Bagaimana Cara Mengintegrasikan Mekari Expense dengan Mekari Jurnal

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Kini, Mekari Expense dapat diintegrasikan dengan Mekari Jurnal, dimana setiap transaksi reimbursement/ cash advance yang telah diajukan dan di approve, akan langsung tercatat pada Mekari Jurnal. Sehingga dapat mempermudah Anda dalam melakukan pencatatan setiap transaksi yang terjadi. Berikut langkah-langkahnya.

Penting
Proses integrasi ini dapat dilakukan, apabila Anda telah mengaktifkan auto disbursement pada Mekari Expense. Anda dapat menghubungi tim support kami di support-expense@mekari.com untuk melakukan mengaktifkan fitur auto disbursement.

1. Cara Melakukan integrasi

  1. Masuk ke Menu Integration.
  2. Kemudian, klik “Connect” untuk melakukan integrasi.
    Screenshot 2023-10-12 at 14.24.34.png
  3. Pilih perusahaan yang ada pada Mekari Jurnal, yang ingin Anda hubungkan dengan Mekari Expense. Kemudian centang I have read and agree to the terms and conditions. Kemudian klik “Allow”.
    Grant Permission.png

    Hanya 1 perusahaan pada Mekari Jurnal yang dapat dihubungkan dengan Mekari Expense. Pastikan perusahaan Anda pada Mekari Jurnal tidak expired untuk dapat melakukan integrasi ini.

  4. Klik “Start set up” untuk memulai proses set up.
    Screenshot 2023-10-12 at 14.27.12.png
  5. Kemudian lakukan pemetaan akun Mekari Jurnal Anda dengan kategori dan akun dari Mekari Expense. Selain itu Anda juga dapat menambahkan akun baru di Mekari Jurnal, dengan cara klik notifikasi pada bagian atas (To add a new account in Jurnal, click here). Dan setelah selesai melakukan pemetaan akun, Anda dapat klik “Save” untuk menyimpan pengaturan.
    Account Mapping.png
  6. Setelah itu, Anda akan diarahkan kembali pada tampilan ini. Anda dapat klik ikon “titik tiga” untuk melakukan pengaturan account mapping kembali atau Anda dapat klik “Sync to jurnal” untuk melihat status pembebanan.
    Screenshot 2023-10-13 at 15.46.57.png
  7. Apabila Anda klik “Sync to jurnal”, maka Anda akan diarahkan pada tampilan seperti berikut. Anda dapat melihat status pembebanan yang telah terjadi pada Mekari Expense, terkait dengan reimbursement, transaction fee, balance top up, dan pengembalian cash advance.
    Screenshot 2023-10-12 at 17.14.35.png
  8. Apabila terdapat status yg Failed, dan Anda ingin melakukan sinkronisasi kembali, Anda dapat centang transaksi yang failed, kemudian klik “Syncing”.
    Screenshot 2023-10-13 at 15.50.40.png

2. Mekanisme Pencatatan Transaksi pada Mekari Jurnal

A. Pencatatan Transaksi Reimbursement 

  1. Apabila transaksi reimbursement telah disetujui (approve), maka transaksi reimbursement akan tercatat pada Menu Expense (Menu Biaya) pada Mekari Jurnal.
    Screenshot 2023-10-12 at 16.14.57.png

    - Pencatatan jurnal akan sesuai dengan pemetaan akun yang telah Anda lakukan pada saat proses integrasi.
    - Transaksi reimbursement yang telah tercatat pada Mekari Jurnal akan otomatis menggunakan tag XPM - Reimbursement.
    - Anda dapat melihat detil informasi transaksi (informasi nama requester, nomor transaksi, serta link detil pengajuan reimbursement pada Mekari Expense) pada bagian Memo.

  2. Berikut contoh pencatatan jurnal untuk transaksi reimbursement.
    Screenshot 2023-10-12 at 16.02.13.png

    - Pada contoh gambar diatas, akun yang akan dikreditkan adalah Mekari Expense Balance, yang artinya saldo Mekari Expense Anda sudah dipotong sebesar jumlah yang terlampir. Baca: Cara melakukan top up saldo mekari expense.

  3. Setiap transaksi yang telah berhasil di disburse, akan dikenakan biaya administrasi Rp 3000 per transaksi, yang akan langsung dipotong dari saldo Mekari Expense Anda. Biaya administrasi ini akan tercatat dengan tag XPM - Fee.
    Screenshot 2023-10-12 at 16.11.31.png

B. Pencatatan Transaksi Cash Advance

  1. Apabila transaksi cash advance telah disetujui (approve), maka transaksi dana akan langsung cairkan kepada karyawan (auto disburse). Transaksi ini, akan tercatat pada Menu Expense (Menu Biaya) pada Mekari Jurnal.
    Screenshot 2023-10-12 at 17.05.10.png

    - Pencatatan jurnal akan sesuai dengan pemetaan akun yang telah Anda lakukan pada saat proses integrasi.
    - Transaksi cash advance yang telah tercatat pada Mekari Jurnal akan otomatis menggunakan tag XPM - Cash Advance.
    - Anda dapat melihat detil informasi transaksi (informasi nama requester, employee id, serta link detil pengajuan cash advance pada Mekari Expense) pada bagian Memo.

  2. Berikut contoh pencatatan jurnal untuk transaksi cash advance yang telah disetujui.
    Screenshot 2023-10-12 at 17.07.45.png
  3. Apabila karyawan telah membuat laporan pertanggungjawaban dan laporan tersebut disetujui, maka jurnal umum yang akan tercatat pada Mekari Jurnal adalah sebagai berikut.
    Screenshot 2023-10-12 at 16.58.06.png

    - Transaksi cash advance yang telah tercatat pada Mekari Jurnal akan otomatis menggunakan tag XPM - Cash Advance.
    - Anda dapat melihat detil informasi transaksi (informasi nama requester, nomor transaksi, serta link detil pengajuan cash advance pada Mekari Expense) pada bagian Memo.
    - Pada contoh gambar diatas, akun yang akan dikreditkan adalah Mekari Expense Balance, yang artinya saldo Mekari Expense Anda sudah dipotong sebesar jumlah yang terlampir. Baca: Cara melakukan top up saldo mekari expense.

  4. Setiap transaksi yang telah berhasil di disburse, akan dikenakan biaya administrasi  Rp 3000 per transaksi, yang akan langsung dipotong dari saldo Mekari Expense Anda. Biaya administrasi ini akan tercatat dengan tag XPM - Fee.
    Screenshot 2023-10-12 at 17.11.03.png

C. Pencatatan Transaksi Business Trip

  1. Apabila transaksi business trip telah disetujui (approve), maka transaksi dana akan langsung cairkan kepada karyawan (auto disburse). Transaksi ini, akan tercatat pada Menu Expense (Menu Biaya) pada Mekari Jurnal.

    - Pencatatan jurnal akan sesuai dengan pemetaan akun yang telah Anda lakukan pada saat proses integrasi.
    - Transaksi business trip yang telah tercatat pada Mekari Jurnal akan otomatis menggunakan tag XPM - Trip Cash Advance.
    - Anda dapat melihat detil informasi transaksi (informasi nama requester, nomor transaksi, serta link detil pengajuan business trip pada Mekari Expense) pada bagian Memo.

  2. Berikut contoh pencatatan jurnal untuk transaksi business trip.

    - Pada contoh gambar diatas, akun yang akan dikreditkan adalah Mekari Expense Balance, yang artinya saldo Mekari Expense Anda sudah dipotong sebesar jumlah yang terlampir. Baca: Cara melakukan top up saldo mekari expense.

D. Pencatatan Transaksi Virtual Credit Number

  1. Apabila transaksi dengan menggunakan Virtual Credit sudah di approve, maka transaksi dana akan langsung cairkan kepada karyawan (auto disburse). Transaksi ini, akan tercatat pada Menu Expense (Menu Biaya) pada Mekari Jurnal.

    - Pencatatan jurnal akan sesuai dengan pemetaan akun yang telah Anda lakukan pada saat proses integrasi.
    - Transaksi virtual credit number yang telah tercatat pada Mekari Jurnal akan otomatis menggunakan tag XPM - Card.
    - Anda dapat melihat detil informasi transaksi (informasi nama requester, nomor transaksi, serta link detil pengajuan VCN pada Mekari Expense) pada bagian Memo.

  2. Berikut contoh pencatatan jurnal untuk transaksi virtual credit number.

    - Pada contoh gambar diatas, akun yang akan dikreditkan adalah Employee Receivables, yang artinya saldo virtual credit number Anda sudah dipotong sebesar jumlah yang terlampir. (Baca juga: Cara Membuat Virtual Credit Number).