Setelah dokumen transaksi berhasil diunggah, maka langkah selanjutnya adalah melakukan proses validasi yang hanya dapat dilakukan langsung oleh peran “Partner” atau User yang tidak memiliki Partner. Terdapat 2 jenis dokumen transaksi yang dapat divalidasi yaitu Purchase document dan Expense document. Berikut langkah-langkahnya.
A. Purchase Document
- Pada salah satu dokumen dengan status Awaiting processing klik “View details”.
- Lalu pilih “Validate”.
- Maka Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Dalam hal ini, Anda wajib melengkapi data berupa nama vendor, email, Billing address, shipment date, shipment method, transaction date, due date, serta warehouse berdasarkan data yang tertera pada invoice atau receipt.
- Selain itu, Anda juga dapat melakukan validasi data terhadap nama product, description, qty, units, unit price, discount, serta tax. Dalam hal ini, peran partner atau user cukup melakukan pengecekan terhadap data yang tersedia serta memastikan dan menyesuaikan data telah sesuai dengan dokumen aslinya. Pastikan keseluruhan data telah benar, lalu klik “Approve & submit”.
- Apabila akun telah terintegrasi dengan Mekari Jurnal, maka secara otomatis nama produk akan menyesuaikan dengan nama produk yang tersedia di Mekari Jurnal. Klik “Add to alias” apabila partner atau user ingin mengingat pilihan ini di masa mendatang.
- Akun yang telah terintegrasi dengan Mekari Jurnal juga akan menyesuaikan data Units yang terdapat di Mekari Jurnal.
- Jumlah Amount akan otomatis terkalkulasi.
- Anda juga dapat menolak dokumen transaksi yang telah dibuat dengan klik “Reject”.
- Setelah melakukan ‘reject’ Anda tidak akan dapat mengakses dokumen transaksi tersebut. - Lalu akan muncul notifikasi berikut. Klik “Back to documents page”.
- Kemudian, dokumen yang telah diunggah akan muncul pada halaman berikut dengan status “Completed”, lalu klik “View details” untuk mengubah bentuk format dokumen transaksi.
- Selanjutnya pada halaman berikut, klik “Actions”.
- Selanjutnya Anda dapat memilih format dokumen transaksi yang ingin diubah.
B. Expense Document
- Pada salah satu dokumen dengan status Awaiting processing klik “View details”.
- Lalu pilih “Validate”.
- Maka Anda akan diarahkan ke halaman berikut. Dalam hal ini, Anda wajib melengkapi data berupa Beneficiary (nama vendor), Billing address, Payment method, serta Description. Pastikan keseluruhan data telah benar kemudian klik “Approve & submit”.
- Apabila Mekari Stream telah terintegrasi dengan Mekari Jurnal, maka pada kolom Expense Account akan muncul akun-akun yang juga muncul pada Mekari Jurnal.
- Expense Account yang telah terintegrasi akan tersimpan jika ada Beneficiary atau nama vendor yang sama di masa mendatang.
- Anda juga dapat menolak dokumen transaksi yang telah dibuat dengan klik “Reject”.
- Setelah melakukan ‘reject’ Anda tidak akan dapat mengakses dokumen transaksi tersebut. - Lalu akan muncul notifikasi berikut. Klik “Back to documents page”.
- Kemudian, dokumen yang telah diunggah akan muncul pada halaman berikut dengan status “Completed”, lalu klik “View details” untuk mengubah bentuk format dokumen transaksi.
- Selanjutnya pada halaman berikut, klik “Actions”.
- Selanjutnya Anda dapat memilih format dokumen transaksi yang ingin diubah.
Demikian cara melakukan validasi dokumen. Selanjutnya pelajari juga terkait cara menambahkan dan mengubah company profile.