Selain dapat mengintegrasikan Virtual Corporate Card, saat ini Anda juga dapat melakukan integrasi transaksi Bills Mekari Expense ke Mekari Jurnal dengan mudah. Berikut langkah-langkahnya.

Penting
Untuk dapat melakukan integrasi Bills tersebut, Anda perlu melakukan integrasi Mekari Expense ke Mekari Jurnal terlebih dahulu. Pelajari di sini lebih lanjut.

A. Cara Melakukan Sinkronisasi transaksi Bills

1. Masuk ke menu Integrations.
2. Selanjutnya klik “Sync transaction to Jurnal”.
   
3. Maka transaksi Bills yang telah dibuat akan muncul di halaman Integration pada tab Bills.
   
4. Selanjutnya, klik “Sync to Jurnal” pada data Bills dengan status Pending.
   
5. Maka Anda akan diarahkan ke halaman detail Integrations pada Bills. Anda wajib mengisi kolom Vendor in Jurnal, Account, dan Tax account. Pastikan keseluruhan data telah terisi dengan benar, kemudian klik “Sync to Jurnal”.
   
   

   - Apabila terdapat satu transaksi Bill yang berisi 2 pembayaran dengan status ‘Paid’ dan belum terintegrasi ke Mekari Jurnal, maka Anda hanya perlu melakukan satu kali integrasi dan seluruh pembayaran tersebut akan langsung terunggah pada Mekari Jurnal Anda.
   - Pengisian kolom Vendor in Jurnal pada Mekari Expense wajib menyesuaikan pada pengisian vendor yang terdapat di Mekari Jurnal. Dalam hal ini, vendor yang terdapat di Mekari Expense dan Mekari Jurnal wajib sama.
   - Apabila vendor belum tercantum pada Mekari Jurnal, maka Anda dapat menambahkan vendor baru terlebih dahulu di Mekari Expense dengan klik “+Add as a new vendor” seperti berikut. Lalu secara otomatis vendor tersebut akan langsung muncul pada Mekari Jurnal.
   
   - Hal tersebut juga berlaku apabila terdapat perbedaan antara vendor yang ada di Mekari Jurnal dan Mekari Expense. Dalam hal ini, Anda perlu melakukan perubahan pada vendor yang terdapat di Mekari Expense terlebih dahulu atau menambah vendor dengan klik “+Add as a new vendor” agar dapat menyesuaikan dengan vendor yang terdapat di Mekari Jurnal.
   - Untuk pengisian kolom Account, secara default akan muncul akun yang sebelumnya telah dimapping pada saat Anda melakukan integrasi Mekari Expense dengan Mekari Jurnal. Akun tersebut akan menyesuaikan kategori Policy yang telah dibuat. Namun, Anda juga dapat melakukan perubahan terhadap akun tersebut dengan klik “dropdown” pada kolom Account.
   
   - Sementara pada pengisian kolom Tax account, Anda dapat menyesuaikan persentase Tax dengan Tax account yang tersedia di Mekari Jurnal.
   
   - Apabila terdapat Rounding payment pada transaksi Anda, maka Anda perlu melakukan mapping Rounding amount pada saat integrasi.
   
   - Rounding payment tersebut kemudian akan terintegrasi dan muncul pada Mekari Jurnal Anda.
   

6. Maka transaksi Bills telah berhasil terintegrasi dengan Mekari Jurnal dan status transaksi akan berubah menjadi Success.
   

B. Mekanisme Pencatatan Transaksi Bills pada Mekari Jurnal

Apabila transaksi Bills telah berhasil terintegrasi, maka data Bills akan tercatat pada Menu Expense (Menu Biaya) pada Mekari Jurnal. Pencatatan Jurnal akan sesuai dengan pemetaan akun yang telah Anda lakukan pada saat proses integrasi. Transaksi Bills yang telah tercatat pada Mekari Jurnal akan otomatis menggunakan tag XPM - Bill dan XPM - Fee. Terdapat 3 pencatatan dalam satu transaksi Bills yg sama pada Mekari Jurnal, yaitu sebagai berikut:

A. Post Expense (Pencatatan Pengeluaran)
1. Pada contoh transaksi Bills berikut, Anda akan melihat tampilan expense yang telah di posting. Anda dapat klik“view journal entry” untuk dapat melihat pencatatan jurnal pengeluarannya.

2. Maka akan muncul laporan pencatatan Jurnal seperti berikut.

B. Post Expense Payment (Pencatatan Pembayaran Pengeluaran)
1. Setelah pengeluaran dibayarkan, maka Anda dapat melihat tampilan postingan sebagai berikut, dimana akun yang akan dikreditkan adalah Mekari Expense Balance dan transaksi tersebut dapat dilihat melalui Payment history. Pada contoh transaksi berikut, klik “Payments history” lalu klik nomor transaksi dari pembayarannya.

- Apabila terdapat partial payments pada transaksi Bills, maka akan muncul lebih dari 1 pembayaran pada kolom Payment History seperti pada contoh transaksi lain berikut ini.

2. Kemudian Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Lalu klik “view journal entry” untuk melihat detail pencatatan Jurnal.

3. Maka akan akan muncul laporan pencatatan Jurnal seperti berikut.

Pada contoh laporan di atas, akun yang akan dikreditkan adalah Mekari Expense Balance, yang artinya saldo Mekari Expense Anda sudah dipotong sebesar jumlah yang terlampir. Baca: Cara melakukan top up saldo mekari expense.

C. Post Transaction Fee (Pencatatan Fee atas Aktivitas Pembayaran Pengeluaran)
1. Pada transaksi Bills, setiap transaksi yang telah berhasil terbayar, akan dikenakan Fee. Anda dapat klik  “view journal entry” untuk melihat laporan pencatatan.

2. Kemudian akan muncul tampilan berikut. Setiap transaksi yang telah berhasil diproses, akan dikenakan biaya administrasi Rp 3000 per transaksi, yang akan langsung dipotong dari saldo Mekari Expense Anda. Biaya administrasi ini akan tercatat dengan tag XPM - Fee.