Pada menu Workflow di bagian Settings Mekari Expense, role Admin/superadmin dapat dapat mengatur serangkaian workflow pada proses Reimbursement dan Cash Advance berdasarkan jumlahnya. Pada menu ini, Anda dapat mengatur, mengedit, dan menghapus alur approval Reimbursement atau Cash Advance.
Penting
Pastikan Anda telah membaca dan memahami Overview Menu Workflow sebelum memulai mempelajari panduan ini.
Sebelumnya Anda dapat mempelajari tentang:
[Blog] Mengenal dasar-dasar workflow dari Flowchart dan Kegunaannya untuk Bisnis
Berikut adalah panduan cara membuat workflow reimbursement dan cash advance.
A. Workflow Reimbursement
-
Masuk ke menu Workflow dan klik tab "Claims".
- Kemudian pilih tab "Reimbursement". Lalu klik “Create workflow”.
-
Isikan batas maksimal jumlah reimbursement sesuai keinginan Anda pada If amount is up to. Anda juga dapat mengatur batas maksimal sesuai policy dengan mencentang checkbox Maximum limit.
-
Anda dapat memilih Need approval atau No need approval.
A. Need approval: Anda dapat memilih Need approval untuk memberikan approval atau tingkatan approval pada workflow reimbursement. Dropdown berikut akan muncul saat Anda memilih Need approval.
Keterangan:No.
Nama Tombol Deskripsi 1
Delete Step Tombol untuk menghapus step yang telah dibuat. Tombol ini bisa digunakan saat step sudah menjadi 2 tingkat dan seterusnya. 2
Jenis Approval Tombol untuk memilih approval (peran yang akan menyetujui workflow) yang terdiri dari Approval line dan Employee. 3
Select Approver Tombol dropdown untuk memilih approver. 4
Delete Approver Tombol untuk menghapus approver yang telah dipilih. 5
+Add backup approver Tombol untuk menambahkan approver cadangan. 6
+Add step Tombol untuk menambahkan step, sehingga proses approval menjadi berlapis. B. No need approval: Pilih No need approval, apabila pengajuan reimbursement tidak membutuhkan approval sama sekali.
-
Kemudian, pilih “Save”.
-
Maka, Anda dapat melihat Workflow Reimbursement tersebut di dalam daftar halaman awal Workflow Reimbursement dengan urutan berdasarkan amount.
Anda dapat melakukan Edit dan Delete workflow dengan klik dropdown “Actions” pada daftar yang ingin Anda ubah atau hapus.
- Workflow tidak dapat dihapus apabila ada on going request yang belum di approve.
- Workflow yang telah di ubah (edit) akan berlaku untuk request yang baru setelah workflow diubah, dan tidak berlaku untuk workflow yang sedang dalam proses request.
B. Workflow Cash Advance
-
Masuk ke menu Workflow dan klik tab "Claims".
- Kemudian pilih tab "Cash advance". Lalu klik “Create workflow”.
-
Isikan batas maksimal jumlah cash advance sesuai keinginan Anda pada If amount is up to. Anda juga dapat mengatur batas maksimal sesuai policy dengan mencentang checkbox Maximum limit.
-
Anda dapat memilih Need approval atau No need approval.
A. Need approval: Anda dapat memilih Need approval untuk memberikan approval atau tingkatan approval pada workflow cash advance. Dropdown berikut akan muncul saat Anda memilih Need approval.
Keterangan:
No.
Nama Tombol Deskripsi 1
Delete Step Tombol untuk menghapus step yang telah dibuat. Tombol ini bisa digunakan saat step sudah menjadi 2 tingkat dan seterusnya. 2
Jenis Approval Tombol untuk memilih approval (peran yang akan menyetujui workflow) yang terdiri dari Approval line dan Employee. 3
Select Approver Tombol dropdown untuk memilih approver. 4
Delete Approver Tombol untuk menghapus approver yang telah dipilih. 5
+Add backup approver Tombol untuk menambahkan approver cadangan. B. No need approval: Pilih No need approval, apabila pengajuan cash advance tidak membutuhkan approval sama sekali.
- Kemudian, pilih “Save”.
-
Maka, Anda dapat melihat Workflow Cash Advance tersebut di dalam daftar halaman awal Workflow Cash Advance dengan urutan berdasarkan amount.
Anda dapat melakukan Edit dan Delete workflow dengan klik dropdown “Actions” pada daftar yang ingin Anda ubah atau hapus.
- Workflow tidak dapat dihapus apabila ada on going request yang belum di approve.
- Workflow yang telah di ubah (edit) akan berlaku untuk request yang baru setelah workflow diubah, dan tidak berlaku untuk workflow yang sedang dalam proses request.
Demikian adalah panduan cara membuat workflow pada Mekari Expense.