Menu My Claims merupakan menu yang berfungsi untuk mengunggah transaksi reimbursement dan cash advance yang telah diajukan melalui Mekari Expense versi web dan mobile oleh Requester. Fitur Claims juga terdapat pada menu Transactions yang berfungsi untuk melakukan Approval pada transaksi tersebut oleh peran Admin/Super Admin. Disini Anda dapat melihat status progress dari pengajuan reimbursement/cash advance Anda, serta melakukan diskusi. Berikut langkah-langkahnya:

A. Submit Transaksi Reimbursement Versi Web (Requester)

1. Masuk ke Menu My claims.
2. Kemudian klik “Request claim” lalu pilih Reimbursement.
   
3. Lalu isikan Claim category, Transaction date, Amount, Vendor, Attachment, dan Description pada kolom-kolom berikut.
   
   

   Apabila Super Admin menambahkan Custom field, maka akan terdapat tambahan beberapa kolom baru dengan section Additional details yang perlu diisikan.
   

4. Apabila Claim category yang dipilih memiliki Subcategory, maka akan muncul tampilan berikut. Klik “Add item” untuk melanjutkan.
   
   

   - Apabila Claim category yang dipilih memiliki Subcategory, maka Anda dapat mengkategorikan secara lebih detail reimbursement untuk setiap Item yang ditambahkan berdasarkan Vendor, Attachment, Description, dan Amount.
   - Apabila tidak terdapat Subcategory, maka Anda dapat langsung melakukan submit transaksi reimbursement dengan klik “Submit”.
   
   Apabila Super Admin menambahkan Custom field, maka akan terdapat tambahan beberapa kolom baru dengan section Additional details yang perlu diisikan.
   

5. Lalu Anda akan diarahkan pada pengisian data Item yang ingin ditambahkan. Tentukan Subcategory, Vendor, Amount, Description (opsional), serta Attachment. Pastikan keseluruhan data telah benar, lalu klik “Save” untuk menyimpannya.
   
6. List Item yang telah ditambahkan akan muncul pada halaman berikut. Di sini terdapat Total reimbursement amount yang menyatakan total limit per minggu untuk transaksi tersebut. Mohon perhatikan selalu jumlah limit yang ada.
   

   - Untuk dapat mengedit kembali Amount pada Item yang ditambahkan, klik “ikon pensil”.
   
   - Untuk menghapus Item, klik “ikon strip”.
   

7. Jika keseluruhan data telah terisi maka klik “Submit”.
   
   
8. Maka status transaksi Reimbursement akan berubah menjadi Awaiting approval.
   
   

   - Selama status reimbursement belum diapprove, Anda masih dapat melakukan edit transaksi dengan klik “Actions” pada salah satu request reimbursement, lalu pilih Edit.
   - Maka Anda akan diarahkan kembali ke halaman My claims. Klik ikon pensil untuk mengedit transaksi reimbursement.
   
   - Pada halaman Edit Reimbursement, Anda sudah tidak dapat mengedit bagian Claim category dan Transaction date. Dalam hal ini, Anda hanya dapat mengedit bagian Item saja.
   
   - Bagian Item yang dapat diedit hanya Description dan Attachment.
   
   - Apabila tidak terdapat Subcategory, Anda dapat langsung melakukan edit pada Attachment dan Description dengan tampilan seperti berikut.
   

B. Approve Transaksi Reimbursement (Admin/Super Admin)

Berikut adalah langkah-langkah dalam melakukan approval pada transaksi Reimbursement.

Approver yang telah di assigned juga dapat melakukan approval melalui menu Approvals, lalu klik “Claims”.

1. Masuk ke menu Transactions, lalu pilih tab “Claims”.
   
2. Lalu klik salah satu transaksi yang akan disetujui.
   
   
3. Lalu terdapat informasi mengenai transaksi yang akan di-reimburse. Anda dapat mengedit kembali Claim information dengan klik “ikon pensil”. Kemudian, apabila transaksi yang Anda buat memiliki Subcategory, maka Anda dapat memeriksa Attachment terlebih dahulu dengan klik “View attachment”.
   
   

   - Apabila transaksi yang Anda miliki merupakan transaksi non-Subcategory, Anda sebagai Admin atau Approver dapat mengubahnya menjadi transaksi Subcategory pada saat mengedit transaksi. Pada halaman Claim information, klik ikon pensil.
   
   - Lalu Anda akan diarahkan ke halaman Edit reimbursement. Kemudian pilih Claim category yang telah memiliki Subcategory.
   
   - Peran Admin atau Approver juga dapat melakukan perubahan pada Claim category dan Line Item dari yang sebelumnya tidak memiliki Subcategory menjadi memiliki Subcategory dengan disertai pengisian Reason pada kolom yang tersedia.
   
   - Pada bagian Claim category, pilih Claim yang memiliki Subcategory. Maka kolom-kolom lain akan berubah dan data sebelumnya akan terhapus sehingga transaksi reimbursement akan berubah dan memiliki Subcategory. 
   
   - Selanjutnya akan muncul pop up informasi berikut yang menyatakan bahwa category yang Anda pilih telah berubah dan memiliki Subcategory. Anda perlu mengisikan kembali dari awal data-data pada reimbursement dan menambahkan Items pada Subcategory tersebut.
   

4. Lalu Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Klik kembali Ikon pensil pada salah satu Subcategory.
   
5. Selanjutnya Anda dapat melakukan Edit item dengan menentukan kembali Subcategory, Vendor, Amount, Description, Attachment, dan Reason.
   
6. Klik “Save changes” untuk menyimpan perubahan.
   
7. Selain itu Anda juga dapat memantau progress dari pengajuan Anda pada tab Request history.
   
   

   - Waiting for Approval: transaksi reimbursement/cash advance masih menunggu disetujui
   - Approved: transaksi reimbursement/cash advance telah disetujui
   - Rejected: transaksi reimbursement/cash advance telah ditolak
   - Canceled: karyawan membatalkan pengajuan transaksi reimbursement/cash advance (dapat dibatalkan sebelum disetujui/ditolak).
   - Disbursed: pengajuan transaksi reimbursement/cash advance telah dicairkan.
   - Waiting for Receipt: menunggu tanda terima/laporan pertanggungjawaban.
   - Waiting for Review: laporan pertanggungjawaban sedang menunggu di review oleh approver.
   - Settled: laporan pertanggungjawaban dari cash advance telah disetujui.

8. Kemudian terdapat tab Discussion, dimana approver dan requester dapat berkomunikasi secara langsung, dengan mengetikkan pertanyaan yang ingin didiskusikan.
   
9. Kemudian klik “Approve request” apabila keseluruhan data telah benar.
   

C. Submit Transaksi Cash Advance versi Web (Requester)

1. Masuk ke Menu My claims.
2. Kemudian klik “Request claim” lalu pilih Cash advance.
   
   
3. Lalu isikan Claim category, Transaction date, Amount, Attachment, dan Description pada kolom-kolom berikut.
   
   

   Apabila Super Admin menambahkan Custom field, maka akan terdapat tambahan beberapa kolom baru dengan section Additional details yang perlu diisikan.
   

4. Jika keseluruhan data telah terisi maka klik “Submit”.
   
   
5. Apabila Claim category yang dipilih memiliki Subcategory, maka akan muncul tampilan berikut. Klik “Add item” untuk melanjutkan.
   

   - Apabila Claim category yang dipilih memiliki Subcategory, maka Anda dapat mengkategorikan secara lebih detail cash advance untuk setiap Item yang ditambahkan berdasarkan Attachment, Description, dan Requested amount.
   - Apabila Super Admin menambahkan Custom field, maka akan terdapat tambahan beberapa kolom baru dengan section Additional details yang perlu diisikan.
   

6. Lalu Anda akan diarahkan pada pengisian data Item yang ingin ditambahkan. Tentukan Subcategory, Amount, Description, serta Attachment. Pastikan keseluruhan data telah benar, lalu klik “Save” untuk menyimpannya.
   
7. Lalu, list Item yang telah ditambahkan akan muncul pada halaman berikut. Di sini terdapat Total cash advance amount yang menyatakan total limit per minggu untuk transaksi tersebut. Mohon perhatikan selalu jumlah limit yang ada.
   

   - Untuk dapat mengedit kembali Amount pada Item yang ditambahkan, klik “ikon pensil”.
   
   - Untuk menghapus Item, klik “ikon strip”.
   

8. Jika keseluruhan data telah terisi maka klik “Submit”.
   
9. Maka status transaksi Cash advance akan berubah menjadi Awaiting approval.
   

   - Selama status cash advance belum diapprove, Anda masih dapat melakukan edit transaksi dengan klik “Actions” pada salah satu request cash advance, lalu pilih Edit.
   
   - Maka Anda akan diarahkan kembali ke halaman My claims. Klik ikon pensil untuk mengedit transaksi cash advance.
   
   - Pada halaman Edit Cash advance, Anda sudah tidak dapat mengedit bagian Claim category dan Transaction date. Dalam hal ini, Anda hanya dapat mengedit bagian Item saja.
   
   - Bagian Item yang dapat diedit hanya Description dan Attachment.
   
   - Apabila tidak terdapat Subcategories, maka tampilan ketika Anda melakukan edit pada transaksi Cash advance adalah seperti berikut dimana Anda hanya dapat mengedit bagian Attachment dan Description.
   

10. Jika keseluruhan data telah terisi maka klik “Submit”.
    
    

    Setelah klik “Submit” status transaksi Cash advance akan tetap menjadi Awaiting approval.

D. Submit Settlement Report Cash Advance

1. Setelah disetujui oleh Admin/Super Admin, status Cash advance akan berubah menjadi Awaiting settlement.
   

2. Selanjutnya klik data dengan status Awaiting settlement tersebut dan Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Kemudian klik “Submit settlement report”.
   
   

   - Apabila Super Admin menambahkan Custom field, maka akan terdapat tambahan beberapa kolom baru dengan section Additional details yang perlu diisikan.
   
   - Apabila Settlement report yang disubmit tidak memiliki Subcategory, maka setelah Anda klik “Submit settlement report” akan muncul tampilan berikut dan Anda dapat secara langsung mengisikan Receipt amount, Vendor, Browse file Receipt, dan Description.
   
   - Centang Cash advance is not used apabila Cash advance tidak digunakan.
   
   - Apabila Super Admin menambahkan Custom field, maka akan terdapat tambahan beberapa kolom baru dengan section Additional details yang perlu diisikan.
    

3. Lalu Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Anda dapat klik “Add item” apabila ingin menambahkan Item. Dalam hal ini, maksimal jumlah Item adalah 20. Selanjutnya klik “Settle item” untuk menyelesaikan report pada Item.
   
4. Isikan Vendor, Amount, Description, serta unggah Attachment. Kemudian klik “Save”.
   

   - Dalam hal ini, Anda tidak dapat mengedit Subcategory yang sebelumnya telah ditentukan.
   - Apabila Cash advance tidak digunakan, centang toggle ‘Cash advance is not used’.

5. Apabila keseluruhan data telah terisi, klik “Submit”.
   

E. Approve Transaksi Cash Advance (Admin/Super Admin)

Selanjutnya, Anda akan mempelajari cara melakukan approval pada transaksi Cash advance. Berikut langkah-langkahnya.

Approver yang telah di assigned juga dapat melakukan approval melalui menu Approvals, lalu klik “Claims”.

1. Masuk ke menu Transactions.
2. Pilih tab “Claims”.
   
3. Lalu klik salah satu transaksi yang akan disetujui.
   
   
4. Lalu terdapat informasi mengenai transaksi Cash advance. Anda dapat mengedit kembali informasi Amount of request dana Claim category dengan klik “ikon pensil”.
   
   

   - Apabila transaksi yang Anda miliki tidak memiliki Subcategory, Anda sebagai Admin atau Approver dapat melakukan perubahan secara langsung pada saat mengedit transaksi. Pada halaman Claim information, klik ikon pensil.
   
   - Lalu Anda akan diarahkan ke halaman Edit Cash advance. Kemudian pilih Claim category yang telah memiliki Subcategory.
   
   - Peran Admin atau Approver juga dapat melakukan perubahan pada Claim category dan Line Item dari yang sebelumnya tidak memiliki Subcategory menjadi memiliki Subcategory dengan disertai pengisian Description pada kolom yang tersedia.
   
   - Pada bagian Claim category, pilih Claim yang memiliki Subcategory. Maka kolom-kolom lain akan berubah dan data sebelumnya akan terhapus sehingga transaksi reimbursement akan berubah dan memiliki Subcategory.
   
   - Kemudian klik “Save changes”.
   
   - Selanjutnya akan muncul pop up informasi berikut yang menyatakan bahwa category yang Anda pilih telah berubah dan memiliki Subcategory. Anda perlu mengisikan kembali dari awal data-data pada cash advance dan menambahkan Items pada Subcategory tersebut.
   

5. Lalu Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Klik kembali Ikon pensil pada salah satu Subcategory.
   
   
   
6. Selanjutnya Anda dapat melakukan Edit item dengan menentukan kembali Subcategory, Amount, Description, Attachment, dan Reason.
   
7. Klik “Save changes” untuk menyimpan perubahan.
   
8. Kemudian klik “Approve request” apabila keseluruhan data telah benar.
   
9. Lalu status Cash advance akan berubah menjadi Awaiting settlement.
   
10. Setelah Requester melakukan settlement, maka status akan berubah menjadi Awaiting review.
    
11. Kemudian klik “Approve”.
    

Demikian cara mengelola menu My claims pada transaksi Reimbursement dan Cash advance. Pelajari juga cara mengelola menu My trips di sini.