Selain dapat membuat Bills secara manual, Anda juga dapat membuat Bills secara otomatis melalui OCR pada Mekari Expense. Dalam hal ini, Anda dapat mengunggah dokumen transaksi Bills yang terdiri dari Expense dan Purchase. Pengunggahan dokumen tersebut dapat dilakukan secara langsung di halaman Bills maupun diunggah melalui email terlebih dahulu. Simak langkah-langkahnya berikut ini.
- Masuk ke akun Mekari Expense Anda lalu pilih menu Bills.
- Lalu klik “Create bill”, kemudian pilih “From document upload”.
Sebelumnya, Anda perlu melihat apakah kuota untuk pengunggahan Bills dalam bentuk OCR masih tersedia melalui OCR Credit berikut. Apabila kuota yang tertera adalah 0/100 maka Anda tidak dapat mengunggah Bills dalam bentuk OCR. Dalam hal ini, Anda dapat melakukan pembuatan Bill secara manual dengan klik “From blank”, atau menghubungi tim support kami melalui untuk dapat melakukan Purchase OCR credit.
- Lalu pilih tipe transaksi dan tipe dokumen yang akan diunggah.
- Untuk tipe transaksi, Anda dapat memilih transaksi Purchase invoice atau Expense.
- Untuk tipe dokumen, Anda dapat memilih tipe dokumen invoice atau receipt.
- Setiap kombinasi antara tipe transaksi dan tipe dokumen akan menghasilkan OCR yang berbeda. Sebagai contoh, apabila Anda mengkombinasikan tipe transaksi expense dengan tipe dokumen receipt maka akan berbeda hasil OCRnya dengan kombinasi tipe transaksi expense dan tipe dokumen invoice. - Selanjutnya unggah transaksi dengan langsung menarik file tersebut ke dalam kotak, atau klik “Browse”.
- Tipe file yang dapat diunggah adalah dalam bentuk 1 file PDF, JPG, JPEG atau PNG dengan ukuran maksimum 5 MB.
- Klik “Cancel” akan mengurangi kuota OCR Credit Anda. - Kemudian Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Dalam hal ini, Anda dapat kembali mengedit data-data yang tertera pada dokumen transaksi yang telah diunggah. Berikut merupakan rincian penjelasan setiap kolomnya.
No Nama fitur Penjelasan 1 Pratinjau dokumen transaksi yang sudah diunggah. Untuk melihat tampilan dokumen transaksi bills yang telah diunggah. 2 Rincian dokumen transaksi yang terunggah Rincian list dokumen transaksi yang telah diunggah. Di sini, Anda dapat melakukan delete dokumen dengan klik ikon berikut.
- Setelah Anda klik ikon tersebut, maka akan muncul notifikasi berikut yang menyatakan bahwa apabila Anda menghapus dokumen transaksi, maka data transaksi yang sebelumnya telah tercantum, serta seluruh Supporting documents akan tetap tersimpan dan kuota OCR credit akan berkurang. Apabila Anda mengunggah file baru, maka data tersebut akan terhapus dan kuota OCR credit juga akan berkurang.
- Setelah OCR file terhapus, maka data-data transaksi Bills tersebut akan tetap tersimpan.
- Kemudian, apabila Anda klik “Add document”, lalu memilih tab “OCR file”, maka Anda akan diarahkan untuk mengunggah kembali melakukan scan OCR baru dan data-data lama yang tercantum akan digantikan dengan yang baru. Dalam hal ini, data transaksi pada Supporting document tidak akan mengalami perubahan.3 Hide preview Aktifkan toggle tersebut apabila Anda ingin menyembunyikan preview dokumen transaksi. 4 Add supporting document Klik tombol tersebut apabila Anda ingin menambahkan dokumen pendukung transaksi. 5 Vendor Nama vendor. 6 Transaction date Tanggal transaksi. 7 Bill no. Nomor Bill (akan otomatis terisi). 8 Due date Tanggal jatuh tempo. 9 Reference no. Nomor referensi (opsional). 10 Currency Sesuaikan mata uang yang digunakan pada transaksi Bill. 11 Price include tax Centang toggle ini apabila harga telah termasuk pajak. 12 Category Nama kategori transaksi. 13 Description Deskripsi transaksi yang telah dibuat. 14 Tax Pajak. 15 Amount Jumlah transaksi. 16 Note Catatan (opsional). 17 Subtotal Jumlah keseluruhan. 18 Total tax Total pajak. 19 Total Total. 20 Save as Draft Simpan sebagai draft. Apabila Anda klik tombol tersebut, maka Anda wajib untuk mengisikan kolom Vendor name. 21 Submit for review Klik tombol tersebut apabila data-data yang tertera pada dokumen transaksi telah benar. - Setelah klik “Submit for review”, status Bill Anda akan berubah menjadi Awaiting review.
- Selain dapat melakukan pengunggahan Bill secara langsung melalui menu Bills pada Mekari Expense, Anda juga dapat melakukan pengunggahan dokumen transaksi yang sebelumnya dikirimkan oleh sistem melalui email. Tahap pertama, sistem akan mengirimkan dokumen transaksi via email dan Anda akan menerima email tersebut. Lalu pada halaman utama Bills, akan muncul notifikasi berikut. Klik “View” untuk melihat Unclaimed Bills yang dikirimkan via emai.
- Lalu Anda akan kembali diarahkan ke daftar transaksi Bills yang telah dikirimkan melalui email. Dalam hal ini transaksi yang berasal dari email tersebut akan muncul pada halaman Bills dengan status Draft. Selanjutnya klik “Action”.
Anda dapat melakukan filterisasi data untuk membedakan antara draft Bills yang dikirim melalui email dan draft Bills yang dibuat secara manual maupun dengan OCR scan dengan mencentang “Owned by me only”.
- Kemudian klik “View details”.
- Lalu Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Pada halaman ini, Anda dapat melihat pengirim dokumen transaksi yang dikirimkan melalui email. Selanjutnya klik “Action”.
- Dokumen transaksi yang diunggah melalui Email dapat dikelola oleh siapapun dalam bentuk Draft, dan apabila dokumen transaksi tersebut telah diclaim atau dibuat, maka dokumen transaksi tersebut hanya dapat dikelola oleh siapapun yang membuat dan mengunggah dokumen tersebut.
- Dokumen transaksi yang diunggah melalui halaman Bills, hanya dapat dikelola oleh siapapun yang mengunggah dan membuat draft tersebut. - Lalu klik “Edit bill”.
- Selanjutnya, Anda akan diarahkan ke halaman Edit bill seperti berikut. Sesuaikan data pada kolom-kolom berikut. Lalu klik “Submit for review” untuk melanjutkan.
- Setelah melakukan klik “Submit for review”, status Bill Anda akan berubah menjadi Awaiting review.
Demikian cara membuat Bills menggunakan OCR. Pelajari juga cara membuat Bill secara manual melalui halaman Bills pada Mekari Expense.