan klik “Action” lalu pilih Download payment receipt.
- Maka hasil unduhan akan terlihat seperti berikut.
- Saat ini, Anda dapat melakukan Disbursement secara langsung tanpa perlu menunggu proses Disbursement dari sistem Mekari Expense. Dalam hal ini, perusahaan Anda dapat secara langsung mencairkan dana pada transaksi bills terkait.
- Sebagai catatan, harap hubungi tim support kami terlebih dahulu apabila perusahaan Anda ingin melakukan proses Disbursement secara mandiri. Jika pengajuan proses Disbursement telah disetujui, maka selanjutnya tampilan yang akan muncul pada saat Anda hendak mencairkan dana adalah seperti berikut. Klik “Mark as paid” untuk melanjutkan.
- Kemudian akan muncul tampilan berikut. Unggah bukti pembayaran dan isikan Payment notes.
- Selanjutnya klik “Submit”.
- Maka Bills akan berhasil dibayarkan dan status transaksi akan berubah menjadi ‘Paid’.
E. Void Payment Authorization
Anda dapat membatalkan Payment authorization ketika status transaksi masih dalam kondisi Awaiting disbursement. Berikut langkah-langkahnya:
- Pada halaman detail transaksi dengan status tersebut, klik “Action” lalu pilih Void payment authorization.
- Maka akan muncul pop up seperti berikut. Isikan alasannya dan klik “Void payment authorization”.
- Kemudian setelah muncul notifikasi berikut, status transaksi akan berubah menjadi Voided yang berarti transaksi Anda telah dibatalkan dan status akan berubah kembali menjadi Awaiting payment.
Payment maker harus mengulang kembali pembuatan payment pada Bills.