Anda dapat mengupload dokumen secara massal (sampai dengan 15 dokumen) dengan menggunakan fitur Bulk upload di Mekari Sign. Namun sebelumnya, pastikan Anda telah akun Anda telah terpasang Add On Bulk Upload, sebelum mengupload dokumen secara massal. Fitur ini gratis untuk user dengan package Business. Untuk user dengan package Pro, silakan hubungi sales untuk berlangganan fitur ini. Dan untuk user dengan package Starter, upgrade package Anda ke Pro dan hubungi sales untuk biaya tambahannya. 

Untuk lebih jelasnya, berikut cara menggunakan fitur Bulk Upload di Mekari Sign.

1. Apabila Anda belum memasang Add On Bulk Upload, Anda dapat memasangnya terlebih dahulu pada akun Mekari Sign Anda. Klik “Get Consultation” untuk mendapatkan konsultasi terkait fitur add on.
   
2. Jika add on Bulk upload telah terpasang, Anda dapat pergi ke menu Document dan pilih All inboxes.
   
3. Kemudian klik “panah ke bawah” di samping Upload document dan pilih Bulk Upload.
   
   

   - Apabila Anda belum memasang add on bulk upload, maka akan muncul ikon “Upgrade” di sebelah tulisan bulk upload. Dan ketika di klik, Anda akan diarahkan pada halaman pertama Mekari Sign.
   
   - Pelajari juga terkait alur lengkap pengunggahan dokumen PSrE dan Global Sign.

4. Drag dokumen Anda pada kotak, atau klik “Browse” atau drag dan drop dokumen yang akan diupload untuk memilih dokumen secara langsung.
   
   

   Maksimal 15 dokumen untuk sekali upload, dengan size maximum 25 MB.

5. Jika Anda memilih beberapa dokumen, maka akan tampil pop up berikut untuk menentukan Merge options pada dokumen-dokumen yang telah Anda unggah.

   
   

   - Jika Anda memilih “Merge documents”, maka seluruh dokumen akan diproses dan tergabung menjadi 1 (satu) file.
   
   - Sedangkan jika Anda memilih “Separate documents”, maka setiap dokumen akan diproses secara terpisah. Selanjutnya Anda juga dapat menentukan apakah seluruh dokumen tersebut akan dikirimkan menggunakan 1 (satu) email atau email terpisah.
   
   - Anda juga dapat centang ‘Save as default’ apabila Anda menginginkan pengunggahan ‘Merge documents’ untuk setiap dokumen-dokumen yang diunggah.
   

6. Pilih tipe dokumen yang diinginkan.
   
7. Kemudian Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan toggle Signature frame.
   
   

   - Apabila toggle diaktifkan, maka akan muncul logo Mekari Sign dari sisi signer pada saat penandatanganan dokumen.
   
   - Apabila toggle dinonaktifkan, maka logo Mekari Sign tidak akan muncul.

8. Lalu Anda dapat melihat pengaturan yang sudah di set sebelumnya pada poin 5. Jika anda ingin melakukan perubahan, pilih tombol “Manage” , kemudian ulangi langkah-langkah pada poin 5 tersebut.

   

9. Selanjutnya, Anda juga bisa menginput Group Name jika dibutuhkan. Field ini akan terisi secara otomatis, namun Anda masih tetap bisa mengganti atau menambahkan Group Name dari yang sudah ada.
   
10. Pada opsi ‘Document compliance’, Anda dapat memilih PSrE, jika ingin dokumen memiliki sertifikat digital dari Kementrian Komunikasi atau pilih Global sign, jika ingin dokumen memiliki sertifikat digital yang diakui secara global.
    
11. Klik “Next” untuk melanjutkan.
12. Selanjutnya, tambahkan recipient list untuk setiap dokumen yang diinput berdasarkan signer dan receive copy yang telah ditentukan sebelumnya. Masukkan Full name, Email address, dan tindakan yang akan dilakukan oleh penerima dokumen.
    

    - Dalam hal ini, Anda dapat menyimpan contact list (daftar kontak), membuat contact group (grup kontak) dengan centang nama recipient, lalu aktifkan toggle ‘Save new recipient data to Contact List’.
    
    - Untuk dapat mengatur urutan penandatangan, Anda dapat centang nama recipient, kemudian aktifkan toggle ‘Set the signing order’.
    
    - Anda juga dapat remove recipients (menghapus recipient) secara langsung dalam jumlah banyak dengan centang nama recipient, lalu klik “Actions” seperti pada tampilan berikut dan klik “Remove recipients”.
    

13. Selanjutnya, untuk menambahkan signer lain, anda dapat klik “Add another signer” atau “ Add others”.
    
    

    Jika Anda memilih “Add others”, maka Anda dapat menambahkan diri anda sebagai signer atau anda dapat memilih group signer sesuai dengan contact group yang telah dibuat sebelumnya.
    

14. Jika signer pada semua dokumen sama, maka Anda dapat klik “titik tiga” lalu pilih Apply to other document.
    
15. Kemudian Anda dapat  mengatur Approval dengan mengaktifkan klik “Add approval flow”.
    
    
16. Maka akan muncul panel berikut untuk dapat mengatur Approval type. 
    
17. Apabila Anda memilih Manual, maka Anda perlu mengatur Approval step secara manual. Pilih jenis Approvers, nama Approver, lalu klik “Submit”.
    
    

    - Untuk jenis Approvers, Anda dapat memilih semua Approver wajib memberikan Approval dengan klik “All user(s) must approve” atau beberapa Approver dapat memberikan Approval dengan klik “Any user can approve”.
    - Selain itu, Anda juga dapat menambahkan lebih dari satu approval dengan klik “Add layer”.
    

18. Apabila Anda memilih tipe Approval secara Template, maka Anda hanya perlu menentukan Approval name yang telah tersedia. Maka secara otomatis, data Layer dan Approvers akan langsung muncul seperti pada tampilan berikut. Klik “Submit” untuk melanjutkan.
    
    

    Sebelumnya, Anda dapat mengatur Approval name terlebih dahulu dengan masuk ke menu Approvals, lalu pilih tab Settings. Kemudian klik “Create”.
    

19. Maka Approver akan muncul pada tampilan berikut.
    

20. Anda juga dapat menerapkan Approval list tersebut ke beberapa dokumen dengan klik “Actions” lalu pilih “Apply to other document(s)”.
    

21. Apabila semua dokumen telah ter-upload, maka akan muncul tab pada bagian atas halaman. Di sini, Anda juga dapat centang toggle berikut pada bagian Document, untuk menunjukkan QR code pada dokumen.
    

22. Anda juga dapat menambahkan field sign dan e-Meterai (jika ada) ke dokumen lain dengan klik salah satu Signature Fields/Auto Fields, kemudian klik “Apply”.
    
    

    - Auto Fields hanya tersedia pada dokumen Global Sign.
    - Peletakkan field sign atau e-Meterai pada semua dokumen ditentukan berdasarkan titik koordinat. Namun, jika Anda mengunggah dokumen dengan jumlah halaman yang berbeda dan peletakan field diletakkan pada halaman yang tidak dimiliki oleh dokumen lainnya, maka field tersebut hanya akan muncul pada dokumen itu saja.
    Contoh:
    File A, terdiri dari 2 halaman
    File B, terdiri dari 1 halaman
    Sehingga, apabila field sign/e-Meterai/automatic field diletakkan pada halaman ke 2 di file A, maka field sign/e-Meterai/automatic field tidak akan terinput ke file B, karena file B tidak memiliki halaman ke 2.
    - Apabila Anda sebagai pembuat dokumen dan ingin menyediakan e-Meterai, Anda dapat centang Provided by document maker.
    
    

23. Setelah menempatkan salah satu Field pada halaman, Anda juga dapat melakukan duplikasi Signature field ke dokumen lain dengan klik ‘ikon segitiga ke bawah’ pada bagian Copy to this page, lalu pilih “Other document(s)” seperti pada tampilan berikut.
    

24. Lalu akan muncul panel Signature field. Tentukan Document name dan Signer untuk menerapkan Field yang telah diduplikasi. Kemudian klik “Apply”.
    
25. Maka Signature field yang telah diduplikasi ke dokumen lain akan muncul seperti pada tampilan berikut.
    
26. Klik “Next” untuk melanjutkan.
27. Kemudian, isi nama file dan pilih folder untuk Anda menyimpan dokumen tersebut. Kemudian klik “Next” untuk melanjutkan.
    
28. Tahap terakhir, review kembali dokumen yang akan dikirim untuk ditanda tangani. Apabila telah sesuai, Anda dapat klik “Send Document” untuk mengirim dokumen.
    
    

    Sebagai informasi, apabila salah satu atau lebih penandatangan yang ada pada dokumen belum terverifikasi eKYC dan pembuat dokumen tidak memiliki kuota eKYC yang cukup atau tidak memiliki kuota untuk dokumen/eSignature/e-Meterai, maka pembuat dokumen tidak dapat melanjutkan untuk mengirimkan dokumen. Pembuat dokumen dapat klik “Top Up” pada bagian eKYC quota dan proses top up ini akan langsung dibantu oleh tim Mekari Sign. Silahkan menghubungi tim Mekari Sign di sini untuk proses top up kuota eKYC.
    
    Perlu diperhatikan, apabila proses top up tidak dilakukan, Anda tidak dapat melanjutkan ke poin selanjutnya.

29. Pada bagian Document settings, Anda dapat mengatur Signing deadline dengan klik “Manage”.
    
30. Kemudian tentukan apakah Anda ingin proses penandatanganan dokumen Anda memerlukan atau tidak memerlukan deadline.
    
31. Apabila proses penandatanganan memerlukan deadline, maka atur tenggat waktu untuk Signer melakukan tanda tangan.
    
32. Anda juga dapat mengatur automatic reminder kepada Signer.
    
33. Selain itu, Anda juga dapat mengatur agar penerima dokumen mendapatkan reminder berulang dengan mengaktifkan toggle ‘Set recurring reminder’.
    
34. Anda juga dapat mengaktifkan toggle ‘Save this setting for the next upload’ untuk menyimpan pengaturan dokumen pada unggahan selanjutnya.
    
35. Kemudian klik “Save”.
    
36. Selain dapat mengatur Signing deadline, Anda juga dapat mengatur Contract validity dengan klik “Manage”.
    
37. Selanjutnya atur waktu kadaluarsa dokumen setelah ditandatangan oleh Signer. Dalam hal ini, Anda dapat mengatur mulai dari Effective date, Document expiration, Send automatic reminder, hingga Notify recipients.
    
    

    Anda juga dapat mengaktifkan toggle ‘Set recurring reminder’ untuk pengiriman reminder berulang.

38. Anda juga dapat mengaktifkan toggle ‘Save this setting for the next upload’ untuk menyimpan pengaturan dokumen pada unggahan selanjutnya.
    

39. Lalu klik “Save changes”.
    

40. Apabila telah sesuai, Anda dapat klik “Send all documents” untuk mengirim dokumen.
    

41. Apabila dokumen telah terkirim, maka akan muncul pop up seperti ini. Klik “Ok, Got it” untuk melanjutkan. 
    

17. Selanjutnya, dokumen yang telah Anda kirim akan muncul pada halaman All Inbox. Dan untuk melihat detail dokumen Anda dapat klik “nama dokumen” atau “View Details”.
    
18. Di sini Anda juga dapat melihat apakah dokumen telah ditandatangani atau belum berdasarkan status.
    
    
    

    - Apabila pembuat dokumen, memiliki role sebagai salah satu penandatangan, maka tanda tangan dari pembuat dokumen akan langsung terisi di semua dokumen yang membutuhkan tanda tangan dari pembuat dokumen tersebut.
    - Apabila pembuat dokumen juga sebagai pihak yang membubuhkan e-Meterai, maka e-Meterai tersebut akan langsung ter-stamping di semua dokumen yang membutuhkan e-Meterai.

Demikian penjelasan mengenai cara menggunakan fitur bulk upload di Mekari Sign. Selanjutnya pelajari cara menandatangani dokumen secara massal, di sini.