Bagaimana Cara Mengunggah dan Mengirimkan Dokumen Elektronik pada Mekari Sign

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Pada Mekari Sign, Anda dapat mengunggah, mengesahkan serta mengirimkannya langsung ke pihak-pihak terkait. Fitur ini dapat Anda temui pada menu Document. Berikut langkah-langkahnya:

  1. Login ke Akun Mekari Sign Anda.
  2. Pada Menu Document, klik "Upload document".

    Anda dapat juga dapat mengunggah dokumen melalui menu eMeterai dengan klik "Use eMeterai" dan pilih New document.

  3. Drag atau klik ikon "unggah" untuk mengunggah dokumen yang ingin diautentikasi. 

    Anda dapat mengunggah dokumen dalam bentuk format file PDF, JPG, JPEG, DOC, dan DOCX. Ukuran file maksimal yang dapat diuanggah adalah sebesar 25MB. Sebagai saran, Anda dapat gunakan format file PDF, sehingga susunan isi dari dokumen yg di unggah tetap aman, serta pastikan bahwa dokumen yang Anda unggah tidak memiliki password dan sertifikat elektronik lainnya.

  4. Dokumen yg berhasil terunggah akan terlihat seperti ini dan klik "Next" untuk melanjutkan.
  5. Kemudian Anda dapat memilih PSrE, jika dokumen akan memilih sertifikat digital dari Kementrian Komunikasi atau pilih Global sign, jika dokumen memilih sertifikat digital yang diakui secara global. Lalu klik “Next”.
  6. Kemudian, centang bagian Save new recipient data to Contact list untuk menyimpan data kontak baru jika ada email yang belum terdaftar di kontak, lalu masukkan informasi penerima dokumen.
  7. Pilih tindakan yang akan dilakukan oleh penerima dokumen. Pilih Needs to sign untuk tindakan perlu menandatangani dan pilih Receives a copy untuk menerima salinan.

    Urutan penandatangan ditentukan berdasarkan urutan yang Anda tentukan pada halaman Who needs to sign? Ini, dimana nantinya pihak pada urutan pertama akan mendapat email terlebih dahulu. Dan setelah pihak pertama menandatangani dokumennya, barulah pihak kedua yang akan mendapatkan email dokumen dan begitupun seterusnya. 

  8. Anda juga dapat klik "Optional fields" untuk menambahkan informasi lainnya berupa Company, Job title, dan Address. Kemudian, klik “Add me as a recipient” untuk menambahkan Anda sebagai penerima dan “Add another recipient” untuk menambahkan penerima lainnya.
  9. Klik "Save as draft" untuk menyimpan dokumen sebagai draft dan klik "Next" untuk melanjutkan.
  10. Untuk menambahkan ematerai, klik "eMeterai" dan letakkan emeterai pada posisi yang diinginkan. 

    Apabila Anda sebagai pembuat dokumen akan menyediakan meterai, pastikan Anda sudah membeli emeterai pada menu emeterai. Namun apabila meterai disediakan oleh Signer (penandatangan), Anda tidak perlu membeli atau menyediakan meterai.

  11. Pilih tipe dokumen dan centang Provided by document maker apabila materai disediakan oleh pembuat dokumen.
  12. Untuk menambahkan tanda tangan, Anda perlu memilih subjek yang akan memberikan tanda tangan terlebih dahulu dan pilih signature atau pilih initials untuk menambahkan paraf. Lalu letakkan posisi tanda tangan atau paraf pada bagian yang diinginkan.

    Penting
    Sebagai informasi, apabila salah satu atau lebih penandatangan yang ada pada dokumen belum terverifikasi eKYC, maka pembuat dokumen akan mendapatkan informasi bahwa pembuat dokumen akan dikenakan biaya untuk saldo eKYC.
    pasted

  13. Anda dapat menambahkan Auto-fields berupa Data signed, Name dan Email, sesuai yang Anda tambahkan pada tahap Add signers.
  14. Pilih fields yang Anda inginkan dan letakkan posisi Auto-fields pada bagian yang Anda inginkan.

  15. Selanjutnya, Anda dapat mengatur Auto-fields seperti Formatting hingga posisi pada pengaturan di bagian kanan.
    Nama Fields Penjelasan
    Date signed Tanggal dokumen ditandatangani. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti:
    • Signer : Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
    • Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
    • Date settings: Untuk menyesuaikan pengaturan tanggal.
    • Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
    • Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip.
    Name Untuk memasukkan nama ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti:
    • Signer : Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
    • Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
    • Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
    • Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip.
    Email Untuk memasukkan email ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti:
    • Signer : Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
    • Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
    • Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
    • Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip.
  16. Anda juga dapat menambahkan Standar Fields yang berisikan informasi berupa Email, Phone number, Date, Currency, Numbers, Checkbox, Radio dan Text.
  17. Pilih fields yang Anda inginkan dan letakkan posisi Standard fields pada bagian yang Anda inginkan.
  18. Selanjutnya, Anda dapat mengatur Auto-fields seperti Formatting hingga posisi pada pengaturan di bagian kanan.
    Nama Fields Penjelasan
    Email Untuk memasukkan email ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti:
    • Signer: Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
    • Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
    • Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
    • Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip.
    Phone number Untuk memasukkan tanggal ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti:
    • Signer: Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
    • Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
    • Validation: Untuk menyesuaikan kode nomor telepon negara.
    • Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
    • Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip.
    Date Untuk memasukkan tanggal ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti: 
    • Signer: Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
    • Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
    • Date settings: Untuk menyesuaikan pengaturan tanggal.
    • Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
    • Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip.
    Currency Untuk memasukkan mata uang ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti:
    • Signer: Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
    • Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
    • Currency setting: Untuk pengaturan mata uang serta pemilihan penempatan simbol dalam mata uang.
    • Number setting: Anda dapat memilih untuk menggunakan koma atau titik.
    • Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
    • Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip.
    Numbers Untuk memasukkan angka ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti:
    • Signer: Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
    • Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
    • Validation: Untuk memilih kolom tersebut akan digunakan untuk angka saja, KTP atau NPWP.
    • Number format: Untuk memilih format penggunaan angka.
    • Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
    • Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip.
    Checkbox

    Untuk memasukkan checkbox ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti:

    • Signer: Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
    • Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
    • Validation: Pilih validasi tertentu selama input sesuai kebutuhan seperti Select at least, Select at most, Select exactly atau Select a range.
    • Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
    • Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip. 

    Untuk mengatur value: 

    • Toggle on akan mengaktifkan tampilan value pada dokumen atau sebaliknya.
    • Anda juga dapat mengatur value untuk setiap checkbox.
    • Untuk menambahkan checkbox, klik “Add option”.
    • Untuk memilih satu atau beberapa checkbox, klik centang pada setiap opsi.
    Radio

    Untuk memasukkan radio box ke dalam dokumen. . Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti:

    • Signer: Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
    • Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
    • Radio button values: Untuk menambahkan opsi.
    • Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
    • Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip. 

    Untuk menambahkan value:

    • Toggle on akan mengaktifkan tampilan value pada dokumen atau sebaliknya.
    • Opsi pertama akan dipilih secara default.
    • Anda dapat mengatur value untuk setiap radio.
    • Untuk menambahkan radio lainnya, klik “Add option”.
    • Untuk memilih satu atau beberapa radio, klik “check” pada setiap opsi.
    Text Untuk memasukkan text ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti:
    • Signer: Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
    • Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna)
    • Validasi: Pilih validasi tertentu pada saat input sesuai kebutuhan, seperti angka saja, huruf saja, atau tidak sama sekali, serta batasan karakter.
    • Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
    • Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip
     
  19. Centang checkbox Show QR Code, untuk menambahkan kode QR pada dokumen.
  20. Maka kode QR akan terlihat seperti berikut.
  21. Klik "Save as draft" untuk menyimpan dokumen sebagai draft dan klik "Next" untuk melanjutkan.
  22. Apabila Anda ingin mengubah nama dokumen, Anda dapat ubahnya pada kolom nama dokumen dan apabila Anda ingin mengubah lokasi penyimpanan dokumen, Anda dapat klik "Change".
  23. Klik "Save as draft" untuk menyimpan dokumen sebagai draft dan klik "Next" untuk melanjutkan.
  24. Kemudian, di sini Anda dapat melihat dan mengecek kembali siapa saja yg akan menerima dokumen. Anda dapat klik "Edit" untuk mengubah penerima dokumen.

    Sebagai informasi, apabila salah satu atau lebih penandatangan yang ada pada dokumen belum terverifikasi eKYC dan pembuat dokumen tidak memiliki kuota eKYC yang cukup atau tidak memiliki kuota untuk dokumen/eSignature/eMeterai, maka pembuat dokumen tidak dapat melanjutkan untuk mengirimkan dokumen. Pembuat dokumen dapat klik “Top Up” pada bagian eKYC quota dan proses top up ini akan langsung dibantu oleh tim Mekari Sign. Silahkan menghubungi tim Mekari Sign di sini untuk proses top up kuota eKYC.
    pasted
    Perlu diperhatikan, apabila proses top up tidak dilakukan, maka Anda tidak dapat melanjutkan ke poin selanjutnya (poin penjelasan no. 19 hingga 21).

  25. Lengkapi kolom subjek dan isi email yang akan dikirimkan ke penerima dokumen.

    - Semua dokumen Sign yang tidak ditandatangani dalam 120 hari akan expired.
    - Centang Send automatic reminders, untuk sistem mengirimkan pengingat secara otomatis kepada penerima dokumen melalui email.

    - Fitur send automatic reminders akan mengirimkan pengingat via email sebanyak 5 kali, yaitu 3 pengingat pertama akan dikirimkan pada email setiap 2 hari sekali. Lalu pengingat yang ke 4 akan dikirimkan 30 hari sebelum dokumen expired, dan pengingat yang terakhir akan dikirimkan 7 hari sebelum dokumen expired.

  26. Centang Set expiration date untuk menetapkan pengingat berakhirnya kontrak dan lengkapi informasi Effective date dan Expiration date.

    Pengingat berakhirnya kontrak akan dikirimkan sebanyak 3x. Pengingat pertama yaitu 30 hari sebelum masa kontrak berakhir, 7 hari dan pengingat ketiga yaitu 3 hari sebelum masa kontrak berakhir.

  27. Apabila semua informasi yang ingin dicantumkan ke dalam dokumen sudah lengkap, Anda dapat klik "Send document" untuk mengirimkan dokumen ke email penerima yang sudah Anda daftarkan atau klik "Save as draft" untuk menyimpan dokumen sebagai draft.
    41.png
  28. Berikut tampilan setelah dokumen berhasil terkirim.
    42.png
  29. Dan setelah itu, sistem juga akan mengirimkan email pemberitahuan secara otomatis ke email penerima dokumen seperti ini.