Bagaimana Cara Membuat Workflow untuk Kebijakan Business Trip

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Setelah membuat kebijakan pada Business Trip, Anda sebagai Super Admin/Admin, perlu mengatur serangkaian workflow sebelum melakukan perjalanan bisnis. Pada menu ini, Anda dapat mengatur, mengedit, dan menghapus alur approval dan travel arranger untuk melakukan Business Trip. Terdapat 3 kategori pengisian Workflow yaitu Workflow details, Trip with reimbursement, serta Trip with cash advance.

Berikut langkah-langkahnya.

A. Workflow Details

  1. Masuk ke menu Workflow.
  2. Klik “Manage policy” pada bagian Business trip.
    11.png
  3. Kemudian pilih tab Create workflow.
    12.png
  4. Lalu, Anda akan diarahkan pada halaman berikut. Anda dapat membuat nama Workflow, Trip type, Description, Policy, serta Travel arranger. Apabila keseluruhan data telah terisi, klik “Continue”.
    2.png

    - Tentukan nama workflow yang Anda buat dan pilih tipe perjalanan bisnis yang terdiri dari Domestic maupun International. Kemudian isikan deskripsi dari kebijakan tersebut.
    - Policy dapat dipilih secara opsional. Apabila sebuah policy telah dipilih, maka Workflow akan diassign pada policy tersebut.
    - Policy ditampilkan berdasarkan Trip type yang telah dipilih sebelumnya pada pembuatan Workflow.
    - Apabila policy tertentu tidak dipilih, maka secara otomatis akan terbentuk default domestic dan default international.
    - Policy yang sama tidak dapat diassign ke lebih dari 1 workflow.
    - Travel Arrangement wajib diisi.
    - Pada Travel Arrangement, pilih kategori Procurement officer atau travel arranger  yang akan ditugaskan pada proses travel arrangement.

B. Trip with Reimbursement

Setelah mengatur Workflow details, langkah selanjutnya adalah mengatur Trip with reimbursement. Pada halaman ini, Anda dapat mengatur approver untuk reimbursement yang akan menyetujui pengajuan. Berikut langkah-langkahnya.

  1. Atur approver untuk setiap karyawan yang melakukan request business trip.
    3.png

    - Pengaturan Approval line berdasarkan pada hierarki organisasi pada perusahaan Anda yang sebelumnya telah diatur pada aplikasi Talenta.
    - Anda dapat mengubah kategori Approval line menjadi Employee ID dengan klik dropdown berikut.
    4.2.png
    - Anda juga dapat menambahkan jenis Approval berdasarkan Employee ID dengan klik “Add step”.
    4.png
    - Anda juga dapat menambahkan perwakilan approver dengan klik “Add backup approver”.
    5.png
    - Apabila Anda tidak memerlukan adanya approval, nyalakan toggle “Doesn’t require approval”.
    6.png

  2. Kemudian atur Approval line agar Anda dapat mengelola approval untuk setiap karyawan yang melakukan report business trip. Apabila Anda memilih Basic approval, maka pengajuan yang dilakukan tidak memiliki jumlah limit. Dalam hal ini, setiap tahapnya akan mencakup main approver dan backup approver.
    7.png

    - Pengaturan Approval line berdasarkan pada hierarki organisasi pada perusahaan Anda yang sebelumnya telah diatur pada aplikasi Talenta.
    - Anda juga dapat menambahkan jenis Approval berdasarkan Employee ID dengan klik “Add step”.
    8.png
    - Anda juga dapat menambahkan perwakilan approver dengan klik “Add backup approver”.
    9.png
    - Apabila Anda tidak memerlukan adanya approval, nyalakan toggle “Doesn’t require approval”.
    10.png

  3. Centang toggle “Rule-based approval” apabila Anda ingin memilih approval dengan disertai rule (peraturan)
    11.1.png

    Dalam hal ini pengajuan yang dilakukan pada saat pengisian Trip report oleh Requester wajib memiliki jumlah limit dan akan muncul Rules dengan kategori berikut:
    A. Rule dengan jumlah pengajuan Less than or Equal to
    Apabila jumlah pengajuan Reimbursement yang akan disetujui adalah kurang dari atau sama dengan jumlah limit yang ditentukan pada saat pembuatan Policy, maka Anda dapat menentukan apakah pengajuan tersebut memerlukan atau tidak memerlukan approval dari segi Approval line maupun Employee ID.
    11 Rule 1.png
    - Dalam hal ini, apabila jumlah pengajuan telah memenuhi kriteria, maka Anda dapat memilih Need approval atau No need approval.
    - Apabila Anda memilih Need approval, maka jumlah maksimal Approval layer yang dapat ditambahkan adalah 10 layer.
    B. Rule dengan jumlah pengajuan Greater than atau Between
    Apabila jumlah pengajuan Reimbursement yang akan disetujui Greater than (lebih dari) atau Between (di antara) jumlah limit yang ditentukan pada saat pembuatan Policy, maka Anda dapat menentukan apakah pengajuan tersebut memerlukan atau tidak memerlukan approval dari segi Approval line maupun Employee ID.
    11 Rule 2.png
    - Apabila diperlukan, Anda dapat menambahkan backup approver dan approval layer seperti pada gambar di atas.
    - Jumlah maksimal Approval layer yang dapat ditambahkan adalah 10 layer.
    - Apabila Anda memilih Between, maka Anda tidak dapat menentukan awal mula jumlah limit karena secara default nominalnya telah ditentukan oleh approver layer sebelumnya. Namun, Anda dapat menentukan rentang batas nominalnya pada kolom berikut.
    11 Between.png
    - Anda juga dapat menambahkan Rule dengan klik “Add rule”.
    11 add rule.png

  4. Selanjutnya setelah mengatur Trip request dan Trip report approver, klik “Continue” untuk melanjutkan proses pengisian Cash advance.
    1.png

C. Trip with Cash Advance

Setelah mengatur Reimbursement, langkah selanjutnya adalah mengatur Trip with cash advance. Pada halaman ini, Anda dapat mengatur approver untuk cash advance yang akan menyetujui pengajuan cash advance Anda. Berikut langkah-langkahnya.

  1. Atur Approval line agar Anda dapat mengelola approval untuk setiap karyawan yang melakukan request business trip pada pengajuan Cash advance. Apabila Anda memilih Basic approval, maka pengajuan yang dilakukan tidak memiliki jumlah limit. Dalam hal ini, setiap stepnya akan mencakup main approver dan backup approver.
    Screenshot 2024-04-04 172530.png

    - Pengaturan Approval line berdasarkan pada hierarki organisasi pada perusahaan Anda yang sebelumnya telah diatur pada aplikasi Talenta.
    - Anda juga dapat menambahkan jenis Approval berdasarkan Employee ID dengan klik “Add step”.
    14 TReq.png
    - Anda juga dapat menambahkan perwakilan approver dengan klik “Add backup approver”.
    14 TReq (1).png
    - Apabila Anda tidak memerlukan adanya approval, nyalakan toggle “Doesn’t require approval”.
    14 TReq (2).png

  2. Centang toggle “Rule-based approval” apabila Anda memilih Rule-based approval.
    15.1.png

    Dalam hal ini pengajuan yang dilakukan pada saat pengisian Trip request oleh requester wajib memiliki jumlah limit dan akan terdapat Rules dalam tahap approval yang terdiri dari:
    A. Rule dengan jumlah pengajuan Less than or Equal to
    Apabila jumlah pengajuan Cash advance yang akan disetujui kurang dari atau sama dengan dari limit yang ditentukan pada saat pembuatan Policy, maka Anda dapat memilih apakah pengajuan tersebut memerlukan atau tidak memerlukan approval dari segi Approval line maupun Employee ID.
    15.2.png
    - Dalam hal ini, apabila jumlah pengajuan telah memenuhi kriteria, maka Anda dapat memilih Need approval atau No need approval.
    - Pengaturan Approval line berdasarkan pada hierarki organisasi pada perusahaan Anda yang sebelumnya telah diatur pada aplikasi Talenta.
    - Anda juga dapat menambahkan backup approver dan approval layer seperti pada gambar di atas. Jumlah maksimal Approval layer yang dapat ditambahkan adalah 10 layer.
    B. Rule dengan jumlah pengajuan Greater than atau Between
    Apabila jumlah pengajuan Cash advance yang akan disetujui lebih dari atau di antara limit yang ditentukan pada saat pembuatan Policy, maka Anda dapat memilih apakah pengajuan tersebut untuk memerlukan atau tidak memerlukan approval dari segi Approval line maupun Employee ID.
    15.3.png
    - Apabila diperlukan, Anda dapat menambahkan backup approver dan approval layer seperti pada gambar di atas.
    - Jumlah maksimal Approval layer yang dapat ditambahkan adalah 10 layer.
    - Apabila Anda memilih Between, maka Anda tidak dapat menentukan awal mula jumlah limit karena secara default nominalnya telah ditentukan. Namun, Anda dapat menentukan rentang batas nominalnya pada kolom berikut.
    11 Between.png
    - Anda juga dapat menambahkan Rule dengan klik “Add rule”.
    11 add rule.png

  3. Selanjutnya, atur approver untuk setiap karyawan yang melakukan report business trip. Kemudian klik “Save & publish” apabila keseluruhan data telah terisi dengan benar.
    16.png

    - Pengaturan Approval line berdasarkan pada hierarki organisasi pada perusahaan Anda yang sebelumnya telah diatur pada aplikasi Talenta.
    - Anda juga dapat menambahkan jenis Approval berdasarkan Employee ID dengan klik “Add step”.
    16.1.png
    - Anda juga dapat menambahkan perwakilan approver dengan klik “Add backup approver”.
    16.2.png
    - Apabila Anda tidak memerlukan adanya approval, nyalakan toggle “Doesn’t require approval”.
    16.3.png

Demikian cara membuat workflow untuk kebijakan Business Trip. Selanjutnya Anda akan mempelajari cara mengelola Travel Arrangement pada Mekari Expense.