Bagaimana Cara Mengelola Daftar Vendor untuk Pembayaran Purchase Invoice pada Mekari Expense

Diperbarui 2 Desember, 2025 10:35

Setelah Anda menambahkan Produk, maka langkah selanjutnya adalah mengelola daftar vendor untuk melakukan pembayaran pada Purchasing. Berikut adalah langkah-langkahnya.

A. Cara Menambahkan Vendor

Masuk ke menu Purchasing. Kemudian pilih tab “Vendor”.
Lalu klik “Add vendor”.
Kemudian, isikan nama vendor, pada kolom Vendor name.
Lalu tentukan Vendor type. Apabila Anda memilih tipe vendor domestik, maka pilih toggle Domestic.
Apabila Anda memilih tipe vendor Domestic, maka Anda dapat melanjutkan pengisian Phone number, Email address, Vendor Address, dan menentukan Bank name.

Kolom Vendor address, Email address, dan Bank name bersifat opsional.
Namun, apabila Anda memilih tipe vendor internasional, maka pilih toggle International.
Kemudian untuk tipe vendor International, Anda perlu melengkapi kolom-kolom di bawah ini. Berikut penjelasannya.

No	Nama Fitur	Penjelasan
1	Currency	Pilihan mata uang.
2	Country	Pilihan negara yang memiliki mata uang terkait. Sebagai contoh, apabila Anda memilih mata uang USD (United States Dollar), pilihan negara yang memiliki mata uang terkait adalah sebagai berikut.
3	Phone number	Nomor telepon yang dapat dihubungi.
4	Email address	Alamat email.
5	Vendor address	Alamat vendor.
6	City	Kota asal.
7	State/Province	Negara bagian/Provinsi.
8	Postal code	Kode pos.
9	Bank account information	Informasi akun Bank. Di sini, Anda akan melihat beberapa informasi seperti Swift code, Account number, dan Account holder ketika kolom Currency dan Country telah ditentukan. Kolom-kolom tersebut akan berubah berdasarkan Currency dan Country yang telah dipilih.
10	Account type	Tipe akun yang terdiri dari Business dan Individual.

Jika seluruh data sudah terisi maka klik “Save”.
Maka nama vendor yang telah berhasil terbuat, akan muncul pada daftar nama vendor. Pada halaman ini, Anda dapat klik “Action” untuk melakukan perubahan informasi vendor (Edit), melihat informasi detail vendor (View details), dan mengarsipkan vendor (Archive vendor).

- Apabila ingin memunculkan nama-nama vendor yang telah diarsipkan, maka Anda dapat aktifkan toggle “Show archived vendors”.

- Selain itu, Anda juga dapat memulihkan vendor yang diarsipkan dengan klik “Action” pada akun vendor yang diarsip, lalu pilih Restore vendor.

B. Cara Melakukan Vendor Mapping

Setelah menambahkan vendor, langkah selanjutnya adalah memetakan produk pada vendor tersebut jika Anda mengaktifkan fitur vendor mapping. Pemetaan ini berfungsi untuk mengelompokkan produk berdasarkan vendor agar data lebih tertata dan mudah dikelola. Dengan begitu, sistem dapat menampilkan daftar produk yang sesuai saat Anda membuat Purchase Quote, Order, dan Invoice. Proses ini membantu mempercepat pencatatan transaksi sekaligus meminimalkan risiko kesalahan data. Berikut langkah-langkahnya:

Pilih salah satu vendor yang telah ditambahkan.
Kemudian Anda akan diarahkan ke halaman detail vendor. Selanjutnya, klik tab “Associated product” untuk melakukan pemetaan.
Selanjutnya, klik “Actions” dan pilih “Associate product”.
Pada panel Associate Product, lakukan pemetaan terhadap produk yang dijual oleh vendor terkait. Klik ikon “Tambah” untuk menambahkan produk, kemudian gunakan kolom pencarian untuk menemukan produk yang ingin dipetakan. Produk yang telah berhasil ditambahkan akan muncul di sisi kanan halaman. Jika semua produk sudah ditambahkan, klik “Associate Product” untuk menyimpan pemetaan.
Selanjutnya, Anda akan kembali ke halaman Associated product. Atur satuan dan harga berbeda untuk satu produk. Pengaturan ini memungkinkan Anda menentukan beberapa satuan (misalnya per unit, per box, atau per pack) beserta harganya masing-masing. Pilihan satuan tersebut akan otomatis muncul sebagai opsi pada formulir pembelian seperti Purchase Invoice, Purchase Order, Purchase Quote, dan Purchase Request.

- Jika Anda menghapus satuan produk (unit), pastikan setidaknya satu satuan tetap tersedia untuk produk tersebut. Notifikasi “At least one unit must remain for the product” akan muncul jika Anda mencoba menghapus satuan terakhir yang masih terdaftar.

- Untuk mengubah satuan, tambahkan terlebih dahulu satuan baru dengan klik “Add unit”, kemudian hapus satuan lama yang sudah tidak digunakan.

- Dalam satu Vendor, setiap produk hanya dapat memiliki satu entri untuk satuan (unit) yang sama. Artinya, Anda tidak dapat menambahkan produk yang sama dengan satuan yang identik lebih dari satu kali. Jika Anda ingin menambahkan produk yang sama dengan satuan berbeda, tambahkan melalui opsi “Add unit” dan tentukan satuan serta harga yang sesuai.
- Untuk menambahkan produk, klik “Associated product”.