Proses approval pada request dan report business trip dilakukan oleh pihak admin/super admin/owner. Pada proses ini, Approver hanya dapat menyetujui trip request dan trip report yang sudah dibuat. Berikut langkah-langkah approval pada trip request dan trip report. 

A. Cara Melakukan Approval pada Trip Request

1. Masuk ke menu Approval.

2. Kemudian pilih sub menu Trips.
   

3. Pilih salah satu checkbox dengan status Awaiting approval.
   

4. Lalu Anda dapat mengedit dan menambahkan kembali Cash advance dengan klik ikon “pensil” dan “Add expense” sebelum melakukan Approval.
   
   

   - Setelah klik ikon “pensil”, maka akan muncul tampilan berikut dimana Anda dapat mengedit kembali jumlah yang di-approve pada Cash advance. Lalu isikan alasannya dan klik “Continue”.
   
   - Sebagai Approver, Anda hanya dapat mengedit Approved amount yang sudah dibuat oleh Requester.
   - Anda dapat menambahkan amount untuk Expense baru yang Anda tambahkan sebagai Approver dengan klik “Add Expense”.
   - Apabila Anda hanya melakukan pengajuan reimbursement, maka tombol tersebut tidak aktif dan Anda tidak perlu mengedit bagian cash advance.

5. Lalu edit nominal Approved cash advance dan isikan alasannya pada kolom yang tersedia. Kemudian klik Continue.
   
   

   Approver dapat menolak pengajuan cash advance dengan mengisi angka “0” pada kolom tersebut dengan disertakan alasannya.

6. Jika pengajuan Cash Advance menggunakan lebih dari satu mata uang (multi currency), Anda sebagai Approver dapat mengatur Exchange rate terlebih dahulu dengan klik “+Add exchange rate”.
   
   

   Jika terdapat lebih dari satu lapisan Approver, maka Cash Advance rate bersifat wajib untuk diisikan oleh Approver di lapisan (layer) terakhir.

7. Lalu akan muncul pop up ‘Add exchange rate’ berikut. Pada bagian Add exchange rate, Anda dapat melihat nilai tukar otomatis dari NIUM di kolom Rate by NIUM (nilai tukar default yang diambil otomatis dari sistem). Jika diperlukan, Anda dapat menyesuaikan nilai tukar tersebut secara manual pada kolom Custom exchange rate. Setelah selesai, klik Save untuk menyimpan pengaturan.
   
8. Maka Rate yang telah diatur akan muncul pada bagian Cash advance summary. Nilai tukar ditampilkan di bawah jumlah mata uang asing (misalnya: SGD 1 = Rp12.793,97), beserta keterangan nama penambah kurs (Rate by [nama Approver]).
   
9. Lalu Anda dapat mengedit dan menambahkan kembali Cash advance dengan klik ikon “pensil” sebelum melakukan Approval atau apabila Anda ingin mengubah exchange rate, Anda dapat klik "Edit exchange rate".
   
   

   - Setelah klik ikon “pensil”, maka akan muncul tampilan berikut. Anda dapat mengedit kembali jumlah yang di-approve pada Cash advance. Lalu isikan alasannya dan klik “Save changes”.
   
   - Sebagai Approver, Anda hanya dapat mengedit Approved amount yang sudah dibuat oleh Requester.

10. Klik “Approve request” jika keseluruhan data sudah benar.
    
    

    Setelahnya akan muncul pop up yang menyatakan bahwa Cash advance yang telah disetujui akan segera diproses. Kemudian klik “Continue”.
    

11. Jika pengajuan Cash Advance menggunakan lebih dari satu mata uang (multi currency), Anda sebagai Approver layer terakhir dapat menentukan apakah dana akan dicairkan dalam bentuk Rupiah atau Foreign currency (mata uang asing). Apabila Anda memilih Rupiah, maka Cash advance akan dicairkan otomatis setelah di-approve. Sementara apabila Anda memilih Foreign currency, maka dana akan dicairkan secara manual di luar sistem. Setelah menentukan pilihan, klik “Approve”.
    
    

    Penting:
    - Jika proses persetujuan sudah berada pada Approver layer terakhir dan nilai exchange rate belum diisi, sistem akan menampilkan pop-up notifikasi yang menginformasikan kepada pengguna bahwa exchange rate harus diisi terlebih dahulu sebelum dapat melakukan approval.

    
    - Perlu diperhatikan, jika Mekari Expense terintegrasi dengan Jurnal, pengajuan dengan mata uang asing tidak akan tersinkronisasi secara otomatis.
12. Selain itu, Anda juga dapat langsung melakukan Approval pada salah satu checkbox dengan status Awaiting approval dengan klik “Action” lalu pilih "Approve request".
    
13. Maka status request Anda akan berubah menjadi “Approved”.
    
    

    Apabila Cash advance dicairkan dalam bentuk mata uang asing, maka Anda perlu melakukan pencairan dana secara manual.

B. Cara Melakukan Approval pada Trip Report

1. Masuk ke menu Approval.
2. Pilih salah satu checkbox dengan status Awaiting review, lalu klik “Action”.
   
   
3. Klik “View report”.
   
   
4. Kemudian, Anda akan diarahkan pada halaman berikut. Anda dapat mengedit jumlah Approved amount yang tertera. 
   
   

   Apabila Anda hanya melakukan pengajuan reimbursement, maka Variance tidak akan muncul pada Trip Expenses.

5. Lalu edit nominal Approved amount dan isikan alasannya pada kolom yang tersedia. Kemudian klik Submit.
   
   

   - Requested amount tidak dapat diedit.
   - Setelah melakukan edit pada Approved amount, makan jumlah Variance akan berubah sesuai dengan perubahan Approved amount.
   - Apabila terdapat kesepakatan dari pihak approver yang menyatakan bahwa karyawan tidak perlu melakukan refund biaya, maka kolom Approved amount dapat diisi nominal yang sama dengan nominal yang tertera pada Approved cash advance. Sertakan alasannya pada kolom Reason.

6. Klik “Approve” untuk melakukan approval pada trip report yang telah dibuat, atau klik “Request revision” apabila terdapat permintaan perbaikan pada trip expense. 
   
   

   Setelahnya akan muncul notifikasi pop up yang menyatakan bahwa karyawan Anda perlu melakukan refund cash advance untuk melengkapi laporan. Selanjutnya klik “Continue”.
   

Demikian cara membuat laporan reimbursement dan cash advance pada Business Trip. Pelajari juga cara melakukan pengajuan refund pada cash advance Business trip.