Selain dapat membuat Bills secara manual, Anda juga dapat membuat Bills secara otomatis menggunakan OCR pada Mekari Expense Mobile. Dalam hal ini, Anda dapat mengunggah dokumen transaksi Purchase invoice maupun Expense. Berikut langkah-langkahnya.
- Login ke aplikasi Mekari Expense mobile Anda.
-
Lalu klik tab “My Bills”.
-
Kemudian pada halaman berikut klik “+ Create bill”.
-
Lalu klik “From document upload”.
-
Kemudian pilih tipe transaksi dan tipe dokumen yang akan diunggah.
-Tipe transaksi yang dapat Anda pilih terdiri dari Purchase invoice dan Expense.
- Tipe dokumen yang dapat Anda pilih terdiri dari Invoice dan Receipt.
- Setiap kombinasi antara tipe transaksi dan tipe dokumen akan menghasilkan OCR yang berbeda. Sebagai contoh, apabila Anda mengkombinasikan tipe transaksi Expense dengan tipe dokumen Receipt maka akan berbeda hasil OCRnya dengan kombinasi tipe transaksi Expense dan tipe dokumen Invoice. -
Selanjutnya unggah dokumen transaksi dengan klik “Choose file”. Lalu apabila dokumen telah terunggah, klik “Create bill” untuk melanjutkan.
- Dalam hal ini, Anda dapat mengunggah dokumen transaksi dalam bentuk PDF atau PNG/JPG dalam 1 file dengan ukuran maksimum 5 MB.
- Klik “Cancel” akan mengurangi kuota OCR Credit Anda. -
Kemudian dokumen yang telah terunggah akan muncul pada tampilan berikut. Selain itu, Anda juga dapat menambahkan dokumen pendukung yang terkait dengan transaksi dengan klik “Add document”.
- Untuk dapat melihat pratinjau dari dokumen transaksi yang telah dibuat, klik dokumen tersebut, kemudian akan muncul tampilan dokumen transaksi tersebut.
- Apabila Anda ingin mengganti dokumen transaksi, klik ikon berikut.
- Apabila Anda menghapus dokumen transaksi, maka data transaksi yang sebelumnya telah tercantum, serta seluruh Supporting documents akan tetap tersimpan. Namun, apabila Anda mengunggah file baru, maka data tersebut akan terhapus dan kuota OCR credit akan berkurang. - Kemudian isikan nama vendor, tanggal transaksi, tanggal jatuh tempo, serta nomor referensi (opsional).
- Lalu pada bagian Item, isikan dan tentukan kolom-kolom berikut.
No. | Nama Fitur | Penjelasan |
1 | Price include tax | Centang toggle ini apabila harga telah termasuk pajak. |
2 | Currency | Sesuaikan mata uang yang digunakan pada transaksi Bill. |
3 | Category name | Nama kategori transaksi. |
4 | Add item | Klik tombol ini apabila Anda ingin menambahkan nama kategori transaksi. |
5 | Payment summary | Ringkasan pembayaran yang terdiri dari Subtotal, Total tax, dan Total, |
- Pastikan keseluruhan data telah benar. Lalu klik “Submit for review”.
Anda juga dapat klik “Save as draft” apabila ingin menunda pembuatan transaksi pada Bills.
- Setelah melakukan klik “Submit for review”, status Bill Anda akan berubah menjadi Awaiting review.
- Selain dapat melakukan pengunggahan Bill secara langsung melalui menu Bills mobile pada Mekari Expense, Anda juga dapat melakukan pengunggahan dokumen transaksi melalui email terlebih dahulu. Tahap pertama, sistem akan mengirimkan dokumen transaksi via email dan Anda akan menerima email tersebut. Lalu pada halaman utama Bills, akan muncul notifikasi berikut. Klik “View” untuk melihat Unclaimed Bills yang dikirimkan via email.
- Lalu Anda akan kembali diarahkan ke halaman Bills. Dalam hal ini hanya transaksi yang berasal dari email tersebut yang akan muncul pada halaman Bills dengan status Draft.
Apabila Anda klik “Draft” secara langsung dari halaman utama My bills, maka Anda akan diarahkan ke daftar transaksi Bill, baik yang diunggah secara OCR scan ataupun secara manual.
- Selanjutnya klik “Action”.
- Dokumen transaksi yang diunggah melalui Email dapat dikelola oleh siapapun, namun apabila dokumen transaksi tersebut telah diedit oleh karyawan yang memiliki peran Finance admin/Super admin dan Finance user, maka dokumen transaksi tersebut hanya dapat dikelola oleh karyawan terkait.
- Dokumen transaksi yang diunggah melalui halaman Bills, hanya dapat dikelola oleh peran Finance admin/Super admin dan Finance user yang telah diassign sebelumnya pada saat membuat Workflow Bill. - Lalu klik “Edit bill”.
- Selanjutnya, Anda akan diarahkan kembali ke halaman Create bill seperti berikut. Sesuaikan data pada kolom-kolom berikut.
- Lalu klik “Submit for review” untuk melanjutkan.
Setelah melakukan klik “Submit for review”, status Bill Anda akan berubah menjadi Awaiting review.