Selain dapat membuat transaksi Reimbursement dan Cash Advance secara manual, Anda juga dapat melakukan submit transaksi tersebut secara otomatis melalui OCR pada Mekari Expense. Dalam proses ini, Anda dapat mengunggah dokumen pendukung yang berkaitan dengan pengeluaran Reimbursement maupun kebutuhan dana Cash Advance. Pengunggahan dokumen dapat dilakukan langsung melalui halaman Reimbursement atau Cash Advance. Simak langkah-langkahnya berikut ini.
A. Cara Melakukan Submit Transaksi Reimbursement Menggunakan OCR
1. Single Category
Masuk ke akun Mekari Expense Anda.
Kemudian pilih menu My claims.
-
Lalu klik “Request claim” dan pilih “Reimbursement - Upload file”.
Harap pastikan OCR credit masih tersedia sebelum mengunggah file. Apabila OCR credit Anda telah habis, tombol “Reimbursement - Upload file” tidak dapat diakses.
-
Selanjutnya unggah transaksi dengan langsung menarik file tersebut ke dalam kotak, atau klik “Browse”.
Jenis file harus dalam format PDF, PNG, atau JPG. File yang tidak sesuai dapat menyebabkan error dan mempengaruhi penggunaan kredit OCR Anda.
-
Selanjutnya, proses pengunggahan berlangsung.
Penting!
Jika proses loading memerlukan waktu, mohon menunggu hingga selesai. Harap diperhatikan bahwa kuota OCR otomatis berkurang setelah Anda mengunggah receipt. Maka akan muncul tampilan berikut. Dalam hal ini, Anda dapat kembali mengedit data-data yang tertera pada dokumen transaksi yang telah diunggah. Tentukan Claim category terlebih dahulu.
Selanjutnya, kolom-kolom lain akan ditampilkan. Berikut penjelasan setiap kolom yang dapat disesuaikan dengan receipt.
| No | Nama Fitur | Penjelasan |
| 1 | Pratinjau transaksi yang sudah diunggah. | Untuk melihat tampilan dokumen transaksi reimbursement yang telah diunggah. |
| 2 | Claim category | Jenis kategori pengeluaran yang diajukan untuk reimbursement, seperti transportasi, akomodasi, dan uang saku. |
| 3 | Transaction date | Menampilkan tanggal transaksi. |
| 4 | Amount | Menampilkan jumlah total transaksi reimbursement. |
| 5 | Vendor | Menampilkan vendor terkait. |
| 6 | Attachment | Klik “Choose file” apabila Anda ingin menambahkan receipt lainnya. |
| 7 | Description | Deskripsi dari transaksi yang telah dilakukan. |
| 8 | Hide preview | Toggle untuk menyembunyikan preview dari receipt. |
Pastikan keseluruhan data telah benar terisi, kemudian klik “Submit”.
-
Maka receipt yang telah berhasil diunggah akan muncul pada tampilan berikut.
Apabila transaksi reimbursement tidak memiliki OCR, Anda dapat mengikuti alur pengajuan reimbursement melalui panduan pada artikel berikut.
2. Sub Category
Masuk ke akun Mekari Expense Anda.
Kemudian pilih menu My claims.
Lalu klik “Request claim” dan pilih “Reimbursement - Upload file”.
-
Selanjutnya unggah transaksi dengan langsung menarik file tersebut ke dalam dropbox, atau klik “Browse”.
Jenis file harus dalam format PDF, PNG, atau JPG. File yang tidak sesuai dapat menyebabkan error dan mempengaruhi penggunaan kredit OCR Anda.
-
Selanjutnya, proses pengunggahan berlangsung.
Penting!
Jika proses loading memerlukan waktu, mohon menunggu hingga selesai. Harap diperhatikan bahwa kuota OCR otomatis berkurang setelah Anda mengunggah receipt. -
Maka akan muncul tampilan berikut. Dalam hal ini, Anda dapat kembali mengedit data-data yang tertera pada dokumen transaksi yang telah diunggah. Di bawah ini Claim category yang dipilih adalah contoh Category yang mengandung Subcategory. Lengkapi juga Transaction date (tanggal transaksi yang akan otomatis terisi jika ditemukan dalam file yang di-upload), Reimbursement item (jika ada), Subcategory, dan Vendor.
Apabila Anda ingin menambahkan item pada Claims, Anda dapat secara langsung mengunggah OCR dengan menarik file tersebut ke dropbox atau klik “Browse”.
Kemudian Anda juga dapat klik “View attachment” apabila Anda ingin melihat hasil attachment secara lebih rinci.
-
Selain itu, Anda juga dapat mengedit bagian Description dan total Amount.
- Harap perhatikan selalu keterangan dari limit yang tersedia.
- Klik “Add item” untuk menambahkan informasi lain terkait receipt. -
Pastikan keseluruhan data telah terisi, kemudian klik “Submit”.
Apabila Anda menekan tombol “Cancel”, kuota OCR tidak akan dikembalikan sehingga kredit OCR tetap berkurang.
-
Maka receipt yang telah berhasil diunggah akan muncul pada tampilan berikut.
Apabila transaksi reimbursement tidak memiliki OCR, Anda dapat mengikuti alur pengajuan reimbursement melalui panduan pada artikel berikut.
B. Cara Melakukan Submit Transaksi Cash Advance Menggunakan OCR
1. Single Category
Ikuti langkah pada poin 1-8 terkait cara melakukan submit transaksi Cash Advance di sini.
Apabila transaksi Cash Advance telah berhasil di-approve oleh Super Admin, dan status transaksi berubah menjadi ‘Awaiting settlement’, maka Anda dapat melanjutkan tahapan pengunggahan OCR dengan klik “Actions”, lalu pilih “View details”.
Selanjutnya klik kembali “Submit settlement report”.
Lalu akan muncul banner pengisian settlement berikut.
-
Unggah transaksi dengan langsung menarik file tersebut ke dalam kotak, atau klik “Browse”.
Jenis file harus dalam format PDF, PNG, atau JPG. File yang tidak sesuai dapat menyebabkan error dan mempengaruhi penggunaan kredit OCR Anda.
-
Selanjutnya, proses pengunggahan berlangsung.
Penting!
Jika proses loading memerlukan waktu, mohon menunggu hingga selesai. Harap diperhatikan bahwa kuota OCR otomatis berkurang setelah Anda mengunggah receipt. Maka akan muncul tampilan berikut. Dalam hal ini, Anda dapat kembali mengedit data-data yang tertera pada dokumen transaksi yang telah diunggah. Berikut penjelasan setiap kolomnya.
| No | Nama Fitur | Penjelasan |
| 1 | Pratinjau transaksi yang sudah diunggah. | Untuk melihat tampilan dokumen transaksi cash advance yang telah diunggah. |
| 2 | Toggle ‘Cash advance is not used’ | Centang toggle ini apabila cash advance tidak digunakan. |
| 3 | Hide preview | Toggle untuk menyembunyikan preview dari receipt. |
| 4 | Vendor | Menampilkan vendor terkait. |
| 5 | Amount | Menampilkan jumlah total cash advance. |
| 6 | Description | Deskripsi dari transaksi yang telah dilakukan. |
| 7 | Attachment | Klik “Choose file” apabila Anda ingin menambahkan receipt lainnya. |
| 8 | Purpose/reason | Tujuan atau alasan pengajuan cash advance. |
| 9 | Notes | Catatan tambahan (bila ada). |
Pastikan keseluruhan data telah benar terisi, kemudian klik “Submit”.
-
Maka receipt yang telah berhasil diunggah akan muncul pada tampilan berikut.
Apabila cash advance yang diunggah tidak memiliki OCR, Anda dapat mengikuti alur pengajuan cash advance melalui panduan berikut ini.
2. Sub Category
Ikuti langkah pada poin 1-8 terkait cara melakukan submit transaksi Cash Advance di sini.
Apabila transaksi Cash Advance telah berhasil di-approve oleh Super Admin, dan status transaksi berubah menjadi ‘Awaiting settlement’, maka Anda dapat melanjutkan tahapan pengunggahan OCR dengan klik “Actions”, lalu pilih “Submit settlement report”.
- Selanjutnya Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Klik “Settle item” pada salah satu transaksi.
Lalu akan muncul banner pengisian settlement berikut.
Unggah transaksi dengan langsung menarik file tersebut ke dalam kotak, atau klik “Browse”.
-
Selanjutnya, proses pengunggahan berlangsung.
Penting!
Jika proses loading memerlukan waktu, mohon menunggu hingga selesai. Harap diperhatikan bahwa kuota OCR otomatis berkurang setelah Anda mengunggah receipt. Maka akan muncul tampilan berikut. Dalam hal ini, Anda dapat kembali mengedit data-data yang tertera pada dokumen transaksi yang telah diunggah. Di bawah ini Claim category yang dipilih adalah Category with Sub. Lengkapi juga Amount, Description (deskripsi), dan Attachment.
Pastikan keseluruhan data telah terisi, kemudian klik “Save”.
-
Maka Anda akan kembali pada halaman berikut. Lanjutkan pengisian Settle item pada seluruh Subcategory yang tersedia. Apabila keseluruhan data telah benar, klik “Submit”.
Harap perhatikan selalu jumlah Remaining balance yang tersedia.
Pastikan keseluruhan data telah terisi, kemudian klik “Submit”.
Maka receipt yang telah berhasil diunggah akan muncul pada tampilan berikut.