Bagaimana Cara Membuat Template Dokumen pada Mekari Sign

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Pada Mekari Sign, Anda dapat membuat template dokumen. Template tersebut dapat Anda gunakan untuk membuat signing dokumen yang memiliki template penulisan yang sama tanpa harus membuat dokumen berulang kali, sehingga makin mempermudah Anda untuk mengelola dokumen. Berikut langkah-langkahnya:

  1. Masuk ke menu Template.
  2. Untuk membuat template, Anda dapat klik “Create template”.
    pasted
  3. Kemudian klik “Browse” untuk mengunggah file. Dan klik “Next” untuk melanjutkan.
    pasted
  4. Klik “Add signer” untuk menambahkan penandatangan.
    pasted
  5. Kemudian akan muncul pop up Add signer, di sini Anda bisa memasukkan peran dari penandatangan/penerima dokumen. Misalnya, pemberi kuasa, perwakilan hukum, dan sebagainya.
    pasted

    - Anda juga dapat menambahkan penandatangan lain dengan klik “Add another signer”.
    - Anda dapat menambahkan hingga 25 penandatangan.

  6. Pilih tindakan yang akan dilakukan oleh penandatangan/penerima dokumen. Pilih Needs to sign untuk tindakan perlu menandatangani dan pilih Receives a copy untuk menerima salinan.
    pasted
  7. Jika sudah, klik “Save”.
  8. Untuk menambahkan tanda tangan/paraf/eMeterai, Anda perlu memilih role atau peran  yang akan memberikan tanda tangan/initials/eMeterai terlebih dahulu.
    pasted
  9. Kemudian pilih jenis Signature (signature/initials) yang ingin Anda berikan dan letakkan posisi tanda tangan/paraf pada bagian yang diinginkan.
    pasted
  10. Kemudian, klik “Next” untuk masuk ke halaman berikutnya.
  11. Masukkan nama template pada kolom Template name.
    pasted
  12. Pilih kategori dokumen pada kolom Document category.
    pasted
  13. Dan pilih di folder mana Anda akan menyimpan dokumen tersebut.
    pasted
  14. Lalu klik “Next”.
  15. Review kembali informasi template dokumen yang telah Anda buat dan jika terdapat ketidaksesuaian, klik “Edit”.
    pasted
  16. Kemudian isikan subject dan pesan email pada kolom yang tersedia. Subject dan pesan email ini akan ter-apply ketika template digunakan untuk pembuatan dokumen, di tahap Review and save
    pasted

    - Centang “Send automatic reminders” jika Anda ingin penerima email mendapatkan reminder mengenai surat yang akan ditandatangani.
    - Fitur send automatic reminders akan mengirimkan pengingat via email sebanyak 5 kali, yaitu 3 pengingat pertama akan dikirimkan pada email setiap 2 hari sekali. Lalu pengingat yang ke 4 akan dikirimkan 30 hari sebelum dokumen expired, dan pengingat yang terakhir akan dikirimkan 7 hari sebelum dokumen expired.
    - Reminder akan berjalan ketika template sudah dijadikan dokumen dan sudah siap dikirim.

  17. Jika semua sudah sesuai klik “Create template”.
  18. Maka template sudah berhasil terbuat.
    pasted
  19. Anda dapat klik “Actions” untuk melakukan tindakan terhadap template dokumen.
    pasted

    - Create document: Membuat dan mengirimkan dokumen.
    - Preview template: Melihat preview dari template yang dibuat.
    - Edit: Mengubah template.
    - Move: Memindahkan template ke folder yang lain.
    - Delete: Menghapus template.