Pada Mekari Sign, terdapat Workspace yang berfungsi sebagai penyimpanan dokumen pada suatu perusahaan. Saat ini, Workspace dibagi menjadi 2 kategori yaitu Personal Workspace dan Team Workspace.

Personal Workspace merupakan penyimpanan pribadi yang dapat dikontrol oleh pengguna secara eksklusif terlepas dari peran apapun yang dimiliki pada perusahaan, sementara Team Workspace merupakan ruang penyimpanan bersama untuk pengguna dalam tim yang sama di perusahaan. Workspace tersebut dikelola oleh manajer tim dan admin, yang memastikan kontrol akses yang tepat.

Pada penjelasan di bawah ini, Anda akan mempelajari lebih lanjut terkait Personal Workspace dan Team Workspace.

A. Cara Membagikan Personal Workspace

Pengguna dapat memberikan akses ke Personal Workspace mereka melalui dua metode yaitu, inisiatif oleh owner dari Personal Workspace atau diminta oleh pengguna lain di perusahaan (dapat dilakukan di semua peran di perusahaan). Simak penjelasan selengkapnya berikut ini.

Inisiatif dari Personal Workspace Owner

Personal Workspace Owner dapat secara aktif berbagi akses dengan pengguna lain. Namun, tindakan ini hanya dapat dilakukan oleh peran lebih rendah ke peran yang lebih tinggi (misalnya, pengguna biasa memberikan akses ke admin atau manajer). Berikut langkah-langkahnya:

1. Masuk ke akun Mekari Sign Anda, lalu pilih menu Settings.
2. Lalu pilih tab Account dan klik “My Account”. Kemudian klik “Actions”.
   
3. Selanjutnya pilih Share my space.
   
4. Anda dapat memilih untuk berbagi Personal Workspacenya dengan pengguna lain yang memiliki peran lebih tinggi di perusahaan.
   
5. Setelah klik “Save”, sistem akan langsung mengirimkan pemberitahuan ke email-email terkait. Email tersebut menyatakan bahwa Meka Mona Ghazali sekarang dapat mengakses Personal Workspace atas nama Noble Gottlieb. Klik “User management” untuk melanjutkan.
   
6. Akses bersama juga akan tercantum di bawah bagian "Shared access" pada halaman My account milik Nobble Gottlieb.
   
7. Dari akun Meka Mona Ghazali, pengguna yang telah dibagikan aksesnya tersebut dapat beralih di antara anggota yang tersedia yang mereka akses menggunakan menu Dropdown.
   
8. Untuk kembali ke Personal Workspace Anda, klik "Back to my space".
   

Diminta oleh Pengguna Lain di Perusahaan (dapat dilakukan di semua peran di perusahaan)

1. Masuk ke menu Settings lalu pilih tab User Management dan klik “Manage user”.
2. Lalu klik “Actions” lalu pilih “Open personal space”.
   
   

   - Jika Anda tidak memiliki izin untuk mengakses Personal Workspace, maka akan diminta untuk mengajukan permintaan akses terlebih dahulu. Klik “Request access” untuk melanjutkan.
   
   - Lalu sistem akan mengirimkan ke email pengguna terkait. Pada halaman berikut klik “Back to user list”.
   
   - Selanjutnya pengguna akan memeriksa email. Jika pengguna sebagai Personal Workspace Owner memilih “Share access”, maka pengguna yang mengajukan tersebut akan memberikan akses ke Personal Workspace mereka di Mekari Sign.
   
   - Jika pengguna sebagai Personal Workspace Owner memilih "Deny access", Anda yang meminta tidak akan dapat mengakses Workspace, dan permintaan akan dibatalkan. Anda harus mengajukan permintaan baru jika mereka ingin meminta akses kembali.
   
   
   

B. Cara Hapus Orang Lain dari Ruang Kerja Pribadi

1. Masuk ke menu Settings, lalu pilih tab Account dan klik “My Account”.
   
2. Kemudian klik “Actions”, lalu pilih Share personal space.
   
3. Kemudian klik “Remove”.
   
4. Lalu akan muncul pop up informasi berikut yang menyatakan pengguna yang telah Anda bagi aksesnya akan secara otomatis terhapus aksesnya. Klik “Remove” untuk melanjutkan.
   

C. Cara Membagikan Team Workspace

Team Workspace berfungsi sebagai ruang penyimpanan bersama bagi pengguna dalam tim yang sama. Jika seorang anggota tim memilih untuk berbagi dokumen dengan tim, semua anggota akan dapat melihat dan mengunduhnya. Simak langkah-langkah berikut ini.

- Meskipun dokumen dapat dilihat oleh semua anggota tim, kemampuan untuk menandatangani atau menolak dokumen tetap diarahkan kepada penanda tangan asli.
- Anggota tim lainnya hanya dapat melihat dan mengunduh dokumen dan tidak dapat mengambil tindakan penandatanganan atas nama penanda tangan yang ditunjuk.
- Anggota tim hanya dapat melihat dan mengunduh dokumen.

- Admin tim dapat berperan sebagai member, serta melakukan manajemen pengguna untuk anggota tim.

- Manajer tim memiliki kemampuan penuh untuk mengedit tim dan bahkan menghapus tim.

1. Masuk ke menu Settings, lalu pilih tab User management dan klik “Team”.
   
2. Kemudian klik “Create team”.
   
3. Lalu isikan nama tim, deskripsi, dan pilih anggota tim.
   
   

   - Pada saat Anda klik “Add member”, sebagai pengguna yang memiliki peran sebagai admin atau pemilik perusahaan, Anda berhak membuat tim dan saat mereka membuat tim, mereka akan memiliki peran sebagai manajer tim. Tim tersebut akan memiliki tiga hierarki, yaitu Manajer tim > Admin tim > Anggota tim.

4. Kemudian Anda akan diarahkan ke daftar tim dan dapat menemukan tim yang telah mereka buat.
   

Pengguna memiliki 2 opsi untuk mengizinkan pengguna lain mengakses tim mereka yaitu diinisiasi oleh manajer tim dan diminta oleh admin lain atau oleh pemilik perusahaan karena mereka dapat melihat semua daftar tim di dalam perusahaan. Berikut penjelasan selengkapnya:
Diinisiasi oleh manajer tim

1. Pada halaman Team, pilih Actions lalu klik “View detail”.
   
2. Lalu klik “Add member”.
   
3. Lalu pilih rekan kerja mana yang ingin Anda ajak berbagi Team space. Kemudian klik “Submit”.
   
4. Rekan kerja tersebut akan didaftarkan sebagai anggota tim yang dapat mengakses dokumen tim.
   
5. Manajer tim juga dapat mengubah anggota lain menjadi admin tim dan juga menghapusnya dengan klik “Actions” lalu pilih “Remove”.
   
6. Lalu akan muncul pop up informasi berikut yang menyatakan setelah dihapus, pengguna tersebut tidak akan dapat mengakses dokumen dari tim. Klik “Remove” untuk melanjutkan.
   

Diminta oleh Pengguna Lain di Perusahaan (dapat dilakukan di semua peran di perusahaan)

1. Owner atau admin perusahaan masuk ke halaman daftar tim dan ingin mengakses tim yang bukan anggotanya dengan klik “Go to team space” dan perlu mengajukan permintaan terlebih dahulu.
   
2. Setelah pengguna tersebut meminta izin, maka manajer tim akan mendapatkan email untuk perizinan akses yang jika disetujui oleh manajer akan mengizinkan pengguna tersebut mengakses tim sebagai anggota tim, jika menolak maka pengguna tersebut masih dapat mengajukan permintaan lagi di masa mendatang.
   

D. Cara Mengajukan Akses ke Dokumen Lain

1. Anda saat ini dapat meminta akses ke dokumen apa pun yang terdapat di Mekari Sign selama Anda memiliki tautan ID dokumen. 
2. Apabila Anda tidak memiliki akses, Anda akan diminta untuk melakukan pengajuan akses yang akan dikirim ke pemilik dokumen saat ini. Dalam hal ini, pemilik dokumen dapat memberikan atau menolak akses tersebut.
   
3. Selanjutnya pengguna akan memeriksa email. Jika pengguna sebagai Personal Workspace Owner memilih “Share access”, maka pengguna yang mengajukan tersebut akan memberikan akses ke Personal Workspace mereka di Mekari Sign.
   
4. Apabila pengguna membagikan akses, akan ditampilkan tombol tindakan dokumen tersebut pada halaman All inbox mereka. Pengguna dapat klik “Actions” lalu pilih “Share”.
   
5. Lalu akan muncul pop up informasi berikut. Klik “Share” untuk membagikan akses.
   .
   
   
   

Demikian penjelasan terkait cara mengelola Workspace pada Mekari Sign. Pelajari juga terkait cara mengelola pengguna di sini.