Pada menu My Trips, Anda sebagai karyawan dapat melakukan request reimbursement dan cash advance yang sebelumnya telah diatur oleh role Admin/super admin.
Berikut langkah-langkahnya.
- Masuk ke menu My trips.
- Kemudian klik “Request business trip”.
- Lalu, Anda akan diarahkan pada halaman berikut. Anda dapat mengisi Trip name, Trip type, Booking option, Destination, Start date, End date, serta Purpose of trip. Tentukan nama trip yang Anda akan jalani. Kemudian pilih tipe perjalanan bisnis Anda yaitu Domestic atau International. Lalu pilih Booking option yang terdiri dari Company jika Anda ingin diakomodasikan oleh perusahaan atau Self jika Anda ingin melakukan bisnis trip ini dengan akomodasi secara mandiri.
- Selanjutnya Anda dapat menentukan destinasi, tanggal mulai dan berakhirnya perjalanan bisnis, serta tujuan dari perjalanan tersebut.
Apabila destinasi yang ingin Anda kunjungi tidak tersedia, maka Anda dapat menambahkan destinasi seperti pada tampilan berikut. Secara otomatis, destinasi pada pengajuan reimbursement ataupun cash advance yang dilakukan akan menggunakan kebijakan default domestic atau default international.
- Kemudian, atur Transportation arrangement dengan menentukan titik awal keberangkatan hingga lokasi tujuan, serta tanggal keberangkatan hingga tanggal kembali.
- Anda juga dapat mengatur Accommodation arrangement dengan menentukan lokasi serta tanggal check-in dan check-out.
- Selanjutnya apabila Anda ingin melakukan proses pengajuan untuk reimbursement saja, maka centang toggle This trip does not requires cash advance. Ketika Anda mencentang toggle tersebut, maka Anda akan kembali diarahkan pada sistem reimbursement.
- Namun apabila Anda ingin mengajukan Cash advance, Anda dapat klik “+Add Expense”.
- Lalu, isikan tipe kategori, nama kategori, jumlah pengajuan Cash advance, dan deskripsi yang sesuai dengan keperluan perjalanan bisnis Anda. Keseluruhan data wajib diisi. Pastikan keseluruhan data benar lalu klik “Save”.
- Pilihan Category type terdiri dari:
- Pilihan Category name sesuai dengan Category type yang sebelumnya telah dibuat pada pembuatan Policy oleh Admin/Super Admin. Anda hanya dapat memilih sesuai dengan kategori pilihan Admin/Super Admin tersebut. Berikut adalah rincian setiap kategori yang dipilih:
1. Apabila Admin/Super Admin sebelumnya memilih kategori Accommodation, maka isikan Category name, Frequency limit, Amount, dan Description. Untuk Frequency limit terdapat pilihan limit frekuensi yang dihitung Per day atau per hari dan Per transaction atau per transaksi.
- Untuk pilihan Frequency limit dengan kategori Per day, Anda wajib mengisikan Amount requested per day atau jumlah yang diajukan per harinya serta Duration atau durasi dari jumlah hari menginap.
2. Apabila Admin/Super Admin sebelumnya memilih kategori Transportation, maka isikan Category name, Amount, dan Description. Untuk Amount terdapat keterangan batas nominal transaksi.
- Jika melebihi limit, maka akan muncul notifikasi berikut. Anda tetap dapat melanjutkan pengajuan dengan jumlah Amount yang melebihi limit. Notifikasi ini merupakan reminder bahwa pengajuan Cash Advance Anda melebihi limit.
3. Apabila Admin/Super Admin sebelumnya memilih kategori Per diem, maka isikan Category name, Duration, Total amount, dan Description. Untuk Total amount terdapat keterangan batas nominal transaksi per harinya.
- Anda tidak dapat melakukan pengajuan pada Cash advance dengan nominal di bawah Rp 10.000. - Lalu akan muncul tampilan berikut yang menjabarkan kategori pengajuan Cash advance Anda pada setiap kategori yang telah ditentukan.
Anda dapat mengedit kembali kategori Cash advance dengan klik “ikon pensil” berikut.
- Kemudian klik “Submit”.
Demikian cara membuat pengajuan reimbursement dan cash advance pada kebijakan Business Trip. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari terkait cara membuat laporan reimbursement dan cash advance pada Business Trip.