Bagaimana Cara Membuat Report Reimbursement & Cash Advance pada Business Trip (LPJ) (Web)

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Selain dapat melakukan request pada menu My business trip,  Anda juga membuat report untuk melaporkan rincian biaya selama perjalanan bisnis (LPJ) yang berisi pengajuan reimbursement dan cash advance.
Berikut langkah-langkahnya.

A. Cara Membuat Reimbursement Report untuk Business Trip

  1. Masuk ke menu My trips.
  2. Klik salah satu checkbox dengan status Awaiting report.
    31.png
  3. Klik “Submit report”.
    1.png
  4. Kemudian klik “Add expense”.
    34.png
  5. Selanjutnya pilih dan tentukan Category type, Category name, Transaction date, Amount, Vendor, Description, serta Upload receipt
    35.png

    Seluruh kolom pengisian data yang tertera wajib diisi.

  6. Kemudian setelah melakukan pengisian pada menu Add expense, klik “Submit” untuk mengunggah report.
    27.png
  7. Lalu status checkbox Anda akan berubah menjadi Awaiting review.
    36.png

B. Cara Membuat Reimbursement Report untuk Business Trip

  1. Masuk ke menu My trips.
  2. Klik salah satu checkbox dengan status Awaiting report.31.png
  3. Klik “Submit report”.
    1.png
  4. Selanjutnya Anda akan diarahkan ke tampilan berikut. Di halaman ini, Anda dapat melihat tipe kategori Cash Advance yang sebelumnya telah diajukan. Lalu klik “Add expense” untuk mengisikan data expense yang akan dilaporkan. 
    2.png

    Centang toggle berikut apabila Cash advance tidak digunakan.
    2.1.png

  5. Kemudian pilih dan tentukan Transaction date, Duration, serta Total amount.
    3.png

    Seluruh kolom pengisian data yang tertera wajib diisi.

  6. Isikan juga nama Vendor, Description, serta Upload receipt. Lalu klik “Save”.
    4.png
  7. Kemudian, apabila terdapat Amount spent yang melebihi jumlah Cash advance yang telah disetujui, maka perusahaan Anda akan melakukan transfer sesuai dengan jumlah Variance yang merupakan selisih dari Cash advance yang disetujui dikurangi jumlah total yang dibelanjakan. 
    5.png

    - Sebagai contoh, Anda menghabiskan biaya akomodasi sebesar Rp 1.000.000 dengan total cash advance sebesar Rp 70.000, maka perusahaan akan melakukan transfer kepada Anda dengan pencairan dana sebesar Rp 930.000.
    5.png
    - Namun, apabila total Amount spent tidak melebihi jumlah Cash advance yang telah disetujui, maka Anda akan diminta untuk melakukan proses refund cash advance kepada perusahaan.
    - Status pada Variance akan berubah menjadi Refund to company dan berisi nominal yang harus dikembalikan kepada perusahaan.
    6.png
    - Selanjutnya status yang tertera pada checkbox Anda akan berubah menjadi Awaiting refund apabila status tersebut telah disetujui oleh pihak perusahaan.
    1.png

  8. Klik “Add expense” apabila terdapat tambahan biaya tidak terduga yang harus dilaporkan.
    7.png
  9. Lalu isikan kembali data-data expense pada kolom berikut.
    8.png
  10. Kemudian setelah melakukan pengisian pada menu Add expense, klik “Submit” untuk mengunggah report.
    27.png
  11. Lalu status checkbox Anda akan berubah menjadi Awaiting review.
    36.png