Setelah menggunakan Virtual card number, sebagai karyawan, Anda juga perlu mengunggah bukti transaksi yang telah dibuat. Bukti transaksi tersebut nantinya akan disetujui oleh Admin/Super Admin pada perusahaan Anda. Berikut langkah-langkahnya.
- Masuk ke menu Card.
- Maka tampilan Virtual corporate card akan terlihat seperti berikut.
No Nama Fitur Penjelasan All Expenses Tampilan keseluruhan pengeluaran. Terdapat filter bulan dan tahun untuk mencari data transaksi pada bulan dan tahun tertentu. Total Spent Jumlah yang dibelanjakan. Riwayat Transaksi Detail riwayat transaksi yang telah dilakukan. - Terdapat beberapa aktivitas yang dapat Anda lakukan pada transaksi Virtual Corporate Card:
A. Mengunggah Bukti Transaksi
- Klik “View” pada notifikasi berikut.
|
- Berdasarkan contoh gambar diatas, terdapat informasi yang menyatakan 1 transaction requires a receipt, yang artinya terdapat 1 transaksi yang belum diunggah bukti transaksinya.
- Anda juga dapat klik notifikasi dengan ikon “tanda seru” untuk dapat melihat detail transaksi yang belum diunggah.
- Anda tetap bisa mengirimkan bukti transaksi apabila Virtual Corporate card Anda sudah tidak aktif. Pilih “My card”, kemudian klik notifikasi berikut untuk melihat transaksi yang belum diunggah pada kartu yang sudah tidak aktif tersebut. - Kemudian, Anda akan diarahkan ke halaman daftar transaksi yang belum diunggah bukti transaksinya. Pilih bukti transaksi yang belum diunggah.
- Klik “Submit receipt” untuk melanjutkan.
Status bukti transaksi Anda sebelum diunggah adalah Awaiting receipt yang menandakan bahwa bukti transaksi belum terunggah.
- Lalu pilih Category, unggah bukti transaksi, serta isikan Note pada tampilan berikut. Selanjutnya klik “Submit”.
- Expense category berisi kategori-kategori yang telah dibuat sebelumnya oleh Admin/Super Admin sebagai kebijakan untuk Anda dalam melakukan transaksi.
- Anda dapat mengunggah maksimal 5 file bukti transaksi dengan ukuran 5 MB
- Seluruh data wajib diisi. - Setelah bukti transaksi diunggah, status pada transaksi Anda akan berubah menjadi Awaiting review yang berarti bukti transaksi Anda akan sedang ditinjau oleh Admin/Super Admin. Selama proses tersebut, Anda dapat kembali mengedit dan mengubah Expense category, Upload receipt, serta Note dengan klik “Edit receipt”.
- Apabila bukti transaksi Anda telah berhasil disetujui oleh Admin/Super Admin, maka akan muncul tampilan berikut dan status pada transaksi Anda akan berubah menjadi Approved.
B. Memperbaiki Transaksi yang Direvisi oleh Approval
- Apabila Admin yang mereview melihat adanya ketidaksesuaian pada pengisian Expense category, Upload receipt, dan Note, maka status pada transaksi Anda akan berubah menjadi Awaiting revision yang menandakan Anda harus mengunggah kembali bukti transaksi. Anda dapat “Submit receipt revision” untuk memulai proses revisi.
Sebelumnya pada halaman utama, Anda akan kembali melihat notifikasi dan ikon “tanda seru” yang menandakan bahwa bukti transaksi Anda belum terunggah.
- Lalu isikan kembali data bukti transaksi berupa Expense category, Upload receipt, dan Note.
- Pastikan keseluruhan data telah terisi dengan benar dan klik “Submit”. Maka status transaksi akan kembali berubah menjadi Awaiting Review.
- Kemudian apabila keseluruhan data bukti transaksi telah disetujui oleh pihak Admin/Super Admin maka status pada bukti transaksi Anda akan berubah menjadi Approved