Pada Mekari Sign, Anda dapat mengunggah, mengesahkan serta mengirimkannya langsung ke pihak-pihak terkait. Dokumen yang diunggah bisa ditandatangani dengan pilihan PSrE, di mana dokumen tersebut memiliki sertifikat digital yang diakui oleh Kementrian Komunikasi.

Berikut langkah-langkahnya:

1. Login ke akun Mekari Sign Anda.
2. Pada menu Document, klik "Upload document".
   
   
   

   - Anda juga dapat mengunggah dokumen melalui menu eMeterai dengan klik "Use eMeterai" dan pilih New document.
   - Saat ini, terdapat pilihan Bulk upload apabila Anda ingin mengunggah dokumen dalam jumlah banyak.
   

3. Drag atau klik ikon "Browse" untuk mengunggah dokumen yang ingin di-autentikasi. Pada tahapan ini, Anda mengunggah Single document, menggabungkan dokumen (Merge document), dan mengirimkan beberapa dokumen ke satu email (Multiple documents sent as one email) serta email berbeda (Multiple documents sent as separate emails).
   
   

   - Apabila terdapat ikon berikut, maka Anda perlu melakukan upgrade paket terlebih dahulu ke Pro package untuk dapat mengakses fitur tersebut.
   
   - Anda dapat mengunggah dokumen dalam bentuk format file PDF, JPG, JPEG, DOC, dan DOCX. Ukuran file maksimal yang dapat diunggah adalah sebesar 25 MB. Sebagai saran, Anda dapat menggunakan format file PDF, sehingga susunan isi dari dokumen yang diunggah tetap aman, serta pastikan bahwa dokumen yang Anda unggah tidak memiliki password dan sertifikat elektronik lainnya.

4. Klik “Single document” untuk mengunggah satu dokumen.
   
5. Lalu untuk menggabungkan dokumen, klik “Merge documents”.
   
6. Kemudian pilih dokumen-dokumen yang akan digabungkan. Selanjutnya akan muncul pop up berikut. Klik “Merge documents”, lalu klik “Save”.
   
   

   Anda juga dapat centang ‘Save as default’ apabila Anda menginginkan pengunggahan ‘Merge documents’ untuk setiap dokumen yang diunggah.

7. Selain itu, Anda juga dapat mengirimkan beberapa dokumen di dalam 1 email dengan klik “Multiple documents sent as one email”.
   
8. Kemudian pilih dokumen-dokumen yang akan digabungkan untuk dikirimkan dalam 1 email. Selanjutnya akan muncul pop-up berikut. Anda dapat klik “Merge documents” untuk menggabungkan dokumen dalam satu file, atau Anda dapat klik "Separate documents” untuk memisahkan dokumen-dokumen yang akan diunggah. Apabila Anda memilih ‘Separate documents’, klik “Send as one email” untuk mengirimkan dokumen tersebut pada 1 email. Kemudian klik “Save”.
   
9. Selain itu, Anda juga dapat mengirimkan beberapa dokumen di dalam email berbeda dengan klik “Multiple documents sent as separate emails”.
   
10. Kemudian, pilih dokumen-dokumen yang akan digabungkan untuk dikirimkan dalam email berbeda. Anda dapat klik “Merge documents” untuk menggabungkan dokumen dalam satu file, atau Anda dapat klik "Separate documents” untuk memisahkan dokumen-dokumen yang akan diunggah. Apabila Anda memilih untuk mengirimkan dokumen secara terpisah, maka Anda dapat klik “Separate documents”, lalu klik “Send as separated email” untuk mengirimkan dokumen tersebut pada email terpisah. Kemudian klik “Save”.
    
11. Pada tahap Upload document, terdapat fitur AI yang akan dengan mudah mendeteksi tipe dokumen yang akan Anda unggah. Dalam hal ini, Anda tidak perlu memilih tipe dokumen dikarenakan dokumen tersebut sudah dipilihkan oleh AI. Pelajari di sini untuk dapat mengaktifkannya.
    
12. Untuk dapat mengubah tipe dokumen Anda dapat klik salah satu keterangan dokumen tersebut.
    
13. Lalu pilih tipe dokumen tersebut dan klik “Submit”.
    
14. Kemudian Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan toggle Signature frame.
    
    

    - Apabila toggle diaktifkan, maka akan muncul logo Mekari Sign dari sisi signer pada saat penandatanganan dokumen.
    
    - Apabila toggle dinonaktifkan, maka logo Mekari Sign tidak akan muncul.

15. Lalu Anda dapat melihat pengaturan yang sudah diatur sebelumnya pada poin 8. Jika anda ingin melakukan perubahan, pilih tombol “Manage” , kemudian ulangi langkah-langkah pada poin 8 tersebut.

    

16. Selanjutnya, Anda juga bisa menginput Group Name jika dibutuhkan. Field ini akan terisi secara otomatis, namun Anda masih tetap bisa mengganti atau menambahkan Group Name dari yang sudah ada.
    
17. Kemudian pilih PSrE dan klik “Next”.
    
18. Kemudian, centang bagian Save new recipient data to Contact list untuk menyimpan data kontak baru jika ada email yang belum terdaftar di kontak, lalu masukkan informasi penerima dokumen.
    
19. Pilih tindakan yang akan dilakukan oleh penerima dokumen. Pilih Needs to sign apabila Anda membutuhkan peran tersebut untuk melakukan penandatanganan dan pilih Receives a copy untuk menerima salinan.
    
    

    Urutan penandatangan ditentukan berdasarkan urutan yang Anda tentukan pada halaman Who needs to sign? Ini, di mana nantinya pihak pada urutan pertama akan mendapat email terlebih dahulu. Dan setelah pihak pertama menandatangani dokumennya, barulah pihak kedua yang akan mendapatkan email dokumen dan seterusnya. 

20. Anda juga dapat klik “Sending options” dan geser toggle Send signing via WhatsApp dan masukkan nomor telepon yang terdaftar di WhatsApp untuk mengirimkan dokumen via WhatsApp.
    
    

    - Klik ‘ikon bendera’ berikut untuk mengubah Country code apabila Anda merupakan International recipients.
    
    - Setiap pesan yang dikirim akan dipotong sejumlah biaya berdasarkan harga negara penerima.
    - Toggle Send signing via WhatsApp dapat diaktifkan apabila Anda berlangganan paket Business dan Enterprise.
    - Apabila Anda berlangganan paket Starter dan Pro, maka Anda perlu menambahkan Adds on.

21. Geser toggle Set passcode document dan masukkan kode passcode, sehingga hanya pihak berkepentingan yang dapat mengakses dokumen.
    
22. Kemudian klik “Add another signer” apabila Anda ingin menambahkan lebih dari satu ‘signer’. Selain itu, Anda juga dapat klik “Add others”. Dalam hal ini, untuk menambahkan diri Anda sebagai ‘signer’ klik “Add me as signer” dan untuk menambahkan ‘signer’ dari ‘contact group’ yang telah dibuat, klik “Select from contact group”.
    
    

    - Apabila Anda memilih ‘Select from contact group’, maka akan terlihat tampilan berikut. Centang toggle contact group yang sudah ada, lalu pilih “Select”.
    
    - Selain dapat menambahkan Contact group melalui menu ‘Contacts’, Anda juga dapat menambahkannya secara langsung pada halaman ini dengan klik toggle pada salah satu ‘signer’, lalu pilih Actions dan klik “Create as contact group”.
    
    - Kemudian, isikan Group name danDescription. Lalu klik “Save”.
    

23. Selanjutnya, Anda dapat menerapkan approval pada dokumen yang diunggah dengan klik tombol “Add approval flow” sehingga dokumen tersebut membutuhkan persetujuan dari pihak terkait.
    
24. Anda dapat menambahkan approval baru dengan memilih Manual atau Template untuk memilih approval yang telah Anda buat sebelumnya.
    
25. Jika Anda memilih Manual maka Anda dapat menentukan apakah semua pengguna terpilih harus melakukan approval (All user(s) must approve) atau hanya beberapa pengguna saja yang bisa melakukannya (Any user can approve). Lalu pilih pengguna yang akan melakukan approval.
    
26. Jika Approval sudah dilakukan, klik “Submit”.
27. Klik "Save as draft" untuk menyimpan dokumen sebagai draft dan klik "Next" untuk melanjutkan.
    
28. Untuk menambahkan eMeterai, klik "eMeterai" dan letakkan eMeterai pada posisi yang diinginkan.
    
    

    Apabila Anda sebagai pembuat dokumen akan menyediakan meterai, pastikan Anda sudah membeli eMeterai pada menu eMeterai. Namun apabila meterai disediakan oleh Signer (penandatangan), Anda tidak perlu membeli atau menyediakan meterai.

29. Pilih tipe dokumen dan centang Provided by document maker apabila eMeterai disediakan oleh pembuat dokumen.
    
    
    

    - Apabila Anda mencentang tickbox Provided by document maker maka akan muncul notifikasi seperti ini, sehingga kuota eMeterai langsung terpotong (serial number sudah tergenerate secara sistem). Apabila dokumen di-void pun kuota eMeterai sudah tidak dapat kembali.
    
    - Namun apabila Anda tidak mencentangnya, maka Anda akan melihat pop-up notifikasi berikut saat meletakkan eMeterai saat tahapan sign dokumen. Dan apabila Anda klik "Set eMeterai" maka eMeterai akan terpasang dan kuota eMeterai akan terpotong.
    

30. Untuk menambahkan tanda tangan pilih signature atau pilih initials untuk menambahkan paraf. Lalu letakkan posisi tanda tangan atau paraf pada bagian yang diinginkan.
    
    

    Penting
    Sebagai informasi, apabila salah satu atau lebih penandatangan yang ada pada dokumen belum terverifikasi eKYC, maka pembuat dokumen akan mendapatkan informasi bahwa pembuat dokumen akan dikenakan biaya untuk saldo eKYC.
    

31. Centang checkbox Show QR Code, untuk menambahkan kode QR pada dokumen.
    
32. Maka kode QR akan terlihat seperti berikut.
    
33. Apabila Anda hendak menambahkan custom fields, Anda dapat klik ikon “Bintang” lalu klik “+” atau “Create”.
    
34. Maka, muncul sidebar berisi form pengaturan custom field yang perlu Anda lengkapi.
    

    No.	Nama Kolom	Deskripsi
    1	Name	Isi dengan nama field kustom yang hendak Anda buat.
    2	Type	Pilih salah satu tipe field, yaitu Text, Email, Currency, Phone number, Date, dan lain sebagainya. Kemudian, lengkapi pengaturan format dan Text setting dari Custom Field tersebut. Saat Anda memilih tipe custom field, maka Anda harus menentukan pengaturan lanjutan terkait tipe tersebut, contohnya Currency, maka Anda dapat memilih formatnya seperti berikut: - Meta options: Centang untuk mengaktifkan Meta options. - Font type: Pilih tipe font. - Font size: Pilih ukuran font, ketebalan, tulisan miring, atau garis bawahnya. Lalu, tentukan warna font. - Context text: Isi dengan teks konten custom field tersebut apabila diperlukan. - Lock content text: Klik untuk mengunci teks konten tersebut. - Placeholder text: Isi dengan label custom field sebagai penanda. - Helper tooltip: Isi dengan suatu instruksi untuk custom field apabila diperlukan.

35. Lalu, Anda dapat meletakkan custom field tersebut pada bagian yang Anda inginkan di dokumen.
36. Klik “Save” untuk menyimpan custom field.
37. Klik "Save as draft" untuk menyimpan dokumen sebagai draft dan klik "Next" untuk melanjutkan.
38. Apabila Anda ingin mengubah nama dokumen, Anda dapat ubahnya pada kolom nama dokumen dan klik "Next" untuk melanjutkan.
    
39. Kemudian, di sini Anda dapat melihat dan mengecek kembali siapa saja yang akan menerima dokumen. Anda dapat klik "Edit" untuk mengubah penerima dokumen.
    
    
    

    Sebagai informasi, apabila salah satu atau lebih penandatangan yang ada pada dokumen belum terverifikasi eKYC dan pembuat dokumen tidak memiliki kuota eKYC yang cukup atau tidak memiliki kuota untuk dokumen/eSignature/eMeterai, maka pembuat dokumen tidak dapat melanjutkan untuk mengirimkan dokumen. Pembuat dokumen dapat klik “Top Up” pada bagian eKYC quota dan proses top up ini akan langsung dibantu oleh tim Mekari Sign. Silakan menghubungi tim Mekari Sign di sini untuk proses top up kuota eKYC.
    
    Perlu diperhatikan, apabila proses top up tidak dilakukan, maka Anda tidak dapat melanjutkan ke poin selanjutnya (poin penjelasan no. 19 hingga 21).

40. Lengkapi kolom subjek dan isi email yang akan dikirimkan ke penerima dokumen.
    
    
    

    - Semua dokumen Sign yang tidak ditandatangani dalam 120 hari akan expired.
    - Lalu pada document settings, klik “Manage” untuk mengatur signing deadline pada dokumen.
    

41. Pada bagian Set a deadline, pilih Without deadline jika tidak ingin menerapkan deadline atau With deadline jika ingin menerapkan deadline pada dokumen.
    
    

    Jika Anda memilih With deadline, pilih rentang waktu deadline dokumen.

42. Pada bagian Automatic reminder, Anda dapat memilih berapa hari setelah penerima menerima dokumen untuk mendapatkan pengingat secara otomatis melalui email.
    
43. Lalu geser toggle Set recurring reminder, untuk menerapkan berapa kali reminder akan dikirimkan.
    
44. Anda juga dapat klik “Manage” pada bagian Contract validity untuk menerapkan masa berlaku pada dokumen.
    
45. Pilih Effective date dokumen tersebut dan Anda juga dapat memilih apakah ingin menerapkan masa berlaku pada dokumen pada bagian Document expiration.
    
    

    - Jika Anda menerapkan masa berlaku pada dokumen, maka Anda dapat memilih kapan sistem dapat mengirimkan reminder pada penerima pada bagian Send automatic reminder.
    - Dan pilih juga pada siapa saja reminder akan diterima.

46. Geser toggle Download, jika dokumen dapat diunduh oleh semua penerima.
    
47. Apabila semua informasi yang ingin dicantumkan ke dalam dokumen sudah lengkap, Anda dapat klik "Send document" untuk mengirimkan dokumen ke email penerima yang sudah Anda daftarkan atau klik "Save as draft" untuk menyimpan dokumen sebagai draft.
    
48. Anda juga dapat menjadwalkan pengiriman dokumen dengan klik “panah ke bawah” lalu pilih Schedule send.
    
49. Pilih waktu penjadwalan pengiriman dokumen dan klik “Set schedule” untuk mengirim.
    
    

    Dokumen yang dijadwalkan, akan masuk di tab Schedule.
    

50. Berikut tampilan setelah dokumen berhasil terkirim.
    
51. Dan setelah itu, sistem juga akan mengirimkan email pemberitahuan secara otomatis ke email penerima dokumen seperti ini.
    
    
    

Demikian penjelasan mengenai cara mengunggah dan mengirimkan dokumen di Mekari Sign. Selanjutnya, pelajari cara mengunggah dan mengirimkan dokumen elektronik (Global Sign), di sini.