Pada Expense Management, terdapat 2 jenis policy yaitu default policy dan custom policy. Pada Custom policy, Anda dapat mengatur kebijakan yang lebih detail dibandingkan default policy, dimana Anda dapat mengatur kebijakan khusus untuk karyawan-karyawan tertentu. 

Berikut langkah-langkahnya:

A. Default Policy

1. Masuk ke Menu Policy.
2. Klik “Create category”.
   
3. Isikan informasi nama kebijakan, status, tipe transaksi, serta deskripsi dari kebijakan yang dibuat.
   
   

   - Pilih status Active apabila kebijakan kategori yang dibuat akan langsung aktif atau pilih status Inactive, apabila kebijakan dari kategori yang dibuat tidak langsung aktif.
   - Pilih tipe transaksi yang Anda inginkan untuk kebijakan yang Anda buat. Transaksi ini terdiri dari Reimbursement, Cash advance, Bills, dan Cards.
   - Anda dapat memilih lebih dari satu tipe transaksi untuk satu policy.
   - Detail pada kategori ini tidak akan mempengaruhi transaksi Bill dan Card.
   - Anda dapat menghubungi kami untuk mengaktifkan pilihan tipe transaksi yang belum aktif pada akun Anda.
   
   - Untuk pilihan tipe transaksi Reimbursement dan Cash advance akan ditampilkan Policy limitation (Limit kebijakan) dan Member category (Kategori member).

4. Kemudian, klik “Manage category” dan atur Subcategory sesuai dengan keinginan Anda. Fitur Subcategory akan memudahkan Anda dalam menambahkan cabang kategori Claims, sehingga Anda memiliki banyak pilihan kategori.
   
5. Lalu Anda akan diarahkan ke tampilan berikut. Isikan Subcategory name serta nama subcategory yang Anda inginkan. Klik tombol enter apabila Anda ingin menambahkan Subcategory lebih dari satu. Jika sudah, klik “Save changes”.
   
   

   - Anda dapat menambahkan hingga 20 Subcategory.
   - Menambah atau menghapus list pada Subcategory akan mempengaruhi keseluruhan transaksi, termasuk transaksi yang sedang berjalan.

6. Kemudian, Subcategory yang telah ditambahkan akan muncul pada halaman Create Policy.
   
7. Tentukan limit kategori reimbursement/cash advance yang dapat diajukan secara No limit atau With limit.
   
8. Apabila Anda mengajukan kebijakan With limit atau dengan batasan, maka Anda dapat mengaturnya sesuai kategori yang tersedia dengan klik “+Add rule”.
   
9. Lalu, tentukan periode jumlah nominal maksimum dan limit frekuensi yang akan muncul.
   

   - Limit frekuensi per bulan harus lebih besar dari limit frekuensi per minggu.
   
   - Limit frekuensi per tahun harus lebih besar dari limit frekuensi per minggu dan per bulan.
   

10. Selanjutnya Anda juga dapat menambahkan Additional rule terkait batasan untuk setiap transaksi yang dilakukan secara opsional. Apabila kategori yang dibuat tidak memiliki limit, maka centang checkbox berikut.
    
11. Pilih Specific members berdasarkan organisasi dan cabang yang dapat mengakses kebijakan reimbursement/cash advance ini. Klik “Add member” untuk menambahkan organisasi dan cabang.
    
12. Anda juga dapat memilih Specific members untuk kebijakan terhadap karyawan yang ada di organisasi dan cabang tertentu.
    
    

    Pilih All members, apabila kebijakan ini berlaku untuk semua karyawan.
    

13. Lalu klik “+Add employee” untuk menambahkan nama karyawan tersebut.
    
14. Di sini Anda dapat mencari nama karyawan pada kolom pencarian atau memfilter nama karyawan berdasarkan organisasi, cabang, job level, dan job grade. Jika sudah selesai klik “Add”.
    
15. Kemudian, klik “Save” untuk menyimpan.
    
    

B. Custom Categories

1. Masuk ke Menu Policy.
2. Pilih tab Custom policy.
   
   
3. Klik “Create custom policy”.
   
   
4. Isikan informasi nama kategori, status, serta deskripsi dari kebijakan yang dibuat.
   
   

   Pilih status Active apabila kebijakan kategori yang dibuat akan langsung aktif atau pilih status Inactive, apabila kebijakan dari kategori yang dibuat tidak langsung aktif.

5. Tentukan limit kebijakan reimbursement/cash advance yang dapat diajukan. Pilih No Limit apabila pengajuan dapat diajukan tanpa batas nominal atau pilih With Limit dan masukkan batasan nominal yang dapat diajukan.
   

   - Kolom Category pada custom policy hanya berlaku untuk tipe transaksi Reimbursement dan Cash advance.
   - Apabila Anda memilih With limit Anda dapat memilih kategori Profile yang akan mengakses limit frekuensi pada transaksi.
   
   - Selain itu, Anda juga dapat memilih periode frekuensi yang akan muncul.
   
   - Limit frekuensi per bulan harus lebih besar dari limit frekuensi per minggu. Sementara limit frekuensi per tahun harus lebih besar dari limit frekuensi per minggu dan per bulan.
   
   - Pilih No Limit apabila pengajuan per kategori frekuensi dapat diajukan tanpa batas nominal. 
   

6. Selanjutnya Anda juga dapat menambahkan batasan untuk setiap transaksi yang dilakukan dengan mencentang checkbox dan mengisikan jumlah limit per transaksi.
   
   
7. Pilih karyawan yang dapat mengakses kebijakan reimbursement/cash advance ini. Klik “Add member” untuk menambahkan karyawan.
   
   
8. Di sini Anda dapat mencari nama karyawan pada kolom pencarian atau memfilter nama karyawan berdasarkan organisasi, cabang, job level, dan job grade. Jika sudah selesai klik “Add”.
   
9. Kemudian, klik “Save” untuk menyimpan.
   
   

   Apabila terdapat kebijakan yang sama antara custom policy satu dan lainnya maka custom policy yang baru tidak bisa di simpan.