Bagaimana Cara Melakukan Approval Trip Request dan Trip Report versi Web

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Proses approval pada request dan report business trip dilakukan oleh pihak admin/super admin/owner. Pada proses ini, approver hanya dapat menyetujui trip request dan trip report yang sudah dibuat. Berikut langkah-langkah approval pada trip request dan trip report

A. Cara Melakukan Approval pada Trip Request

  1. Masuk ke menu Approval.
  2. Pilih salah satu checkbox dengan status Awaiting approval.
    2.png
  3. Lalu Anda dapat mengedit dan menambahkan kembali Cash advance dengan klik ikon “pensil” dan “Add expense” sebelum melakukan Approval.
    1.png

    - Setelah klik ikon “pensil”, maka akan muncul tampilan berikut dimana Anda dapat mengedit kembali jumlah yang diapprove pada Cash advance. Lalu isikan alasannya dan klik “Continue”.
    2.png
    - Sebagai Approver, Anda hanya dapat mengedit Approved amount yang sudah dibuat oleh Requester.
    - Anda dapat mengedit Requested amount dan Approved amount untuk Expense baru yang Anda tambahkan sebagai Approver.
    - Apabila Anda hanya melakukan pengajuan reimbursement, maka tombol tersebut tidak aktif dan Anda tidak perlu mengedit bagian cash advance.

  4. Lalu edit nominal Approved cash advance dan isikan alasannya pada kolom yang tersedia. Kemudian klik Continue.
    4.png

    Approver dapat menolak pengajuan cash advance dengan mengisi angka “0” pada kolom tersebut dengan disertakan alasannya.

  5. Klik “Approve request” jika keseluruhan data sudah benar.
    40.png

    Setelahnya akan muncul pop up yang menyatakan bahwa Cash advance yang telah disetujui akan segera diproses. Kemudian klik “Continue”.
    7.png

  6. Selain itu, Anda juga dapat langsung melakukan Approval pada salah satu checkbox dengan status Awaiting approval dengan klik “Action” lalu pilih "Approve request".
    37.png
  7. Maka status request Anda akan berubah menjadi “Approved”.
    41.png

B. Cara Melakukan Approval pada Trip Report

  1. Masuk ke menu Approval.
  2. Pilih salah satu checkbox dengan status Awaiting review, lalu klik “Action”.
    36.png
  3. Klik “View report”.
    42.png
  4. Kemudian, Anda akan diarahkan pada halaman berikut. Anda dapat mengedit jumlah Approved amount yang tertera. 
    1.png

    Apabila Anda hanya melakukan pengajuan reimbursement, maka Variance tidak akan muncul pada Trip Expenses.

  5. Lalu edit nominal Approved amount dan isikan alasannya pada kolom yang tersedia. Kemudian klik Submit.
    2.png

    - Requested amount tidak dapat diedit.
    - Setelah melakukan edit pada Approved amount, makan jumlah Variance akan berubah sesuai dengan perubahan Approved amount.
    - Apabila terdapat kesepakatan dari pihak approver yang menyatakan bahwa karyawan tidak perlu melakukan refund biaya, maka kolom Approved amount dapat diisi nominal yang sama dengan nominal yang tertera pada Approved cash advance. Sertakan alasannya pada kolom Reason.

  6. Klik “Approve” untuk melakukan approval pada trip report yang telah dibuat, atau klik “Request revision” apabila terdapat permintaan perbaikan pada trip expense. 
    14.png

    Setelahnya akan muncul notifikasi pop up yang menyatakan bahwa karyawan Anda perlu melakukan refund cash advance untuk melengkapi laporan. Selanjutnya klik “Continue”.
    16.png

Demikian cara membuat laporan reimbursement dan cash advance pada Business Trip. Pelajari juga cara melakukan pengajuan refund pada cash advance Business trip.