Pada proses approval, approver hanya dapat menyetujui trip request dan trip report cash advance yang sudah dibuat. Berikut langkah-langkah approval pada trip request dan trip report pada pengajuan cash advance.
- Login ke aplikasi Mekari Expense Anda.
- Klik salah satu daftar dengan status Awaiting approval.
- Kemudian, Anda akan diarahkan pada halaman berikut. Apabila karyawan Anda sebelumnya melakukan pengajuan cash advance, maka sebelum melakukan approval, Anda dapat mengedit kembali nominal dari cash advance tersebut dengan klik ikon pensil.
- Kemudian edit nominal Approved cash advance dan isikan alasannya pada kolom yang tersedia. Lalu klik Submit.
Approver dapat menolak pengajuan cash advance dengan mengisiangka “0” pada kolom tersebut dengan disertakan alasannya.
- Klik “Approve” untuk melakukan approval pada trip request.
- Maka akan muncul notifikasi yang menyatakan bahwa cash advance yang telah disetujui akan langsung masuk ke dalam antrian pencairan dana. Klik “Continue” untuk melanjutkan.
- Apabila transaksi yang Anda buat memiliki Subcategory, maka sebelum melakukan Approval, Anda dapat melakukan edit pada transaksi yang diajukan. Klik “Actions” pada transaksi tersebut.
- Kemudian pilih “Edit request”.
- Apabila sebelumnya transaksi yang terpilih belum memiliki Subcategory, maka pada saat melakukan perubahan pada Edit request. Klik “Claims category”.
- Lalu pilih Claim category yang memiliki Subcategory.
- Selanjutnya akan muncul informasi berikut yang menyatakan bahwa Claim category yang Anda pilih tidak memiliki Subcategory dan seluruh Items akan dihapus. Dalam hal ini, Anda perlu melengkapi form reimbursement kembali. - Maka Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Kemudian pada salah satu transaksi, klik “ikon pensil” untuk mengedit salah satu transaksi.
Dalam hal ini, Transaction date tidak dapat diubah.
- Kemudian lakukan edit terhadap data yang ingin Anda ubah. Pastikan keseluruhan data telah benar, kemudian klik “Save changes”.
- Lalu Anda akan kembali pada halaman Edit cash advance request. Di sini terdapat jumlah sisa saldo dalam seminggu. Mohon perhatikan selalu jumlah saldo yang tersedia. Apabila proses perubahan data telah selesai, klik “Save changes” kembali.
- Selanjutnya klik “Approve request” untuk menyetujui pengajuan reimbursement.
- Setelah Anda telah menyetujui trip request akan muncul pop up yang menyatakan trip request telah berhasil disetujui.