Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Penggunaan Fitur User Management pada Mekari Sign

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Pada Mekari Sign, Anda dapat mengundang pengguna lain ke dalam akun Perusahaan Anda, sehingga Anda dan tim dapat berbagi akses dokumen dengan mudah. Terdapat 2 akses, yaitu sebagai Owner dan Admin

Dengan mengundang pengguna lain ke dalam akun Perusahaan Anda, artinya Anda mengizinkan data dokumen, kontak serta meterai dari akun pengguna lain yang Anda undang akan bergabung dengan data dokumen Anda. Namun Anda tidak perlu khawatir, karena akses data dari dokumen akan bergantung pada wewenang yang diberikan, berikut penjelasannya:

  Owner Admin
Jumlah akses Hanya ada satu Dapat lebih dari satu
Tindakan yang dapat dilakukan

- Dapat melakukan transfer owner ke pengguna lain
- Mengundang pengguna lain
- Menetapkan akses untuk pengguna lain
- Menonaktifkan akses pengguna lain
- Mengaktifkan akses pengguna lain

- Mengundang pengguna lain
- Menetapkan akses untuk pengguna lain
- Menonaktifkan akses pengguna lain
- Mengaktifkan akses pengguna lain

Wewenang pengguna

- Dapat mengakses semua menu
- Dapat mengakses informasi detail dari semua dokumen

- Dapat mengakses semua menu
- Akses informasi detail dari dokumen dapat diakses, apabila Admin diassign sebagai penandatangan atau penerima copy pada dokumen tersebut

Penjelasan tampilan menu Document, eMeterai dan Contact setelah Anda dan tim (pengguna lain) berbagi akses dokumen:

A. Tampilan Menu Document

Pada Menu Document, semua daftar dokumen serta folder dokumen dapat dilihat oleh semua pengguna. Owner dapat mengakses semua dokumen secara detail, sedangkan untuk Admin hanya dapat mengakses dokumen secara detail, apabila memiliki wewenang tertentu. Berikut penjelasannya:

  Owner Admin
Memiliki akses dokumen sebagai penandatangan (Need to sign) dan penerima copy (Receives a copy)

- Dapat memberikan tanda tangan (apabila di assign sebagai signer) 
- Dapat melakukan tindakan (move, delete, sign, void, download, resend, preview document)

- Dapat memberikan tanda tangan (apabila di assign sebagai signer) 
- Dapat melakukan tindakan (move, delete, sign, void, download, resend, preview document)

Tidak memiliki akses dokumen sebagai penandatangan (Need to sign) dan penerima copy (Receives a copy)

- Dapat mengakses informasi detail dari semua dokumen
- Dapat melakukan tindakan (move, delete void, download, resend, preview document)

- Hanya dapat melihat informasi dasar dokumen (Reference ID, tanggal dibuat dan dikirimkannya dokumen, serta status dokumen)

Apabila dokumen masih dalam bentuk draft, baik dokumen draft yang belum atau yang sudah dihapus, hanya dapat diakses oleh pemilik dokumen itu sendiri (tidak dapat diakses oleh pengguna lain).

B. Tampilan Menu eMeterai

Pada Menu eMeterai, akan ditampilkan informasi jumlah meterai yang tergabung dan jumlah meterai yang digunakan, serta akan ditampilkan juga detail siapa saja yang menggunakan emeterai tersebut, nama dokumen dan juga tanggal digunakannya meterai.
Screenshot_2023-03-01_at_21.21.39.png

C. Tampilan Menu Contact

Pada Menu Contact, Anda akan melihat daftar kontak yang Anda miliki dan daftar kontak dari pengguna lain akan tergabung di dalam akun Sign Anda, berikut ketentuannya:

Nama sama? Email sama? Nomor telepon sama? Kontak yang terbuat dalam akun
Akan tergabung menjadi satu nama kontak
x Akan tersimpan sebagai kontak yang berbeda
x Akan tersimpan sebagai kontak yang berbeda
x x Akan tersimpan sebagai kontak yang berbeda
x Akan tergabung menjadi satu nama kontak
x x Akan tersimpan sebagai kontak yang berbeda
x x Akan tersimpan sebagai kontak yang berbeda