Setelah membuat template dokumen, selanjutnya Anda dapat mengirimkan dokumen menggunakan template tersebut. Anda dapat mengirimkan dokumen hingga ke beberapa penerima sekaligus.
Berikut langkah-langkahnya:
- Masuk ke menu Template.
- Klik “Action” pada dokumen yang ingin Anda buat lalu pilih Create document.
- Tambahkan kontak penerima dengan memilih nama yang tersimpan di Contact pada kolom Penerima Kuasa.
- Jika sudah semua penerima sudah diisi, klik “Next” untuk melanjutkan.
- Anda juga dapat klik “Add recipient” untuk menambahkan penerima copy dokumen. Sebagai informasi, action button tidak dapat di klik, dan apabila Anda ingin mengubahnya, Anda dapat lakukan dengan modifikasi template dokumen.
- Kemudian, Anda dapat menggeser titik enam di bagian kiri, untuk mengubah urutan pihak yang akan menerima email, dimana urutan pertama, akan menerima email terlebih dahulu, lalu setelah pihak pertama menandatangani dokumen, barulah pihak kedua akan menerima email. - Selanjutnya, masukkan nama dokumen dan pilih folder tempat Anda menyimpan dokumen tersebut. Dan klik “Next”.
- Anda akan masuk ke halaman Review and Send, di sini Anda dapat mengubah penerima atau menambahkan penerima copy dengan klik “Edit”.
- Anda juga dapat menambahkan subject dan pesan email di luar subject dan pesan email yang sudah ditentukan sebelumnya.
Subject dan isi body email akan terisi otomatis apabila pada template yang Anda buat sudah terisi juga.
- Centang “Send automatic reminders” agar penerima dokumen mendapatkan reminder melalui email terkait surat yang perlu ditandatangani.
- Fitur send automatic reminders akan mengirimkan pengingat via email sebanyak 5 kali, yaitu 3 pengingat pertama akan dikirimkan pada email setiap 2 hari sekali. Lalu pengingat yang ke 4 akan dikirimkan 30 hari sebelum dokumen expired, dan pengingat yang terakhir akan dikirimkan 7 hari sebelum dokumen expired.
- Centang “Set your contract date” jika surat Anda memiliki tanggal kadaluarsa. Lalu tetapkan tanggal efektif dan tanggal kadaluarsa surat tersebut. - Klik “Send document” untuk mengirimkan dokumen.
- Sebagai informasi, apabila salah satu atau lebih penandatangan yang ada pada dokumen belum terverifikasi eKYC dan pembuat dokumen tidak memiliki kuota eKYC yang cukup atau tidak memiliki kuota untuk dokumen/eSignature/eMeterai, maka pembuat dokumen tidak dapat melanjutkan untuk mengirimkan dokumen. Pembuat dokumen dapat klik “Top Up” pada bagian eKYC quota dan proses top up ini akan langsung dibantu oleh tim Mekari Sign. Silahkan menghubungi tim Mekari Sign di sini untuk proses top up kuota eKYC.
- Perlu diperhatikan, apabila proses top up tidak dilakukan, Anda tidak dapat melanjutkan ke poin selanjutnya. - Maka email yang diterima oleh penerima dokumen/penandatangan akan terlihat seperti ini. Dan penandatangan dapat mengklik “Review & sign” untuk melihat serta menandatangani dokumen.