Anda dapat melakukan mulai dari request reimbursement hingga cash advance melalui Expense mobile dengan mengikuti langkah-langkah berikut.

A. Request Reimbursement

1. Selanjutnya apabila Anda ingin melakukan proses pengajuan untuk reimbursement, kembali ke menu utama dan pilih tab Reimbursement.
   
2. Lalu isikan Claim category, Transaction date, Vendor, Amount, Attachment, dan Description pada kolom-kolom berikut
   
3. Apabila Claim category yang dipilih memiliki Subcategory, maka akan muncul tampilan berikut. Klik “Add item” untuk melanjutkan.
   
   

   Apabila Claim category yang dipilih memiliki Subcategory, maka Anda dapat mengkategorikan secara lebih detail reimbursement untuk setiap Item yang ditambahkan berdasarkan Vendor, Attachment, Description, dan Amount. 

4.  Lalu Anda akan diarahkan pada pengisian data Item yang ingin ditambahkan. Tentukan Subcategory, Vendor, Amount, Attachment, serta Description (opsional). Pastikan keseluruhan data telah benar, lalu klik “Save changes” untuk menyimpannya.
   
5. Lalu, list Item yang telah ditambahkan akan muncul pada halaman berikut. Di sini terdapat Total reimbursement amount yang menyatakan total limit per minggu untuk transaksi tersebut. Mohon perhatikan selalu jumlah limit yang ada.
   

   Untuk dapat mengedit kembali Amount pada Item yang ditambahkan, klik “ikon pensil”.
   
   
   

6. Jika keseluruhan data telah terisi maka klik “Submit”.
   
7. Maka status transaksi Reimbursement akan berubah menjadi Awaiting approval.
   
   

   - Selama status reimbursement belum diapprove, Anda masih dapat melakukan edit transaksi dengan klik salah satu transaksi reimbursement.
   
   - Lalu Anda akan diarahkan kembali ke halaman Edit reimbursement. Pada halaman tersebut, Anda sudah tidak dapat mengedit bagian Claim category dan Transaction date. Dalam hal ini, Anda hanya dapat mengedit bagian Item saja Klikikon pensil untuk mengedit transaksi reimbursement.
   
   - Bagian Item yang dapat diedit hanya Attachment dan Description.
   

B. Request Cash Advance

1. Apabila Anda ingin melakukan proses pengajuan untuk Cash advance, kembali ke menu utama dan pilih tab Cash advance.
   
2. Lalu isikan Claim category, Transaction date, Vendor, Amount, Attachment, dan Description pada kolom-kolom berikut
   
   

   Anda tidak dapatmelakukan pengajuan pada Cash advance dengan nominal di bawah Rp 10.000.

3. Apabila Claim category yang dipilih memiliki Subcategory, maka akan muncul tampilan berikut. Klik “Add item” untuk melanjutkan.
   
   

   Apabila Claim category yang dipilih memiliki Subcategory, maka Anda dapat mengkategorikan secara lebih detail reimbursement untuk setiap Item yang ditambahkan berdasarkan Vendor, Attachment, Description, dan Amount. 

4.  Lalu Anda akan diarahkan pada pengisian data Item yang ingin ditambahkan. Tentukan Subcategory, Vendor, Amount, Attachment, serta Description (opsional). Pastikan keseluruhan data telah benar, lalu klik “Save changes” untuk menyimpannya.
   
5. Lalu, list Item yang telah ditambahkan akan muncul pada halaman berikut. Di sini terdapat Total cash advance amount yang menyatakan total limit per minggu untuk transaksi tersebut. Mohon perhatikan selalu jumlah limit yang ada.
   
   

   Untuk dapat mengedit kembali Amount pada Item yang ditambahkan, klik “ikon pensil”.
   
   
   

6. Jika keseluruhan data telah terisi maka klik “Submit”.
   
7. Maka status transaksi Reimbursement akan berubah menjadi Awaiting approval.
   
   

   - Selama status reimbursement belum diapprove, Anda masih dapat melakukan edit transaksi dengan klik salah satu transaksi reimbursement.
   
   - Lalu Anda akan diarahkan kembali ke halaman Edit cash advance. Pada halaman tersebut, Anda sudah tidak dapat mengedit bagian Claim category dan Transaction date. Dalam hal ini, Anda hanya dapat mengedit bagianItem saja Klikikon pensil untuk mengedit transaksi reimbursement.
   
   - Bagian Item yang dapat diedit hanya Attachment dan Description.
   

8. Lalu klik “Submit”
   
9. Lalu status transaksi akan berubah menjadi Awaiting approval.

C. Submit Settlement Report Cash Advance

1. Setelah disetujui oleh Admin/Super Admin, status Cash advance akan berubah menjadi Awaiting settlement.
   
2. Selanjutnya klik data dengan status Awaiting settlement tersebut dan Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Kemudian klik “Submit settlement report”.
   
   

   - Apabila Settlement report yang disubmit tidak memiliki Subcategory, maka setelah Anda klik “Submit settlement report” akan muncul tampilan berikut dan Anda dapat secara langsung mengisikan Receipt amount, Vendor, Browse file Receipt, dan Description.
   - Centang Cash advance is not used apabila Cash advance tidak digunakan.
   

3. Lalu Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Anda dapat klik “Add item” apabila ingin menambahkan Item. Dalam hal ini, maksimal jumlah Item adalah 20. Selanjutnya klik “Settle item” untuk menyelesaikan report pada Item.
   

   Di sini terdapat Total variance. Apabila total Amount spent tidak melebihi jumlah Cash advance yang telah disetujui, maka Anda akan melakukan proses refund cash advance kepada perusahaan sesuai dengan jumlah Variance yang merupakan selisih Cash advance yang disetujui dikurangi jumlah total yang dibelanjakan.

   
4. Isikan Vendor, Amount, Description, serta unggah Attachment. Kemudian klik “Save”.
   

   - Dalam hal ini, Anda tidak dapat mengedit Subcategory yang sebelumnya telah ditentukan.
   - Apabila Cash advance tidak digunakan, centang toggle ‘Cash advance is not used’.

5. Apabila keseluruhan data telah terisi, klik “Submit”.
   

6. Lalu status Cash advance akan berubah menjadi Awaiting review.

Demikian cara membuat request reimbursement dan cash advance versi mobile. Pelajari juga versi tampilan websitenya di sini.