Bagaimana Cara Finance Admin/Super Admin Mengelola Bills pada Mekari Expense

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Sebagai Finance Admin/Super Admin, Anda dapat melakukan beberapa aktivitas pada Bills Anda selama transaksi Bills masih dalam status Awaiting review. Berikut detailnya:

A. Approval Bills, Request Revision, & Reject Bills

  1. Sebagai Finance Admin/Super Admin Anda dapat melakukan Approval pada setiap Bills yang telah dibuat yaitu dengan klik “Action” pada halaman Bills dengan bill status Awaiting review. Kemudian pilih “Approve bill”.
    29.png

    1. Anda juga dapat mereview transaksi-transaksi yang memerlukan Approval dengan klik “View”.
    31.png
    2. Lalu pilih Action dan klik “Approve bill”.
    30.png
    3. Maka status transaksi akan berubah menjadi Awaiting payment.


  2. Apabila Anda ingin mengajukan revisi bill, Anda dapat klik “Action”  pada salah satu data bill dengan status Awaiting review lalu pilih Request revision. Maka akan muncul pop up seperti berikut. Isikan alasannya dan klik “Request revision”
    Req Rev Approval.png
  3. Anda juga dapat menolak data Bills dengan klik “Action” pada halaman Bills lalu pilih Reject bill. Maka akan muncul pop up seperti berikut. Isikan alasannya dan klik “Reject”.

B. Payment Request

Setelah melakukan Approval bills, maka status transaksi akan berubah menjadi Awaiting payment. Dalam hal ini sebagai Finance Admin/Super Admin, Anda dapat membuat pengajuan pembayaran dengan melakukan langkah-langkah berikut:

  1. Klik “Action” pada salah satu data dengan status Awaiting payment lalu pilih Create payment request.
    32.png
  2. Kemudian Anda akan diarahkan pada tampilan berikut. Isikan data berupa Payment schedule dan Bank tujuan. Kemudian jika keseluruhan data telah terisi klik “Create payment”.
    33.png

    1. Minimal Bill amount adalah Rp 10.000.
    2. Pada Payment schedule, Anda dapat menentukan jadwal pembayaran Bills. Pilihan pada kolom ini terdiri dari:
    34.png
    - Apabila Anda memilih Upon approval, maka pembayaran akan langsung dicairkan ketika sudah disetujui dan dibayarkan oleh Payment releaser.
    - Apabila Anda memilih On due date, maka pembayaran akan dijadwalkan saat jatuh tempo.
    - Apabila Anda memilih Custom date, maka pembayaran akan dijadwalkan sesuai dengan tanggal yang telah dipilih.
    37.png
    3. Apabila Anda telah mengisikan nama akun bank pada saat menentukan Vendor, maka secara otomatis toggle Existing bank account akan aktif pada saat Anda membuat Payment request.
    35.png
    - Namun apabila Anda ingin menggunakan akun bank baru, maka Anda dapat pilih New bank account. Kemudian pilih nama Bank dan isikan nomor rekening Anda.
    36.png
    - Dengan memilih New bank account tersebut, maka akun bank baru tersebut hanya dapat dipakai untuk 1 kali transaksi saja. Untuk itu Anda perlu menyimpan nama akun bank baru pada halaman Vendors.

  3. Apabila Anda telah menyelesaikan pembuatan pengajuan payment, maka status transaksi akan berubah menjadi Awaiting Approval. Kemudian Anda dapat melihat kembali detail Payment request dengan klik “Action” lalu pilih View payment request.
    38.png

    Dikarenakan approver step ini bersifat opsional, maka apabila tidak terdapat approver, status akan langsung berubah menjadi "Awaiting authorization".

  4. Berikut detail Payment request yang akan ditampilkan.
    39.png

C. Approval Payment Request & Reject Payment Request

Setelah melakukan Payment request, maka langkah selanjutnya adalah melakukan Approval terhadap Payment request tersebut. Berikut langkah-langkahnya:

  1. Pada halaman Bills, pilih data dengan status Awaiting approval lalu klik “Action” dan pilih Approve payment request.
    40.png
  2. Maka status transaksi Anda akan berubah menjadi Awaiting approval.
  3. Selain menyetujui, Anda juga dapat menolak pengajuan Payment request dengan klik “Action” pada data dengan status Awaiting approval lalu pilih Reject payment request
    43.png
  4. Maka akan muncul pop up seperti berikut. Isikan alasannya dan klik “Reject”.
    44.png

    Status akan berubah kembali menjadi Awaiting payment. Dalam hal ini, Anda perlu membuat pengajuan pembayaran kembali.

D. Payment Authorization

Apabila Anda telah melakukan Approval pada Payment request, maka status transaksi akan berubah menjadi Awaiting authorization. Kemudian Anda dapat melakukan otorisasi dan pembayaran pada tahap ini. Berikut langkah-langkahnya.

  1. Pada halaman Bills, pilih salah satu data dengan status Awaiting authorization lalu klik “Action” dan pilih “View details”.
  2. Kemudian Anda akan diarahkan pada halaman berikut. Klik “Action” lalu pilih Authorize & pay.
  3. Selanjutnya status transaksi akan berubah menjadi Processing.
    47.png

    - Apabila Payment Anda telah lewat dari tanggal yang dijadwalkan, maka akan muncul notifikasi seperti berikut yang menyatakan bahwa Payment akan diproses secara Upon approval. Klik “Continue” untuk melanjutkan.
    53.png
    - Apabila jadwal pembayaran telah diatur berdasarkan on due date dan belum jatuh tempo, maka setelah Anda melakukan otorisasi dan pembayaran, statusnya akan berubah menjadi Awaiting disbursement.
    54.png

  4. Selanjutnya apabila telah diapprove, maka transaksi akan dinyatakan berhasil ketika muncul notifikasi Payment disbursed dan status berubah menjadi Paid.
    48.png
  5. Apabila Anda ingin melihat detail transaksi yang sudah berhasil tersebut, klik Action.
    50.1.png
  6. Lalu pilih View payment receipt.
  7. Kemudian Anda akan diarahkan pada halaman berikut. Anda dapat mengunduh hasil transaksi Bills dengan klik “Action” lalu pilih Download payment receipt.
    51.png
  8. Maka hasil unduhan akan terlihat seperti berikut.

E. Void Payment Authorization

Anda dapat membatalkan Payment authorization ketika status transaksi masih dalam kondisi Awaiting disbursement. Berikut langkah-langkahnya:

  1. Pada halaman detail transaksi dengan status tersebut, klik “Action” lalu pilih Void payment authorization.
    55.png
  2. Maka akan muncul pop up seperti berikut. Isikan alasannya dan klik “Void payment authorization”.
    56.png
  3. Kemudian status transaksi akan berubah menjadi Voided yang berarti transaksi Anda telah dibatalkan dan status akan berubah kembali menjadi Awaiting payment.
    57.png

    Payment maker harus mengulang kembali pembuatan payment pada Bills.