Bagaimana Cara Membuat Workflow untuk Pembuatan Bills pada Mekari Expense (Finance Admin/Super Admin)

Mekari Expense saat ini menyediakan fitur Bills yang akan memudahkan Anda untuk melakukan pembayaran kepada vendor dengan lebih efisien. Sebelum melakukan pembuatan Bills tersebut, Anda sebagai Finance Admin/Super Admin/Admin perlu membuat Workflow terlebih dahulu. Simak langkah-langkah berikut ini.

1. Masuk ke menu Workflow.
2. Pada tab Bills, klik “Manage Workflow”.
   
3. Lalu Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Terdapat 2 tahapan pembuatan Workflow pada Bills yang terdiri dari pembuatan Bill request dan Payment request.
   

A. Bill Request Workflow

Tahap pertama, Anda perlu mengatur workflow untuk Bill request. Berikut langkah-langkahnya.

1. Setelah Anda masuk ke halaman Workflow untuk Bills, klik tab “Bill request”, lalu klik “Create workflow”.
   
2. Selanjutnya, Anda akan diarahkan ke halaman Create workflow untuk Bill request. Isikan Workflow details yang terdiri dari kolom nama workflow, deskripsi, tipe Bill, dan default workflow.
   
   

   - Workflow dengan tipe Bill Domestic transaction akan digunakan untuk transaksi domestik.
   - Workflow dengan tipe Bill International transaction akan digunakan untuk transaksi yang menggunakan mata uang asing.
   - Pengisian kolom bersifat wajib.

3. Kemudian, Anda dapat mengaktifkan Default workflow. Apabila Anda mengaktifkan toggle tersebut, maka Anda tidak perlu menentukan Criteria dan fitur tersebut tidak akan muncul. Namun, apabila Anda tidak mengaktifkan Default workflow, maka Anda perlu menentukan Criteria dengan klik “Add criteria” seperti pada tampilan berikut.
   
   

   - Fitur Criteria berfungsi untuk mengelola dan menyesuaikan kategori workflow secara lebih spesifik.
   - Default workflow terdiri dari Domestic dan International.

4. Setelah Anda klik “Add Criteria”, tentukan workflow yang akan Anda buat.
   

- Pengaturan Criteria pada Workflow akan mempengaruhi peran Approval yang nantinya akan menyetujui tahapan pembuatan Bills. Sistem akan mencocokan Bills dan Criteria pada workflow yang telah dibuat berdasarkan beberapa kondisi berikut:
1. Periksa apakah Bill cocok dengan Workflow “Requester & Vendor” 2. Periksa apakah Bill cocok dengan Workflow  “Requester” saja 3. Periksa apakah Bill cocok dengan Workflow “Organization & Vendor” 4. Periksa apakah Bill cocok dengan Workflow  “Organization” saja 5. Periksa apakah Bill cocok dengan Workflow  “Vendor” saja - Apabila tagihan tidak cocok dengan Custom Workflow apapun, maka gunakan workflow internasional default atau workflow domestik default.
- Berikut merupakan contoh kasus ketika mencocokan Criteria dan Workflow.
A. Contoh kasus 1: Bill hanya cocok dengan workflow untuk 1 Organization saja dan 1 Vendor saja
Workflow 1: Jika Organization adalah Produk
Approver 1: Susi
Approver 2: Johnny

Workflow 2: Jika nama Vendor adalah PT ABC
Approver 1: Johnny
Approver 2: Anton Bill yang dibuat atas permintaan Dina dari Tim Produk (Organization) dan dari PT ABC (Vendor).

Berdasarkan sistem peringkat di atas, Approval dari workflow yang diharapkan adalah:
Approver 1: Susi
Approver 2: Johnny
Approver 3: Anton

B. Contoh kasus 2: Bill cocok dengan workflow Organization dan Vendor
Workflow 1: Jika Organization adalah Produk dan Vendor adalah PT Tri Group.
Approver 1: Rani
Approver 2: Fino 
Approver 3: Sinta

Workflow 2: Jika Organization adalah Produk.
Approver 1: Sinta
Approver 2: Budi Bill yang dibuat atas permintaan oleh Dinda (dari Produk) dan dari PT Tri Group.

Berdasarkan sistem peringkat di atas, Approval dari workflow yang diharapkan adalah:
Approver 1: Rani 
Approver 2: Fino 
Approver 3: Sinta

C. Contoh kasus 3: Bill hanya cocok dengan Requester name, Organization saja, dan Vendor saja
1. Workflow 1: Jika Organization bernama tim Product, maka:
Approver 1: Susi
Approver 2: Budi

2. Workflow 2: Jika nama Vendor adalah PT ABC, maka:
Approver 1: Budi
Approver 2: Anton

3. Workflow 3:  Jika Requester name adalah Dina, maka
Approver 1: Rina
Approver 2: Fino

Maka, Bill yang dibuat atas permintaan Dina dari tim Product (Organization) dan dari  PT ABC (Vendor)
Berdasarkan sistem peringkat di atas, Approval dari workflow yang diharapkan adalah:
Approver 1: Rina
Approver 2: Fino
Approver 3: Budi
Approver 4: Anton

6. Sebagai contoh, Anda memilih Organization sebagai Criteria. Setelah memilih, klik “Select organization” untuk menentukan organisasi yang akan termasuk ke dalam Workflow Criteria.
   
   Anda tidak dapat menggabungkan Criteria Organization dan Requester name dalam 1 workflow. 
7. Kemudian, klik “Exclude employee” apabila Anda untuk membatasi karyawan tertentu pada Workflow yang akan dibuat.
   
8. Lalu centang nama karyawan yang tidak diikutsertakan dan klik “Exclude employee”.
   
9. Kemudian akan muncul tampilan berikut yang memperlihatkan bahwa Anda telah melakukan exclude karyawan.
   
10. Selanjutnya tentukan Approval rule untuk setiap pengajuan Bill. Anda dapat memilih untuk mengaktifkan Bill request approval berdasarkan Any bill amount (transaksi Bill tanpa jumlah limit) atau Specific bill amount (transaksi Bill dengan jumlah limit) .
    
    

    Apabila Bill tidak memerlukan Approver, Anda dapat klik “Doesn’t require approval”.
    

11. Apabila Anda memilih Any bill amount, maka Approval dari workflow yang dibuat tidak didasarkan pada jumlah tersebut yang telah ditentukan.
    
12. Kemudian Anda dapat secara langsung menentukan Approval line.
    
    

    - Anda juga dapat menambah Approver lebih dari satu dengan klik “Add more approver”.
    
    - Selain itu, Anda juga dapat menambahkan tahapan tambahan untuk Approval dengan klik “Add approval step”.
    

13. Apabila Anda memilih Specific bill amount, maka centang toggle berikut dan tentukan Rule untuk menentukan jumlah limit Bill.
    

    - Jika Anda memilih Bill Type versi Domestik dan Anda memilih Specific bill amount, maka Amount (jumlah) yang akan dihasilkan adalah dalam bentuk IDR.
    - Jika Anda memilih Bill Type versi Internasional dan Anda memilih Specific bill amount, maka tidak akan terjadi perbedaan Amount (jumlah)  antara mata uang satu dan lainnya. Sebagai contoh, tidak ada perbedaan antara jumlah USD 10 dan jumlah JPY 10. Dalam hal ini, Amount yang akan terbaca oleh sistem adalah 10.
    - Dalam hal ini, apabila Anda memilih Specific bill amount, maka Approval dari workflow yang telah dibuat akan didasarkan pada jumlah total Bill yang sebelumnya telah dikirimkan oleh Anda dan akan memunculkan Rules dengan kategori berikut:
    A. Rule dengan jumlah pengajuan Bill Less than or Equal to
    Apabila jumlah pengajuan Bill yang akan disetujui adalah kurang dari atau sama dengan jumlah limit yang ditentukan, maka Anda dapat menentukan apakah pengajuan tersebut memerlukan atau tidak memerlukan approval dari segi Approval line.
    
    - Berdasarkan hal tersebut, apabila jumlah pengajuan Bill telah memenuhi kriteria, maka Anda dapat memilih Need approval atau No need approval.
    - Apabila Anda memilih Need approval, maka jumlah maksimal Approval layer yang dapat ditambahkan adalah 10 layer.
    B. Rule dengan jumlah pengajuan Bill Any Amount Between
    Apabila jumlah pengajuan Bill yang akan disetujui adalah Between (di antara), maka Anda dapat menentukan apakah pengajuan tersebut memerlukan atau tidak memerlukan approval dari segi Approval line maupun Employee ID.
    
    - Jumlah maksimal Approval layer yang dapat ditambahkan adalah 10 layer.
    - Apabila Anda memilih Between, maka Anda tidak dapat menentukan awal mula jumlah limit karena secara default nominalnya telah ditentukan oleh approver layer sebelumnya. Namun, Anda dapat menentukan rentang batas nominalnya pada kolom berikut.
    C. Rule dengan jumlah pengajuan Bill greater than
    Apabila jumlah pengajuan Bill yang akan disetujui adalah Greater than (lebih dari) jumlah limit yang ditentukan pada saat pembuatan Policy, maka Anda dapat menentukan apakah pengajuan tersebut memerlukan atau tidak memerlukan approval dari segi Approval line maupun Employee ID.
    - Anda juga dapat menambahkan Rule dengan klik “Add approval step”.
    - Kolom Any amount greater than ditentukan dari jumlah pengajuan payment pada kolom Any Amount Between.

14. Pastikan keseluruhan data telah benar kemudian klik “Save & publish”.
    
15. Kemudian workflow untuk Bill request yang telah dibuat tersimpan pada halaman utama Bills Workflow.
    
    

B. Payment Request Workflow

Setelah berhasil membuat workflow untuk Bill request, maka langkah selanjutnya adalah membuat Payment request. Berikut adalah langkah-langkahnya.

1. Pada halaman Bills Workflow, klik tab “Payment request”, lalu klik “Create workflow”.
   
2. Kemudian pada halaman Create workflow, isikan terlebih dahulu Workflow details yang terdiri dari nama workflow, deskripsi workflow, dan tipe Bill. Untuk tipe Bill, Anda dapat memilih tipe transaksi Bill yang terdiri dari Domestic transaction dan International transaction.
   

   - Apabila Anda memilih International transaction, maka akan muncul pilihan mata uang seperti berikut. 
   
   - 1 currency (mata uang) hanya diperuntukkan untuk 1 workflow.

3. Selanjutnya tentukan kriteria Payment creation untuk setiap pembuatan transaksi Bill. Anda dapat memilih untuk mengaktifkan Payment creation berdasarkan Any bill amount (transaksi Bill tanpa jumlah limit) atau Specific bill amount (transaksi Bill dengan jumlah limit).
   
4. Apabila Anda memilih Any bill amount, maka Anda dapat secara langsung menentukan Approval step untuk setiap pengajuan transaksi Bill yang dibuat.
   
   

   - Klik “Add more approver” untuk menambahkan Approver.
   - Anda juga dapat menambahkan Approval step dengan klik “Add approval step”.

5. Apabila Anda memilih Specific bill amount, maka Anda dapat mencentang toggle tersebut dan menentukan Rule untuk setiap limit transaksi Bill yang dibuat.
   
   

   Dalam hal ini, apabila Anda memilih Specific bill amount, maka Approval dari workflow yang telah dibuat akan didasarkan pada jumlah total Bill yang sebelumnya telah dikirimkan oleh Anda akan memunculkan Rules dengan kategori berikut:
   A. Rule dengan jumlah pengajuan Bill Less than or Equal to
   Dalam hal ini berarti, jumlah pengajuan Bill yang akan dibuat oleh Payment maker adalah kurang dari atau sama dengan jumlah limit yang ditentukan. Selanjutnya, tentukan Payment maker dengan klik “Select employee” seperti berikut. Anda juga dapat menambah Payment maker dengan klik “Add more payment maker” seperti pada tampilan di bawah ini. Untuk dapat menambah Rule, klik “Add another rule”.
   B.  Rule dengan jumlah pengajuan Bill greater than
   Dalam hal ini, jumlah pengajuan Bill yang akan dibuat oleh Payment maker ladalah Greater than (lebih dari) jumlah limit yang ditentukan. Selanjutnya, tentukan Payment maker dengan klik “Select employee” seperti berikut. Anda juga dapat menambah Payment maker dengan klik “Add more payment maker” seperti pada tampilan di bawah ini.
   - Kolom Any amount greater than ditentukan dari jumlah pengajuan payment pada kolom Any Amount Between.
   C. Rule dengan jumlah pengajuan Bill Any Amount Between
   Dalam hal ini, jumlah pengajuan Bill yang akan dibuat oleh Payment maker adalah Between (di antara) jumlah limit. Selanjutnya, tentukan Payment maker dengan klik “Select employee” seperti berikut. Anda juga dapat menambah Payment maker dengan klik “Add more payment maker” seperti pada tampilan di bawah ini.
   

6. Selanjutnya tentukan Payment request approval. Anda dapat memilih untuk mengaktifkan Payment request approval berdasarkan Any payment amount (pembayaran tanpa jumlah limit) atau Specific payment amount (pembayaran dengan jumlah limit).
   
   

   Aktifkan toggle “Doesn’t require approval” seperti pada gambar di atas apabila Anda tidak memerlukan Approval.

7. Apabila Anda memilih Any payment amount, maka payment yang dibuat tidak akan memiliki jumlah limit tertentu.
   
   

   Apabila Bill tidak memerlukan Approver, Anda dapat klik “Doesn’t require approval” seperti yang terlihat pada gambar di atas.

8. Kemudian Anda dapat secara langsung menentukan Approval line. Anda juga dapat menambah Approver lebih dari satu dengan klik “Add more approver”.
   
9. Apabila Anda memilih Specific payment amount, maka Anda dapat mencentang toggle tersebut dan menentukan Rule untuk setiap limit transaksi Bill yang dibuat.
   

   Dalam hal ini, apabila Anda memilih Specific payment amount, maka Approval dari workflow yang telah dibuat akan didasarkan pada jumlah total payment yang sebelumnya telah dikirimkan oleh Anda akan memunculkan Rules dengan kategori berikut:
   A. Rule dengan jumlah pengajuan payment Less than or Equal to
   Apabila jumlah pengajuan payment yang akan disetujui adalah kurang dari atau sama dengan jumlah limit yang ditentukan, maka Anda dapat menentukan apakah pengajuan tersebut memerlukan atau tidak memerlukan approval dari segi Approval line.
   - Berdasarkan hal tersebut, apabila jumlah pengajuan Bill telah memenuhi kriteria, maka Anda dapat memilih Need approval atau No need approval.
   - Apabila Anda memilih Need approval, maka jumlah maksimal Approval layer yang dapat ditambahkan adalah 10 layer. Tentukan Approval line seperti yang terlihat pada tampilan di atas.
   B.  Rule dengan jumlah pengajuan payment greater than
   Apabila jumlah pengajuan Bill yang akan disetujui adalah Greater than (lebih dari) jumlah limit yang ditentukan pada saat pembuatan Policy, maka Anda dapat menentukan apakah pengajuan tersebut memerlukan atau tidak memerlukan approval dari segi Approval line maupun Employee ID.
   - Anda juga dapat menambahkan Rule dengan klik “Add approval step”.
   - Kolom Any amount greater than ditentukan dari jumlah pengajuan payment pada kolom Any Amount Between.
   C. Rule dengan jumlah pengajuan payment Any Amount Between
   Apabila jumlah pengajuan payment yang akan disetujui adalah Between (di antara) jumlah limit yang ditentukan pada saat pembuatan Policy, maka Anda dapat menentukan apakah pengajuan tersebut memerlukan atau tidak memerlukan approval dari segi Approval line maupun Employee ID.
   

10. Langkah terakhir adalah menentukan Payment authorization. Anda dapat memilih untuk mengaktifkan Payment authorization berdasarkan Any payment amount (pembayaran tanpa jumlah limit) atau Specific payment amount (pembayaran dengan jumlah limit).
    
11. Apabila Anda memilih Any payment amount, maka Anda dapat secara langsung menentukan Payment releaser dengan klik “Select employee”.  Peran Payment releaser akan melakukan pembayaran pada setiap pengajuan transaksi Bill yang dibuat.
    
12. Apabila Anda memilih Specific payment amount, maka Anda dapat mencentang toggle tersebut dan menentukan Rule untuk setiap limit pembayaran yang dibuat.
    
    

    Dalam hal ini, apabila Anda memilih Specific payment amount, maka Approval dari workflow yang telah dibuat akan didasarkan pada jumlah total payment yang sebelumnya telah dikirimkan oleh Anda akan memunculkan Rules dengan kategori berikut:
    A. Rule dengan jumlah pengajuan payment Less than or Equal to
    Dalam hal ini berarti, jumlah pengajuan payment yang akan dibuat oleh Payment releaser adalah kurang dari atau sama dengan jumlah limit yang ditentukan. Selanjutnya, tentukan Payment releaser dengan klik “Select employee” seperti berikut. Anda juga dapat menambah Payment releaser dengan klik “Add more payment releaser” seperti pada tampilan di bawah ini. Untuk dapat menambah Rule, klik “Add another rule”.
    B. Rule dengan jumlah pengajuan payment greater than
    Dalam hal ini, jumlah pengajuan payment yang akan dibuat oleh Payment releaser ladalah Greater than (lebih dari) jumlah limit yang ditentukan. Selanjutnya, tentukan Payment releaser dengan klik “Select employee” seperti berikut. Anda juga dapat menambah Payment maker dengan klik “Add more payment maker” seperti pada tampilan di bawah ini.
    - Kolom Any amount greater than ditentukan dari jumlah pengajuan payment pada kolom Any Amount Between.
    C.  Rule dengan jumlah pengajuan payment Any Amount Between
    Dalam hal ini, jumlah pengajuan payment yang akan dibuat oleh Payment releaser adalah Between (di antara) jumlah limit. Selanjutnya, tentukan Payment releaser dengan klik “Select employee” seperti berikut. Anda juga dapat menambah Payment releaser dengan klik “Add more payment releaser” seperti pada tampilan di bawah ini.
    

13. Pastikan keseluruhan data telah benar kemudian klik “Save & publish”.
    
14. Kemudian workflow untuk Payment request yang telah dibuat tersimpan pada halaman utama Bills Workflow.
    

Demikian cara membuat Workflow pada pembuatan Bills.