Selain dapat membuat Purchase secara manual, Anda juga dapat membuat Purchase secara otomatis melalui OCR pada Mekari Expense. Dalam hal ini, Anda dapat mengunggah dokumen transaksi Purchase yang terdiri dari Expense dan Purchase. Pengunggahan dokumen tersebut dapat dilakukan secara langsung di halaman Purchase maupun diunggah melalui email terlebih dahulu. Simak langkah-langkahnya berikut ini.

1. Masuk ke akun Mekari Expense Anda lalu pilih menu Purchase.
2. Lalu klik “Create Purchase”, kemudian pilih “Invoice - Upload file”.
   
   

   Sebelumnya, Anda perlu melihat apakah kuota untuk pengunggahan Purchase invoice dalam bentuk OCR masih tersedia melalui OCR Credit berikut. Apabila kuota yang tertera adalah 0/100 maka Anda tidak dapat mengunggah Purchase invoice dalam bentuk OCR. Dalam hal ini, Anda dapat melakukan pembuatan Purchase invoice secara manual dengan klik “Direct invoice input”, atau menghubungi tim support kami melalui untuk dapat melakukan Purchase OCR credit.
   

3. Lalu pilih tipe transaksi dan tipe dokumen yang akan diunggah.
   
   

   - Untuk tipe transaksi, Anda dapat memilih transaksi Purchase invoice atau Expense.
   - Untuk tipe dokumen, Anda dapat memilih tipe dokumen invoice atau receipt.
   - Setiap kombinasi antara tipe transaksi dan tipe dokumen akan menghasilkan OCR yang berbeda. Sebagai contoh, apabila Anda mengkombinasikan tipe transaksi expense dengan tipe dokumen receipt maka akan berbeda hasil OCRnya dengan kombinasi tipe transaksi expense dan tipe dokumen invoice.

4. Selanjutnya unggah transaksi dengan langsung menarik file tersebut ke dalam kotak, atau klik “Browse”.
   
   

   - Tipe file yang dapat diunggah adalah dalam bentuk 1 file PDF, JPG, JPEG atau PNG dengan ukuran maksimum 5 MB.
   - Klik “Cancel” akan mengurangi kuota OCR Credit Anda. 

5. Kemudian Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Dalam hal ini, Anda dapat kembali mengedit data-data yang tertera pada dokumen transaksi yang telah diunggah. Berikut merupakan rincian penjelasan setiap kolomnya.
   
   
   

   No	Nama fitur	Penjelasan
   1	Pratinjau dokumen transaksi yang sudah diunggah.	Untuk melihat tampilan dokumen transaksi Purchase invoice yang telah diunggah.
   2	Rincian dokumen transaksi yang terunggah	Rincian list dokumen transaksi yang telah diunggah. Di sini, Anda dapat melakukan delete dokumen dengan klik ikon berikut. - Setelah Anda klik ikon tersebut, maka akan muncul notifikasi berikut yang menyatakan bahwa apabila Anda menghapus dokumen transaksi, maka data transaksi yang sebelumnya telah tercantum, serta seluruh Supporting documents akan tetap tersimpan dan kuota OCR credit akan berkurang. Apabila Anda mengunggah file baru, maka data tersebut akan terhapus dan kuota OCR credit juga akan berkurang. - Setelah OCR file terhapus, maka data-data transaksi Purchase tersebut akan tetap tersimpan. - Kemudian, apabila Anda klik “Add document”, lalu memilih tab “OCR file”, maka Anda akan diarahkan untuk mengunggah kembali melakukan scan OCR baru dan data-data lama yang tercantum akan digantikan dengan yang baru. Dalam hal ini, data transaksi pada Supporting document tidak akan mengalami perubahan.
   3	Hide preview	Aktifkan toggle tersebut apabila Anda ingin menyembunyikan preview dokumen transaksi.
   4	Add document	Klik tombol tersebut apabila Anda ingin menambahkan dokumen pendukung transaksi.
   5	Vendor	Nama vendor.
   6	Transaction no.	Nomor transaksi (akan otomatis terisi).
   7	Transaction date	Tanggal transaksi.
   8	Organization	Organisasi atau divisi yang mengajukan Purchase.
   9	Reference no.	Nomor referensi (opsional).
   10	Due date	Tanggal jatuh tempo.
   11	Requester	Orang yang mengajukan Purchase.
   12	Warehouse	Nama gudang pada pengajuan Purchase.
   13	Term of Payment	Syarat pembayaran.

6. Kemudian Anda juga dapat melakukan edit pada kolom-kolom berikut.
   
   Keterangan:
   

   No.	Nama Fitur	Penjelasan
   1	Currency	Sesuaikan mata uang yang digunakan pada transaksi Purchase.
   2	Price include tax	Centang toggle ini apabila harga telah termasuk pajak.
   3	Product	Nama produk pada pengajuan Purchase.
   4	Description	Deskripsi transaksi yang telah dibuat.
   5	Qty	Pajak.
   6	Unit	Satuan produk.
   7	Unit price	Satuan harga.
   8	VAT	VAT (Value Added Tax) merupakan pungutan atau pajak yang dikenakan dalam setiap proses produksi maupun distribusi barang atau PPN. Dalam hal ini, Anda dapat menentukan VAT untuk setiap Amount pada Product.
   9	WHT	WHT (Withholding Tax) merupakan sistem pemungutan pajak yang dilakukan oleh pihak ketiga. Dalam hal ini Anda dapat menentukan WHT untuk setiap Amount pada Category Purchase.
   10	Amount	Jumlah transaksi.
   11	Note	Catatan (opsional).
   12	Subtotal	Jumlah keseluruhan.
   13	Attachment	SIsipkan file pendukung bila diperlukan.
   14	Total	Total.

7. Klik “Submit for review” apabila data-data yang tertera pada dokumen transaksi telah benar.
   
8. Setelah klik “Submit for review”, status Purchase Anda akan berubah menjadi Awaiting review.
   
9. Selain dapat melakukan pengunggahan Purchase secara langsung melalui menu Purchase pada Mekari Expense, Anda juga dapat melakukan pengunggahan dokumen transaksi yang sebelumnya dikirimkan oleh sistem melalui email. Tahap pertama, sistem akan mengirimkan dokumen transaksi via email dan Anda akan menerima email tersebut. Lalu pada halaman utama Purchase, akan muncul notifikasi berikut. Klik “View” untuk melihat Unclaimed Purchase yang dikirimkan via email.
   
10. Lalu Anda akan kembali diarahkan ke daftar transaksi Purchase yang telah dikirimkan melalui  email. Dalam hal ini transaksi yang berasal dari email tersebut akan muncul pada halaman Purchase dengan status Draft. Selanjutnya klik “Action”.
    
    

    Anda dapat melakukan filterisasi data untuk membedakan antara draft Purchase yang dikirim melalui email dan draft Purchase yang dibuat secara manual maupun dengan OCR scan dengan mencentang “Owned by me only”.
    

11. Kemudian klik “View details”.
    
12. Lalu Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Pada halaman ini, Anda dapat melihat pengirim dokumen transaksi yang dikirimkan melalui email. Selanjutnya klik “Action”.
    
    

    - Dokumen transaksi yang diunggah melalui Email dapat dikelola oleh siapapun dalam bentuk Draft, dan apabila dokumen transaksi tersebut telah diclaim atau dibuat, maka dokumen transaksi tersebut hanya dapat dikelola oleh siapapun yang membuat dan mengunggah dokumen tersebut.
    - Dokumen transaksi yang diunggah melalui halaman Bills, hanya dapat dikelola oleh siapapun yang mengunggah dan membuat draft tersebut.
    

13. Lalu klik “Edit bill”.
    
14. Selanjutnya, Anda akan diarahkan ke halaman Edit purchase invoice seperti berikut. Sesuaikan data pada kolom-kolom berikut. Lalu klik “Create” untuk melanjutkan.
    
15. Setelah melakukan klik “Submit for review”, status Bill Anda akan berubah menjadi Awaiting review.
    

Demikian cara membuat Purchase invoice menggunakan OCR. Pelajari juga cara membuat Bill secara manual melalui halaman Bills pada Mekari Expense.