Pencarian

Bagaimana Cara Membuat Custom Workflow [Claims]

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Pada menu Workflow di bagian Settings Mekari Expense, role Admin/superadmin dapat dapat mengatur serangkaian workflow secara custom berdasarkan jumlahnya. Pada menu ini, Anda dapat mengatur approval berdasarkan departemen dan/atau cabang, jenis transaksi, dan kategori kebijakan secara custom. 

Penting
Pastikan Anda telah membaca dan memahami Overview Menu Workflow sebelum memulai mempelajari panduan ini.

Sebelumnya Anda dapat mempelajari tentang:
[Blog] Mengenal dasar-dasar dari workflow dari Flowchart dan Kegunaannya untuk Bisnis

Berikut panduan cara membuat Custom Workflow.

  1. Pilih menu Workflow dan klik Custom. Lalu, klik “Create custom workflow”.
    31.png
  2. Maka, halaman Create custom workflow muncul pada layar Anda. Isi kolom - kolom yang kosong pada Step 1: Workflow criteria.
    32.png
    Keterangan:

    No.

    Nama Kolom

    Deskripsi

    1.

    Basic info

    Isikan nama workflow pada kolom kosong yang tersedia.

    2.

    Select transaction type

    Anda dapat memilih 3 (tiga) pilihan tipe transaksi:

    • All type: Semua tipe transaksi
    • Reimbursement: Tipe transaksi reimbursement saja
    • Cash advance: Tipe transaksi cash advance saja

    3.

    Add member

    Pada Organization dan Branch, terdapat pilihan yang tersedia di masing dropdown. Pilih satu pada masing - masing kolom atau tambahkan member dengan klik “+Add member”.

    4.

    Select category

    Pilih salah satu Category Policy.

  3. Kemudian, pilih “Continue” untuk lanjut ke Step 2: Approval rule.
    33.png
  4. Pilih “+Add approval rule”.
    34.png
  5. Isikan batas maksimal jumlah transaksi sesuai keinginan Anda pada If amount is up to. Anda juga dapat mengatur batas maksimal sesuai policy dengan mencentang checkbox Maximum limit.
    35.png
  6. Anda dapat memilih Need approval atau No need approval.
    36.png
    A. Need approval: Anda dapat memilih Need approval untuk memberikan approval atau tingkatan approval pada workflow. Dropdown berikut akan muncul saat Anda memilih Need approval.
    37.png

    Keterangan:

    No.

    Nama Tombol

    Deskripsi

    1.

    Delete Step

    Tombol untuk menghapus step yang telah dibuat. Tombol ini bisa digunakan saat step sudah menjadi 2 tingkat dan seterusnya.

    2.

    Select Approver

    Tombol dropdown untuk memilih approver.

    3.

    Delete Approver

    Tombol untuk menghapus approver yang telah dipilih.

    4.

    +Add backup approver

    Tombol untuk menambahkan approver cadangan.

    5.

    +Add step

    Tombol untuk menambahkan step, sehingga proses approval menjadi berlapis. 

    B. No need approval: Pilih No need approval, apabila pengajuan transaksi tidak membutuhkan approval sama sekali.
  7. Klik “Add”.
    38.png
  8. Maka, Anda dapat melihat tampilan seperti berikut. Anda dapat menambahkan approval layer dengan klik “Add approval layer”, mengubah (edit) atau menghapus (delete) approval layer dengan klik “Action”. Klik, “Finish” jika workflow sudah selesai dirancang.
    39.png
  9. Workflow telah selesai dibuat. Anda dapat melihat semua workflow yang telah selesai dibuat pada tampilan awal Workflow.
    40.png

    Anda dapat melakukan Edit dan Delete workflow dengan klik dropdown “Actions” pada daftar yang ingin Anda ubah atau hapus.
    - Workflow tidak dapat dihapus apabila ada on going request yang belum di approve.
    - Workflow yang telah di ubah (edit) akan berlaku untuk request yang baru setelah workflow diubah, dan tidak berlaku untuk workflow yang sedang dalam proses request.

Demikian adalah panduan cara membuat custom workflow pada Mekari Expense.