Pada Mekari Sign, Anda dapat mengunggah, mengesahkan serta mengirimkannya langsung ke pihak-pihak terkait. Fitur ini dapat Anda temui pada menu eSignature. Berikut langkah-langkahnya:
- Login ke Akun Mekari Sign Anda.
- Pada Menu eSignature, klik "Upload document".
Anda dapat juga dapat mengunggah dokumen melalui menu eMeterai dengan klik "Use eMeterai" dan pilih New document.
- Drag atau klik ikon "unggah" untuk mengunggah dokumen yang ingin diautentikasi.
Anda dapat mengunggah dokumen dalam bentuk format file PDF, JPG, JPEG, DOC, dan DOCX. Ukuran file maksimal yang dapat diuanggah adalah sebesar 25MB. Sebagai saran, Anda dapat gunakan format file PDF, sehingga susunan isi dari dokumen yg di unggah tetap aman, serta pastikan bahwa dokumen yang Anda unggah tidak memiliki password dan sertifikat elektronik lainnya.
- Dokumen yg berhasil terunggah akan terlihat seperti ini dan klik "Next" untuk melanjutkan.
- Kemudian, masukkan informasi penerima dokumen atau Anda dapat klik "Add me as a recipient" untuk menambahkan diri Anda sebagai penerima dokumen dan klik "Add another recipient" untuk menambahkan penerima lainnya.
- Pilih tindakan yang akan dilakukan oleh penerima dokumen. Pilih Needs to sign untuk tindakan perlu menandatangani dan pilih Receives a copy untuk menerima salinan.
- Centang set recipient order untuk mengatur urutan penandatangan. Sehingga, nantinya pihak pada urutan pertama akan mendapat email terlebih dahulu. Dan setelah pihak pertama menandatangani dokumennya, barulah pihak kedua yang akan mendapatkan email dokumen dan begitupun seterusnya. Untuk mengatur urutan penandatangan, klik ikon "titik 6" di sebelah “Name” lalu urut kan sesuai kebutuhan.
- Klik "Save as draft" untuk menyimpan dokumen sebagai draft dan klik "Next" untuk melanjutkan.
- Untuk menambahkan ematerai, klik "eMeterai" dan letakkan emeterai pada posisi yang diinginkan.
Pastikan Anda sudah membeli emeterai pada menu emeterai.
- Pilih tipe dokumen dan centang Provided by document maker apabila materai disediakan oleh pembuat dokumen.
- Untuk menambahkan tanda tangan, Anda perlu memilih subjek yang akan memberikan tanda tangan terlebih dahulu dan pilih signature atau pilih initials untuk menambahkan paraf. Lalu letakkan posisi tanda tangan atau paraf pada bagian yang diinginkan.
- Klik "Save as draft" untuk menyimpan dokumen sebagai draft dan klik "Next" untuk melanjutkan.
- Apabila Anda ingin mengubah nama dokumen, Anda dapat ubahnya pada kolom nama dokumen dan apabila Anda ingin mengubah lokasi penyimpanan dokumen, Anda dapat klik "Change".
- Klik "Save as draft" untuk menyimpan dokumen sebagai draft dan klik "Next" untuk melanjutkan.
- Kemudian, Anda akan diarahkan ke halaman review, dimana Anda dapat melihat dan mengecek kembali siapa saja yg akan menerima dokumen. Anda dapat klik "Edit" untuk mengubah penerima dokumen.
- Lengkapi kolom subjek dan isi email yang akan dikirimkan ke penerima dokumen.
- Semua dokumen eSign yang tidak ditandatangani dalam 120 hari akan expired.
- Centang Send automatic reminders, untuk sistem mengirimkan pengingat secara otomatis kepada penerima dokumen melalui email.
- Fitur send automatic reminders akan mengirimkan pengingat via email sebanyak 5 kali, yaitu 3 pengingat pertama akan dikirimkan pada email setiap 2 hari sekali. Lalu pengingat yang ke 4 akan dikirimkan 30 hari sebelum dokumen expired, dan pengingat yang terakhir akan dikirimkan 7 hari sebelum dokumen expired. - Centang Set expiration date untuk menetapkan pengingat berakhirnya kontrak dan lengkapi informasi Effective date dan Expiration date.
Pengingat berakhirnya kontrak akan dikirimkan sebanyak 3x. Pengingat pertama yaitu 30 hari sebelum masa kontrak berakhir, 7 hari dan pengingat ketiga yaitu 3 hari sebelum masa kontrak berakhir.
- Apabila semua informasi yang ingin dicantumkan ke dalam dokumen sudah lengkap, Anda dapat klik "Send document" untuk mengirimkan dokumen ke email penerima yang sudah Anda daftarkan atau klik "Save as draft" untuk menyimpan dokumen sebagai draft.
- Berikut tampilan setelah dokumen berhasil terkirim.
- Dan setelah itu, sistem juga akan mengirimkan email pemberitahuan secara otomatis ke email penerima dokumen seperti ini.
