Pada Mekari Sign, Anda dapat membuat template dokumen. Template tersebut dapat Anda gunakan untuk membuat signing dokumen yang memiliki template penulisan yang sama tanpa harus membuat dokumen berulang kali, sehingga makin mempermudah Anda untuk mengelola dokumen. Berikut langkah-langkahnya:
- Masuk ke menu Template.
- Untuk membuat template, Anda dapat klik “Create template”.
- Kemudian klik “Browse” untuk mengunggah file. Dan klik “Next” untuk melanjutkan.
- Centang “Sign using global signature…”, jika ingin menandatangani dokumen dengan sertifikat yang diakui secara global. Lalu klik “Next”.
- Klik “Add signer” untuk menambahkan penandatangan.
- Kemudian akan muncul pop up Add signer, di sini Anda bisa memasukkan peran dari penandatangan/penerima dokumen. Misalnya, pemberi kuasa, perwakilan hukum, dan sebagainya.
- Anda juga dapat menambahkan penandatangan lain dengan klik “Add another signer”.
- Anda dapat menambahkan hingga 25 penandatangan. - Pilih tindakan yang akan dilakukan oleh penandatangan/penerima dokumen. Pilih Needs to sign untuk tindakan perlu menandatangani dan pilih Receives a copy untuk menerima salinan.
- Jika sudah, klik “Save”.
- Untuk menambahkan tanda tangan/paraf/eMeterai, Anda perlu memilih role atau peran yang akan memberikan tanda tangan/initials/eMeterai terlebih dahulu.
- Kemudian pilih jenis Signature (signature/initials) yang ingin Anda berikan dan letakkan posisi tanda tangan/paraf pada bagian yang diinginkan.
- Anda dapat menambahkan Auto-fields berupa Data signed, Name, Email dan Company.
Nama Fields Penjelasan Date signed Tanggal dokumen ditandatangani. Name Untuk memasukkan nama ke dalam dokumen. Email Untuk memasukkan email ke dalam dokumen. Company Untuk memasukkan nama perusahaan ke dalam dokumen. -
Selanjutnya, Anda dapat mengatur Auto-fields seperti font size pada pengaturan di bagian kanan.
- Anda juga dapat menambahkan Standard Fields yang berisikan informasi berupa Email, Phone number, Date, Currency, Numbers, Checkbox, Radio dan Text.
- Pilih fields dan letakkan posisi Standard fields pada bagian yang Anda inginkan.
- Anda juga dapat mengatur Standard Fields yang dipilih pada pengaturan di bagian kanan.
Nama Fields Penjelasan Email Untuk memasukkan email ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti: - Signer: Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
- Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
- Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
- Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip.
Phone number Untuk memasukkan tanggal ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti: - Signer : Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
- Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
- Validation: Untuk menyesuaikan kode nomor telepon negara.
- Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
- Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip.
Date Untuk memasukkan tanggal ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti: - Signer: Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
- Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
- Date settings: Untuk menyesuaikan pengaturan tanggal.
- Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
- Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip.
Currency Untuk memasukkan mata uang ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti: - Signer: Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
- Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
- Currency setting: Untuk pengaturan mata uang serta pemilihan penempatan simbol dalam mata uang.
- Number setting: Anda dapat memilih untuk menggunakan koma atau titik.
- Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
- Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip.
Numbers Untuk memasukkan angka ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti: - Signer: Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
- Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
- Validation: Untuk memilih kolom tersebut akan digunakan untuk angka saja, KTP atau NPWP.
- Number format: Untuk memilih format penggunaan angka.
- Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
- Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip.
Checkbox Untuk memasukkan checkbox ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti:
- Signer: Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
- Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
- Validation: Pilih validasi tertentu selama input sesuai kebutuhan seperti Select at least, Select at most, Select exactly atau Select a range.
- Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
- Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip.
Untuk mengatur value:
- Toggle on akan mengaktifkan tampilan value pada dokumen atau sebaliknya.
- Anda juga dapat mengatur value untuk setiap checkbox.
- Untuk menambahkan checkbox, klik “Add option”.
- Untuk memilih satu atau beberapa checkbox, klik centang pada setiap opsi.
Radio Untuk memasukkan radio box ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti:
- Signer: Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
- Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna).
- Radio button values: Untuk menambahkan opsi.
- Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
- Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip.
Untuk menambahkan value:
- Toggle on akan mengaktifkan tampilan value pada dokumen atau sebaliknya.
- Opsi pertama akan dipilih secara default.
- Anda dapat mengatur value untuk setiap radio.
- Untuk menambahkan radio lainnya, klik “Add option”.
- Untuk memilih satu atau beberapa radio, klik “check” pada setiap opsi.
Text Untuk memasukkan text ke dalam dokumen. Anda juga dapat mengubah pengaturan seperti: - Signer: Menyesuaikan untuk siapa kolom tersebut ditujukan.
- Formatting: Menyesuaikan gaya font (jenis, ukuran, gaya dan warna)
- Validasi: Pilih validasi tertentu pada saat input sesuai kebutuhan, seperti angka saja, huruf saja, atau tidak sama sekali, serta batasan karakter.
- Placeholder text: Digunakan sebagai placeholder atau contoh untuk memandu pengguna sebelum mengisinya.
- Helper tooltip: Anda dapat memanfaatkan tooltips untuk memberikan penjelasan lebih detail. Pengguna dapat mengarahkan kursor ke bidang untuk melihat tooltip
- Kemudian, klik “Next” untuk masuk ke halaman berikutnya.
- Masukkan nama template pada kolom Template name.
- Pilih kategori dokumen pada kolom Document category.
- Dan pilih di folder mana Anda akan menyimpan dokumen tersebut.
- Lalu klik “Next”.
- Review kembali informasi template dokumen yang telah Anda buat dan jika terdapat ketidaksesuaian, klik “Edit”.
- Kemudian isikan subject dan pesan email pada kolom yang tersedia. Subject dan pesan email ini akan ter-apply ketika template digunakan untuk pembuatan dokumen, di tahap Review and save
- Centang “Send automatic reminders” jika Anda ingin penerima email mendapatkan reminder mengenai surat yang akan ditandatangani.
- Fitur send automatic reminders akan mengirimkan pengingat via email sebanyak 5 kali, yaitu 3 pengingat pertama akan dikirimkan pada email setiap 2 hari sekali. Lalu pengingat yang ke 4 akan dikirimkan 30 hari sebelum dokumen expired, dan pengingat yang terakhir akan dikirimkan 7 hari sebelum dokumen expired.
- Reminder akan berjalan ketika template sudah dijadikan dokumen dan sudah siap dikirim. - Jika semua sudah sesuai klik “Create template”.
- Maka template sudah berhasil terbuat.
- Anda dapat klik “Actions” untuk melakukan tindakan terhadap template dokumen.
- Create document: Membuat dan mengirimkan dokumen.
- Preview template: Melihat preview dari template yang dibuat.
- Edit: Mengubah template.
- Move: Memindahkan template ke folder yang lain.
- Delete: Menghapus template.