Selain menjadi perwakilan untuk pengajuan reimbursement, Anda juga dapat dapat menjadi perwakilan yang memegang peran Admin/Super Admin untuk melakukan pengajuan cash advance karyawan pada perusahaan Anda. Terdapat 2 tindakan yang dapat Anda lakukan untuk melakukan pengajuan cash advance, yaitu pengunggahan laporan pengajuan dan pengumpulan settlement report. Untuk dapat melakukannya, ikuti langkah-langkah berikut.
A. Cara Mengunggah Laporan Pengajuan Cash Advance
- Masuk ke menu Transactions.
- Kemudian pilih tab Claims dan klik “Submit claims”.
- Selanjutnya klik “Cash advance”.
- Anda akan diarahkan pada halaman berikut. Klik “Download template” untuk mengunduh template yang telah disediakan.
- Apabila Anda sudah selesai mengunduh template, maka akan muncul tampilan berikut.
- Anda wajib mengisi data Requestor Employee Code, Transaction Date, Amount, serta Description. - Setelah mengisi data, Anda dapat mengunggah data tersebut dalam bentuk format CSV dengan ukuran file maksimal 5 MB.
- Selanjutnya klik “Submit”.
- Apabila pengunggahan data berhasil, maka akan muncul sebuah notifikasi pada Update log.
- Setelah Anda klik “Upload log”, Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Kemudian status pada transaksi Anda akan berubah menjadi “Processing”.
- Apabila status transaksi Anda adalah Failed, maka pengajuan Cash advance yang Anda unggah sebelumnya telah gagal. Anda dapat klik “View details” untuk melihat detail transaksinya.
- Selanjutnya, ulangi kembali proses pengisian data pada dokumen dan pastikan data yang Anda isi sudah benar. Kemudian, unggah kembali data tersebut. - Setelah data berhasil diunggah, maka status pengajuan cash advance akan berubah menjadi Awaiting review. Kemudian, klik “View details” untuk meninjau detail transaksi tersebut lebih lanjut.
- Selanjutnya, akan ditampilkan kembali data yang terdiri dari Employee ID, Transaction date, Vendor, serta Amount. Sebagai Admin, Anda wajib mengisi kolom Claim category, Attachment, dan Note yang sebelumnya telah diassign pada karyawan.
- Apabila Anda klik “Add attachment”, maka akan muncul tampilan yang mengarahkan Anda untuk mengunggah file terkait kategori claims. Anda hanya dapat mengunggah maksimal 5 file dengan ukuran maksimal 5 MB. Kemudian, klik “Submit”.
- Apabila nominal uang yang diserahkan tersebut melebihi jumlah sisa limit, maka Anda perlu menghapus data tersebut dengan klik ikon strip dan menyesuaikan kembali nominal uang tersebut dengan melakukan edit data pada file CSV. Ulangi proses pengisian dan pengunggahan data dan pastikan keseluruhan data telah benar. - Pastika keseluruhan data sudah benar. Kemudian, klik “Submit”.
- Maka status pengajuan cash advance Anda akan berubah menjadi Completed yang menandakan bahwa pengajuan tersebut telah berhasil dilakukan.
- Anda dapat melihat detail pengajuan cash advance yang telah berhasil tersebut dengan klik “View details”. Kemudian tampilan berikut akan muncul.
- Data yang sudah berstatus Completed tidak dapat diedit kembali.
- Setelah disubmit kepada karyawan yang bersangkutan, maka karyawan tersebut akan menerima informasi terkait pengajuan ini pada mobile Mekari Expense.
B. Cara Submit Settlement Report pada Cash Advance
- Sebagai Admin/Super Admin, Anda juga dapat melakukan submit pada settlement report setelah melakukan pengajuan cash advance karyawan. Apabila data pengajuan cash advance telah berhasil diunggah, maka data tersebut akan muncul pada halaman berikut dan statusnya akan berubah menjadi Awaiting settlement. Klik “Action” untuk melanjutkan.
- Kemudian klik “Submit settlement report”.
- Selanjutnya, isikan data yang terdiri Receipt amount, Vendor, Receipt, dan Description.
- Keseluruhan data wajib diisi.
- Anda dapat mengunggah maksimal 5 receipt. - Kemudian klik “Submit”.
Setelah disubmit kepada karyawan yang bersangkutan, maka karyawan tersebut akan menerima informasi terkait pengajuan ini pada mobile Mekari Expense.