Sebelum melakukan Business Trip, Anda sebagai Super Admin/Admin, perlu membuat kebijakan (policy) terlebih dahulu untuk mengatur limit transaksi per kategori reimbursement/cash advance yang dibuat untuk keberlangsungan perjalanan bisnis. 

Tahap pembuatan kebijakan ini diawali dengan membuat Groups yang bertujuan untuk mengkategorikan destinasi dalam satu grup/zona dari perjalanan bisnis Anda. Kemudian dilanjutkan dengan membuat Trip categories yang bertujuan untuk mengkategorikan frekuensi limit pada tipe transportasi, akomodasi, dan uang saku yang diperlukan untuk perjalanan bisnis Anda. Lalu diakhiri dengan membuat kebijakan (policy) secara menyeluruh.

Berikut tahap-tahapnya.

A. Cara Membuat Groups untuk Policy

1. Masuk ke menu Policy.
2. Klik “Manage policy” pada bagian Business trip.
   
3. Kemudian pilih tab Groups terlebih dahulu, dan klik “Create group”.
   
   

   Pembuatan Groups sebelum membuat Policy adalah opsional apabila Anda membutuhkan beberapa grup/zona untuk setiap trip Domestik maupun Internasional dalam sebuah kebijakan Business trip.

4. Lalu isikan Group name, Description, Trip type, dan Destination. Pastikan keseluruhan data telah terisi, lalu klik “Save”.
   
   

   - Jumlah maksimum destinasi yang dapat diisi adalah sebanyak 30 destinasi.
   - Setiap grup/zona wajib memiliki 1 nama yang berbeda.
   - Dalam 1 grup/zona tidak boleh ada destinasi yang sama.

5. Kemudian grup yang sudah dibuat akan ditampilkan seperti berikut.
   
   

   1. Klik “Actions” untuk melihat detail, mengedit, dan melakukan deaktivasi grup.
   
   2. Untuk deaktivasi grup, klik “Actions” lalu pilih Deactivate zone.
   
   - Kemudian akan muncul tampilan berikut yang menyatakan beberapa informasi seperti berikut:
   
   a. Melakukan deaktivasi pada grup tidak akan berdampak pada pengajuan yang sedang aktif pada grup ini.
   b. Policy yang terhubung dengan zona yang akan dihapus ini akan berdampak apabila:
   - Policy terdiri dari beberapa zona. Dalam hal ini, zona tertentu akan dihapus dari Policy.
   - Policy hanya terdiri dari 1 zona. Dalam hal ini, Policy akan mengalami deaktivasi dan akan kembali secara default pada kebijakan International/Domestic tanpa nama grup/zona yang spesifik.
   c. Zona yang telah diarsip tidak dapat diaplikasikan kembali pada Policy. 

B. Cara Membuat Trip Categories untuk Policy

1. Setelah mengatur Grup, langkah selanjutnya adalah membuat kategori perjalanan yang akan dilakukan. Pilih tab Trip categories pada tampilan berikut.
   
2. Kemudian klik “Create category”.
   
3. Lalu, Anda akan diarahkan pada halaman berikut. Anda dapat menentukan Category name, Category type, dan Frequency limit. Pada kolom Category name, Anda dapat mengisi nama kategori yang sesuai berdasarkan Category type yang dipilih, yaitu Transportation, Accommodation, atau Per diem. Anda juga dapat memilih limit frekuensi per transaksi atau per hari berdasarkan jumlah maksimum yang dapat diajukan setiap melakukan transaksi. Setelah itu klik “Save”.
   
   
4. Selanjutnya, Anda juga dapat memilih kategori yang sudah ada pada halaman kategori dengan status Active. Status ini akan muncul pada saat Anda membuat dan mengedit policy. Selain itu jika Anda ingin menonaktifkan kategori, klik “Actions”, lalu pilih tab Deactivate category. Status ini tidak akan muncul pada halaman policy.
   
   

   Menonaktifkan kategori tidak akan berpengaruh pada user dengan request aktif yang sedang menggunakan kategori ini.
   

C. Cara Membuat Policy

1. Setelah membuat Business trip category, pilih tab Policies untuk melanjutkan proses. Kemudian klik “Create policy”.
   
2. Lalu, Anda akan diarahkan pada halaman berikut. Anda dapat menentukan Policy name, Description, dan Trip type. Tentukan nama kebijakan yang Anda buat serta deskripsi dari kebijakan tersebut. Kemudian, pilih tipe perjalanan bisnis yang terdiri dari Domestic maupun International.
   
   
3. Lalu secara opsional Anda dapat menentukan grup/zona sesuai dengan Trip type yang telah ditentukan. Klik “Select zone” untuk memilih zona atau pilih View destination list untuk melihat daftar destinasi yang sebelumnya sudah dibuat pada tab Groups.
   
   

   - Anda dapat memilih lebih dari satu grup/zona yang tersedia untuk 1 Policy.
   
   - Apabila Anda tidak menentukan Group, maka akan terbentuk default policy, baik untuk kebijakan Domestic maupun International khusus untuk Grade yang akan diassign.
   - Default policy akan digunakan apabila destinasi yang diatur pada pengajuan Business trip tidak ditemukan pada grup manapun.

4. Kemudian, pilih limit kategori yang terdiri dari transportasi, penginapan, serta tunjangan harian berdasarkan kebutuhan perjalanan bisnis Anda. Tentukan batas jumlah biaya dan limit frekuensi dari masing-masing kategori. Anda dapat mencentang “Don’t limit the expense amount” jika tidak ingin membatasi jumlah biaya.
   
   
5. Lalu, tentukan karyawan yang terlibat serta job grade dalam kebijakan Business trip.
   
   

   - Anda dapat menambahkan karyawan berdasarkan kategori Job grade, Job level, atau Specific employee.
   - Setiap satu policy yang telah dibuat dapat berlaku untuk beberapa job grade dengan trip type berbeda, yaitu International dan Domestic.
   - Namun policy yang telah dibuat tersebut tidak dapat berlaku untuk trip type yang sama.
   - Setiap satu policy tidak dapat berlaku untuk job grade dengan grup/zona yang sama.

6. Kemudian, Klik “Exclude member” untuk membatasi karyawan tertentu pada job grades atau job level.
   
7. Lalu centang nama karyawan yang akan diexclude dan klik “Exclude employee”.
   
8. Kemudian tampilan akan terlihat seperti berikut.
   
   

   Karyawan tidak dapat diassign ke grup/zona yang sama.
   

9. Setelah itu klik “Save & publish”.
   
   

   Apabila Policy sudah diunggah, maka Anda tidak dapat mengganti Trip type pada Policy tersebut.

10. Selanjutnya, Anda juga dapat memilih policy yang sudah ada pada halaman kategori dengan status Active. Klik “Actions” jika Anda ingin melihat salah satu detail policy, mengedit policy, menonaktifkan policy, atau menghapus policy yang telah dibuat.
    
    

    - Trip type yang sudah dibuat tidak dapat diedit ketika Anda melakukan edit pada policy.
    - Menonaktifkan kategori tidak akan berpengaruh pada user dengan request aktif yang sedang menggunakan policy ini.

Demikian cara membuat policy atau kebijakan sebelum melakukan Business Trip. Langkah selanjutnya yaitu membuat workflow yang dapat Anda pelajari di sini.