Apa Itu Workflow di Officeless?

Workflow adalah fitur di Officeless yang memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi serangkaian tugas atau proses bisnis yang berjalan berdasarkan trigger (pemicu) dan action (aksi).

Dengan Workflow, Anda dapat membuat alur otomatis yang mengurangi pekerjaan manual, memastikan konsistensi data, dan mempercepat eksekusi tugas.

Istilah di dalam Workflow

Pada Workflow terdapat istilah seperti Triggers & Actions: Database, Call Function, Call API, Call Dedicated Job, dll. Berikut penjelasannya.

• Trigger (Pemicu Workflow)
  Trigger adalah titik awal yang membuat workflow berjalan secara otomatis. Berikut pilihan trigger block yang tersedia:

  • API Call
    Workflow dipicu oleh sistem lain yang memanggil API tertentu.
    Contoh: Aplikasi eksternal memanggil API untuk membuat order baru, lalu workflow jalan otomatis.

  • Webhook
    Workflow dijalankan ketika ada notifikasi atau event yang dikirim dari sistem lain melalui webhook (asynchronous, tidak menunggu balasan).
    Contoh: Sistem pembayaran mengirimkan webhook “pembayaran sukses”, lalu workflow update status order.

  • Function
    Workflow dipicu oleh pemanggilan fungsi/workflow internal yang sudah dibuat sebelumnya.
    Contoh: Fungsi “cek stok barang” bisa dipanggil oleh workflow lain setiap kali ada pesanan.

  • Dedicated Job
    Workflow dipicu oleh proses khusus yang berjalan di background server (biasanya untuk proses berat atau besar yang membutuhkan antrian).
    Contoh: Proses rekonsiliasi data ribuan transaksi yang dijalankan terjadwal di server khusus.

  • Scheduler
    Workflow dipicu oleh jadwal tertentu (harian, mingguan atau sesuai jam yang ditentukan).
    Contoh: Setiap jam 9 pagi sistem otomatis mengirim laporan penjualan ke email manager.

  • Form Event
    Workflow dimulai ketika ada aktivitas di form, misalnya pengguna mengisi formulir.
    Contoh: Saat user mengisi form pendaftaran, workflow otomatis menyimpan data dan mengirim email.

• Form Interaction Event
  Workflow dipicu oleh interaksi pengguna dengan form, hanya saat submit.
  Contoh: Saat user submit data, sistem akan melakukan pengecekan validasi dengan memicu workflow lain untuk memastikan hanya data valid yang akan berhasil tersimpan.

• Action (Aksi di dalam Workflow)
  Action Block adalah perintah yang dijalankan di dalam workflow setelah trigger berjalan. Berikut pilihan action block yang tersedia:

  • Data
    Memproses atau mengubah data di dalam workflow.
    Contoh: Menggabungkan nama depan + nama belakang jadi satu field “Nama Lengkap”.

  • Call Function
    Menjalankan fungsi internal yang sudah dibuat sebelumnya.
    Contoh: Memanggil fungsi khusus untuk menghitung diskon pelanggan VIP.

  • Call Dedicated Job
    Mengirim tugas ke dedicated job untuk diproses di background.
    Contoh: Mengeksekusi job besar untuk generate laporan ribuan baris tanpa membebani workflow utama.

  • Call API
    Memanggil API dari sistem eksternal untuk bertukar data.
    Contoh: Mengirim data order ke sistem logistik untuk dibuatkan resi pengiriman.

  • Script
    Menjalankan logika khusus dengan kode JavaScript.
    Contoh: Membuat perhitungan pajak otomatis atau memformat nomor dokumen.

  • Generate File (CSV & TXT)
    Membuat file otomatis dalam format CSV atau TXT dari data workflow.
    Contoh: Ekspor daftar pelanggan ke file CSV untuk laporan bulanan.

Demikian penjelasan sekilas mengenai menu Workflow di Mekari Officeless. Selanjutnya, pelajari cara menyiapkan API Endpoint, di sini.