Setelah Purchase Request mendapat persetujuan, status Purchase Request akan berubah menjadi “Awaiting Purchase Quote”. Pada tahap ini, Anda yang memiliki peran sebagai Super Admin, Admin, atau Procurement Officer perlu menambahkan Purchase Quote pada pengajuan tersebut. Berikut langkah-langkahnya.

1. Masuk ke akun Mekari Expense, lalu pilih menu Purchases.

2. Kemudian klik sub menu “Purchases”.
   

3. Pada halaman Purchases, klik tab “Request”.
   

4. Lalu pilih pengajuan dengan status ‘Awaiting purchase quote’ dengan klik  salah satu Request no.
   

5. Kemudian pilih tab “Purchase quote”. Lalu klik “Add purchase quote”.
   

6. Maka Anda akan diarahkan ke halaman Add purchase quote.
   

7. Tentukan Vendor yang merupakan pihak penyedia barang atau jasa yang memberikan penawaran harga dalam proses pengadaan. Untuk menambahkan Vendor baru, klik “Add vendor” atau Anda dapat mempelajari lebih lengkap terkait cara menambahkan Vendor di sini.
   
   

   - Apabila Anda menambahkan Vendor baru, akan muncul panel informasi pengisian Vendor baru berikut. Isikan kolom-kolom tersebut, lalu klik “Save”. Maka Vendor yang ditambahkan akan muncul pada daftar.
   
   - Jika sebelumnya Anda sudah melakukan mapping produk yang tergabung, maka vendor yang dipilih akan otomatis menampilkan daftar produknya pada tabel Product.Dalam kondisi ini, harga akan otomatis terisi berdasarkan data harga yang sebelumnya disimpan pada halaman Product. Meskipun demikian, Anda tetap dapat menyesuaikan harga sesuai kebutuhan saat membuat quote.
   

8. Kemudian sesuaikan Quote date, Reference no., dan Expiration date. Lalu tentukan Currency atau mata uang untuk transaksi Purchase Request.
    

9. Selanjutnya Anda juga dapat mencentang toggle berikut apabila harga yang tercantum sudah termasuk pajak.
   

10. Kemudian pada tabel berikut, sesuaikan kembali Qty, Unit price, VAT, WHT, dan Amount. Maka secara otomatis, sistem akan melakukan generate hasil perhitungan yang dapat Anda lihat pada tabel di bawah ini.
    

    - Pada kolom Qty, sesuaikan jumlah yang diajukan dengan kuantitas request.
    - Pada kolom Unit price, sesuaikan jumlah harga satuan yang telah ditetapkan Vendor.
    - Pada kolom VAT dan WHT, isikan persentase pajak yang berlaku. Anda dapat mempelajari penjelasan singkat mengenai VAT dan WHT di sini.
    - Kolom Amount akan secara otomatis terisi oleh sistem.

11. Pastikan keseluruhan data benar, kemudian klik “Submit for review”.
    

12. Maka Purchase quote yang telah disesuaikan akan muncul pada halaman berikut dengan status ‘Fulfilled’.
    

    Apabila Qty yang tersedia pada Vendor tidak dapat memenuhi kuantitas yang telah diajukan pada Purchase Request, maka statusnya akan otomatis berubah menjadi Partially fulfilled. Dalam hal ini, Anda tidak dapat melakukan Appoint Vendor atau menetapkan Vendor.
    

13. Kemudian centang salah satu Quote yang berstatus Fulfilled, lalu klik “Appoint vendor”.
    

    Dalam hal ini, Anda tidak dapat menggabungkan Quote yang berstatus Partially fulfilled dan Fulfilled.

14. Lalu akan muncul pop up informasi berikut yang menyatakan bahwa Vendor yang akan diajukan akan dikirim kepada pihak Approver untuk di-review. Harap pastikan data yang terisi sudah benar sebelum Anda melanjutkan ke tahap berikutnya. Kemudian klik “Appoint”.
    

15. Selanjutnya, Quote yang telah di-submit akan muncul pada halaman berikut dengan status ‘Awaiting review’.
    

    Pada contoh di bawah ini terdapat Quote yang berstatus ‘Open’. Hal ini menandakan bahwa Quote tersebut tidak tidak terpilih sebagai Vendor.
    

16. Selanjutnya, harap menunggu approval dari Approver.

17. Apabila Anda memegang peran Super Admin, Approver,dan “Procurement review”, maka Anda dapat melakukan approve (persetujuan) pada Purchase quote yang telah diajukan dan berstatus ‘Awaiting review’. Pada halaman tersebut, klik “Actions” lalu pilih “View details”.
    

18. Scroll ke bawah halaman, lalu klik “Action”, lalu pilih “Approve quote”.
    

    Apabila Anda ingin menolak/mengajukan revisi pada Quote, Anda dapat klik “Reject quote” atau “Request revision”.
    

19. Kemudian setelah di-approve, status pada Quote akan berubah menjadi ‘Awaiting order creation’. Dalam hal ini, tahapan selanjutnya adalah menunggu pembuatan order yang akan dilakukan oleh peran Super Admin, Admin, Procurement officer, Finance Admin, dan Finance.