Purchase adalah proses pembelian barang atau jasa yang dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasional atau produksi.

Fitur Purchase pada Mekari Expense dirancang untuk memudahkan dan meningkatkan efisiensi dalam melakukan pemesanan kepada vendor, sehingga proses pengelolaan pembelian menjadi lebih terstruktur dan transparan. Sebelumnya Anda perlu melakukan pengajuan Purchase terlebih dahulu. Pelajari lebih lanjut pada penjelasan berikut ini.

Penting!
Sebelum melanjutkan, pastikan Anda telah membuat workflow serta menambahkan produk untuk pembuatan Purchase dan Vendor.

Berikut pembagian akses ke Menu Purchase berdasarkan role yang tersedia:
a. Employee yang diberikan akses Purchase Request (PR) dapat melakukan pengajuan PR.
b. Employee yang memiliki role sebagai Purchase Request Approver dapat melakukan persetujuan (approval) atas PR yang diajukan.
c. Procurement Officer, Admin, dan Super Admin yang memiliki akses untuk membuat Quotation dan Purchase Order.

1. Masuk ke akun Mekari Expense Anda, lalu pilih menu “Purchasing”.
2. Lalu klik sub menu “Purchases”.
   
3. Kemudian Anda akan diarahkan ke halaman utama Purchases. Klik “Create purchase”, lalu pilih “Request” untuk membuat pengajuan.
   
4. Lalu pada halaman Create purchase request, sesuaikan Request date, Requester, Reference no., dan Urgency level.
   
   

   Keterangan:
   - Request date: tanggal pengajuan.
   - Requester: pihak yang melakukan pengajuan.
   - Reference no.: nomor acuan tambahan yang digunakan untuk menghubungkan permintaan pembelian dengan dokumen, transaksi, atau aktivitas lain yang relevan, guna mempermudah pelacakan dan referensi lintas sistem atau departemen.
   - Urgency level: tingkat prioritas yang menunjukkan seberapa cepat suatu permintaan pembelian perlu diproses.

5. Lalu tentukan Produk yang akan ditambahkan, Deskripsi (wajib diisi), Qty, Unit, Note (opsional), dan Attachment (opsional). Apabila keseluruhan data telah terisi, klik “Submit for Review”.
   

6. Selanjutnya Purchase Request yang telah dibuat akan muncul pada tab ‘Request’ yang terdapat pada halaman Purchases dengan status ‘Awaiting review’.
   

7. Pada halaman ini, Anda dapat melakukan edit pada Purchase Request dengan klik “Actions”, lalu pilih “Edit”.
   

   Harap diperhatikan bahwa Anda masih dapat melakukan edit selama status request adalah Awaiting review.

8. Apabila Anda memiliki role Super Admin dan Approver, maka Anda dapat secara otomatis melakukan Approve, Reject request, dan Request revision dengan cara klik “Actions” lalu pilih “Approve request” untuk menyetujui pengajuan, “Reject request” untuk menolak pengajuan, atau “Request revision” untuk mengajukan revisi pada request.
   

   Apabila Anda tidak memiliki peran sebagai Super Admin, Approver, dan Procurement Review, maka pilihan Approve request, Reject request, dan Request revision tidak akan muncul.

9. Untuk membatalkan request, klik “Actions” lalu pilih “Void request”.
   

Demikian cara membuat Purchase Request pada Mekari Expense. Selanjutnya pelajari terkait cara menambahkan Purchase Quote di sini.