Setelah request deposit sudah dilakukan, maka status pembayaran purchase order akan berubah menjadi Awaiting Payment, yang artinya tim Finance harus melakukan pembayaran atau pembatalan atas request tersebut. Berikut langkah-langkahnya.
A. Cara Melakukan Pembayaran Deposit
Masuk ke menu Purchasing.
Anda akan otomatis masuk ke tab Purchases.
Kemudian, pada tab Order pilih salah satu nomor order dengan status Awaiting payment dan klik “Actions” lalu pilih Create deposit payment untuk membuat pembayaran atas request deposit tersebut atau pilih Reject deposit request jika ingin menolak request tersebut.
Atau jika Anda ingin melihat detail order terlebih dahulu sebelum melalui request deposit, Anda juga dapat klik “nomor order”.
Scroll ke bagian bawah klik tombol “Actions” dan pilih Create deposit payment request.
Akan muncul pop-up berikut, pilih Account yang akan digunakan untuk pembayaran.
Pada kolom Amount in, Anda dapat mengatur pembayaran apakah ingin sesuai request atau tidak.
Atau centang Full purchase order amount untuk melakukan pembayaran full sesuai nominal yang tertera pada purchase order.
-
Jika ingin menjadwalkan pembayaran, Anda dapat mengaturnya pada kolom Payment schedule.
- Upon approval: Pembayaran otomatis dilakukan setelah adanya persetujuan (approval).
- On due date: Pembayaran dilakukan pada tenggat waktu tertentu.
- Custom date: Pembayaran dilakukan pada tanggal tertentu. Pilih Existing bank account jika ingin pembayaran dilakukan pada nomor rekening yang sudah didaftarkan sebelumnya.
Atau jika ingin menambahkan nomor rekening baru, pilih New bank account dan pilih nama bank dan tambahkan nomor rekening.
Jika detail pembayaran sudah sesuai, klik “Create payment”.
Selanjutnya, purchase order akan berstatus Awaiting approval.
B. Cara Melakukan Approval untuk Pembayaran Deposit
Kemudian, pada tab Order pilih salah satu nomor order dengan status Awaiting approval dan klik “Actions” lalu pilih Approve deposit payment untuk menyetujui pembayaran atas request deposit tersebut atau pilih Reject deposit payment jika ingin menolak request tersebut.
Status akan berubah menjadi Awaiting authorization.
C. Payment Authorization
Setelah approval dilakukan, selanjutnya Anda dapat melakukan otorisasi dan pembayaran. Berikut langkah-langkahnya.
Setelah dilakukan approval, status akan berubah menjadi Awaiting authorization dan Anda dapat klik tombol “Actions” dan pilih Authorize & pay untuk melakukan pembayaran.
-
Maka status purchase order akan berubah menjadi Awaiting disbursement.
- Saat ini, Anda dapat melakukan Disbursement secara langsung tanpa perlu menunggu proses Disbursement dari sistem Mekari Expense. Dalam hal ini, perusahaan Anda dapat secara langsung mencairkan dana pada transaksi bills terkait.
- Sebagai catatan, harap hubungi tim support kami terlebih dahulu apabila perusahaan Anda ingin melakukan proses Disbursement secara mandiri.
- Pada detail pembayaran purchase order yang disbursementnya dilakukan secara otomatis dari sistem Mekari Expense terlihat seperti ini. Jika pengajuan proses Disbursement telah disetujui, maka selanjutnya Anda dapat masuk ke detail purchase order dengan klik “nomor order”.
Pada bagian bawah klik tombol “Actions” dan pilih Mark as paid.
Pada pop up yang muncul, Anda dapat memasukkan bukti pembayaran (opsional) dan masukkan juga catatan mengenai pembayaran tersebut pada kolom yang disediakan.
Jika kolom payment notes sudah Anda isi klik “Submit”. Dan status pembayaran akan terlihat seperti ini.
Jika disbursement sudah selesai, maka status akan berubah menjadi Awaiting invoice. Dan Anda dapat melanjutkan ke tahapan pembuatan invoice atau kembali melakukan request deposit jika masih terdapat sisa pembayaran.