Menu My Claims merupakan menu yang berfungsi untuk mengunggah transaksi reimbursement dan cash advance yang telah diajukan melalui Mekari Expense versi web dan mobile oleh Requester. Fitur Claims juga terdapat pada menu Transactions yang berfungsi untuk melakukan Approval pada transaksi tersebut oleh peran Admin/Super Admin. Disini Anda dapat melihat status progress dari pengajuan reimbursement/cash advance Anda, serta melakukan diskusi. Berikut langkah-langkahnya:

A. Submit Transaksi Reimbursement Versi Web (Requester)

1. Masuk ke Menu My claims.
2. Kemudian klik “Request claim” lalu pilih Reimbursement.
   
3. Lalu isikan Claim category, Transaction date, Amount, Vendor, Receipt, dan Description pada kolom-kolom berikut. 
   
4. Jika keseluruhan data telah terisi maka klik “Submit”.
   
5. Maka status transaksi Reimbursement akan berubah menjadi Awaiting approval.

B. Approve Transaksi Reimbursement (Admin/Super Admin)

Berikut adalah langkah-langkah dalam melakukan approval pada transaksi Reimbursement.

Approver yang telah di assigned juga dapat melakukan approval melalui menu Approval pada bagian Reimbursement & Cash Advance, lalu klik “Manage approval”.

1. Masuk ke menu Transactions.
2. Pilih tab “Claims”.
   
   
3. Lalu klik salah satu transaksi yang akan disetujui.
   
   
4. Lalu terdapat informasi mengenai transaksi yang akan di-reimburse. Anda dapat mengedit kembali informasi Amount of request dana Claim category dengan klik “ikon pensil”.
   
   

   - Apabila Anda hendak mengganti Amount of request, maka akan muncul pop up bar seperti berikut. Tentukan nominalnya dan isikan alasannya. Kemudian klik “Save changes” untuk menyimpan perubahan.
   
   - Apabila Anda hendak mengganti Claim category, maka akan muncul pop up bar seperti berikut. Tentukan nominalnya dan isikan alasannya. Kemudian klik “Save changes” untuk menyimpan perubahan.
   

5. Kemudian terdapat tab Discussion, dimana approver dan requester dapat berkomunikasi secara langsung, dengan mengetikkan pertanyaan yang ingin didiskusikan.
   
6. Selain itu Anda juga dapat memantau progress dari pengajuan Anda pada tab Request history.
   

   - Waiting for Approval: transaksi reimbursement/cash advance masih menunggu disetujui
   - Approved: transaksi reimbursement/cash advance telah disetujui
   - Rejected: transaksi reimbursement/cash advance telah ditolak
   - Canceled: karyawan membatalkan pengajuan transaksi reimbursement/cash advance (dapat dibatalkan sebelum disetujui/ditolak).
   - Disbursed: pengajuan transaksi reimbursement/cash advance telah dicairkan.
   - Waiting for Receipt: menunggu tanda terima/laporan pertanggungjawaban.
   - Waiting for Review: laporan pertanggungjawaban sedang menunggu di review oleh approver.
   - Reported: laporan pertanggungjawaban dari cash advance telah disetujui.

7. Kemudian klik “Approve” apabila keseluruhan data telah benar.
   

C. Submit Transaksi Cash Advance versi Web (Requester)

1. Masuk ke Menu My claims.
2. Kemudian klik “Request claim” lalu pilih Cash advance.
   
   
3. Lalu isikan Claim category, Transaction date, Amount, Vendor, Supporting document, dan Description pada kolom-kolom berikut. 
   
   
4. Jika keseluruhan data telah terisi maka klik “Submit”.
   
   
5. Lalu status Cash advance akan berubah menjadi Need settlement.
   
   
6. Selanjutnya klik data dengan status Need settlement tersebut dan Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Kemudian klik “Submit settlement report”. 
   
   
7. Isikan Receipt amount, Vendor, Receipt, dan Description. Apabila keseluruhan data telah terisi, klik “Submit”.
   
   

D. Approve Transaksi Cash Advance (Admin/Super Admin)

Selanjutnya, Anda akan mempelajari cara melakukan approval pada transaksi Cash advance. Berikut langkah-langkahnya.

Approver yang telah di assigned juga dapat melakukan approval melalui menu Approval pada bagian Reimbursement & Cash Advance, lalu klik “Manage approval”.

1. Masuk ke menu Transactions.
2. Pilih tab “Claims”.
   
3. Lalu klik salah satu transaksi yang akan disetujui.
   
   
4. Lalu terdapat informasi mengenai transaksi yang akan di-reimburse. Anda dapat mengedit kembali informasi Amount of request dana Claim category dengan klik “ikon pensil”.
   
   

   - Apabila Anda hendak mengganti Amount of request, maka akan muncul pop up bar seperti berikut. Tentukan nominalnya dan isikan alasannya. Kemudian klik “Save changes” untuk menyimpan perubahan.
   
   - Apabila Anda hendak mengganti Claim category, maka akan muncul pop up bar seperti berikut. Tentukan nominalnya dan isikan alasannya. Kemudian klik “Save changes” untuk menyimpan perubahan.
   

5. Kemudian klik “Approve” apabila keseluruhan data telah benar.
   
6. Lalu status Cash advance akan berubah menjadi Need settlement.
   
7. Setelah Requester melakukan settlement, maka status akan berubah menjadi Awaiting review.
   
8. Kemudian klik “Approve”.
   

Demikian cara mengelola menu My claims pada transaksi Reimbursement dan Cash advance. Pelajari juga cara mengelola menu My trips di sini.