Pada Mekari Sign, Anda dapat mengunggah, mengesahkan serta mengirimkannya langsung ke pihak-pihak terkait. Dokumen yang diunggah bisa ditandatangani dengan pilihan PSrE, di mana dokumen tersebut memiliki sertifikat digital yang diakui oleh Kementrian Komunikasi.

Berikut langkah-langkahnya:

1. Login ke Akun Mekari Sign Anda.
2. Pada Menu Document, klik "Upload document".
   
   
   

   Anda dapat juga dapat mengunggah dokumen melalui menu eMeterai dengan klik "Use eMeterai" dan pilih New document.

3. Drag atau klik ikon "unggah" untuk mengunggah dokumen yang ingin diautentikasi.
   
   
   

   Anda dapat mengunggah dokumen dalam bentuk format file PDF, JPG, JPEG, DOC, dan DOCX. Ukuran file maksimal yang dapat diuanggah adalah sebesar 25MB. Sebagai saran, Anda dapat gunakan format file PDF, sehingga susunan isi dari dokumen yg di unggah tetap aman, serta pastikan bahwa dokumen yang Anda unggah tidak memiliki password dan sertifikat elektronik lainnya.

4. Lalu pilih tipe dokumen tersebut dan klik “Submit”.
   
5. Kemudian pilih PSrE dan klik “Next”.
   
6. Kemudian, centang bagian Save new recipient data to Contact list untuk menyimpan data kontak baru jika ada email yang belum terdaftar di kontak, lalu masukkan informasi penerima dokumen.
   
7. Pilih tindakan yang akan dilakukan oleh penerima dokumen. Pilih Needs to sign untuk tindakan perlu menandatangani dan pilih Receives a copy untuk menerima salinan.
   
   
   

   Urutan penandatangan ditentukan berdasarkan urutan yang Anda tentukan pada halaman Who needs to sign? Ini, di mana nantinya pihak pada urutan pertama akan mendapat email terlebih dahulu. Dan setelah pihak pertama menandatangani dokumennya, barulah pihak kedua yang akan mendapatkan email dokumen dan begitupun seterusnya. 

8. Anda juga dapat klik “Delivery options” dan geser toggle Send signing via Whatsapp dan masukkan nomor telepon yang terdaftar di Whatsapp untuk mengirimkan dokumen via Whatsapp.
   
9. Geser toggle Set passcode document dan masukkan kode passcode, sehingga hanya pihak berkepentingan yang dapat mengakses dokumen.
   
10. Selanjutnya, Anda dapat menerapkan approval pada dokumen yang diunggah dengan klik tombol “Add approval flow” sehingga dokumen tersebut membutuhkan persetujuan dari pihak terkait.
    
11. Anda dapat menambahkan approval baru dengan memilih Manual atau Template untuk memilih approval yang telah Anda buat sebelumnya.
    
12. Jika Anda memilih Manual maka Anda dapat Anda dapat menentukan apakah semua users terpilih harus melakukan approval (All user(s) must approve) atau hanya beberapa users saja yang bisa melakukannya (Any user can approve). Lalu pilih Users yang akan melakukan approval.
    
13. Jika Approval sudah dilakukan klik “Submit”.
14. Klik "Save as draft" untuk menyimpan dokumen sebagai draft dan klik "Next" untuk melanjutkan.
    
15. Untuk menambahkan ematerai, klik "eMeterai" dan letakkan emeterai pada posisi yang diinginkan.
    
    

    Apabila Anda sebagai pembuat document akan menyediakan meterai, pastikan Anda sudah membeli emeterai pada menu emeterai. Namun apabila meterai disediakan oleh Signer (penandatangan), Anda tidak perlu membeli atau menyediakan meterai.

16. Pilih tipe dokumen dan centang Provided by document maker apabila materai disediakan oleh pembuat dokumen.
    
    
    

    - Apabila Anda mencentang tickbox Provided by document maker maka akan muncul notifikasi seperti ini, sehingga kuota emeterai langsung terpotong (serial number sudah tergenerate secara sistem). Apabila dokumen di-void pun kuota emeterai sudah tidak dapat kembali.
    
    - Namun apabila Anda tidak mencentangnya, maka Anda akan melihat pop up notifikasi berikut saat meletakkan eMeterai saat tahapan sign dokumen. Dan apabila Anda klik "Set eMeterai" maka emeterai akan terpasang dan kuota emeterai akan terpotong.

17. Untuk menambahkan tanda tangan pilih signature atau pilih initials untuk menambahkan paraf. Lalu letakkan posisi tanda tangan atau paraf pada bagian yang diinginkan.
    
    

    Penting
    Sebagai informasi, apabila salah satu atau lebih penandatangan yang ada pada dokumen belum terverifikasi eKYC, maka pembuat dokumen akan mendapatkan informasi bahwa pembuat dokumen akan dikenakan biaya untuk saldo eKYC.
    

18. Centang checkbox Show QR Code, untuk menambahkan kode QR pada dokumen.
    
19. Maka kode QR akan terlihat seperti berikut.
    
20. Klik "Save as draft" untuk menyimpan dokumen sebagai draft dan klik "Next" untuk melanjutkan.
21. Apabila Anda ingin mengubah nama dokumen, Anda dapat ubahnya pada kolom nama dokumen dan klik "Next" untuk melanjutkan.
    
22. Kemudian, di sini Anda dapat melihat dan mengecek kembali siapa saja yg akan menerima dokumen. Anda dapat klik "Edit" untuk mengubah penerima dokumen.
    
    
    

    Sebagai informasi, apabila salah satu atau lebih penandatangan yang ada pada dokumen belum terverifikasi eKYC dan pembuat dokumen tidak memiliki kuota eKYC yang cukup atau tidak memiliki kuota untuk dokumen/eSignature/eMeterai, maka pembuat dokumen tidak dapat melanjutkan untuk mengirimkan dokumen. Pembuat dokumen dapat klik “Top Up” pada bagian eKYC quota dan proses top up ini akan langsung dibantu oleh tim Mekari Sign. Silahkan menghubungi tim Mekari Sign di sini untuk proses top up kuota eKYC.
    Perlu diperhatikan, apabila proses top up tidak dilakukan, maka Anda tidak dapat melanjutkan ke poin selanjutnya (poin penjelasan no. 19 hingga 21).

23. Lengkapi kolom subjek dan isi email yang akan dikirimkan ke penerima dokumen.
    
    
    

    - Semua dokumen Sign yang tidak ditandatangani dalam 120 hari akan expired.
    - Centang Send automatic reminders, untuk sistem mengirimkan pengingat secara otomatis kepada penerima dokumen melalui email.
    - Fitur send automatic reminders akan mengirimkan pengingat via email sebanyak 5 kali, yaitu 3 pengingat pertama akan dikirimkan pada email setiap 2 hari sekali. Lalu pengingat yang ke 4 akan dikirimkan 30 hari sebelum dokumen expired, dan pengingat yang terakhir akan dikirimkan 7 hari sebelum dokumen expired.

24. Centang Set expiration date untuk menetapkan pengingat berakhirnya kontrak dan lengkapi informasi Effective date dan Expiration date.
    
    
    

    Pengingat berakhirnya kontrak akan dikirimkan sebanyak 3x. Pengingat pertama yaitu 30 hari sebelum masa kontrak berakhir, 7 hari dan pengingat ketiga yaitu 3 hari sebelum masa kontrak berakhir.

25. Apabila semua informasi yang ingin dicantumkan ke dalam dokumen sudah lengkap, Anda dapat klik "Send document" untuk mengirimkan dokumen ke email penerima yang sudah Anda daftarkan atau klik "Save as draft" untuk menyimpan dokumen sebagai draft.
26. Berikut tampilan setelah dokumen berhasil terkirim.
    
27. Dan setelah itu, sistem juga akan mengirimkan email pemberitahuan secara otomatis ke email penerima dokumen seperti ini.
    
    
    

Demikian penjelasan mengenai cara mengunggah dan mengirimkan dokumen di Mekari Sign.