Bagaimana Cara Mengelola Payments pada Bills Melalui Menu Approval

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Setelah status transaksi pada Bills berubah menjadi Awaiting payment, maka langkah selanjutnya adalah mengelola Payment tersebut. Pada Menu Approval, Anda dapat membuat Payment request, Approval atau Rejected, dan Payment authorization pada transaksi Bills. Berikut langkah-langkahnya.

A. Membuat Payment Request

Sebagai Payment maker, Anda perlu membuat Payment request terlebih dahulu pada pengajuan pembayaran dengan mengikuti langkah-langkah berikut.

  1. Masuk ke menu Approval dan pilih tab Payments lalu klik “Manage payment”.
    1.png
  2. Kemudian pada tab Request, klik “Action” pada salah satu data dengan status Awaiting payment lalu pilih Create payment request.
    2.png
  3. Kemudian Anda akan diarahkan pada tampilan berikut. Isikan data berupa Payment schedule dan Bank tujuan. Kemudian jika keseluruhan data telah terisi klik “Create payment”.
    33.png

    1. Pada Payment schedule, Anda dapat menentukan jadwal pembayaran Bills. Pilihan pada kolom ini terdiri dari:
    34.png
    - Apabila Anda memilih Upon approval, maka pembayaran akan langsung dicairkan ketika sudah disetujui dan dibayarkan oleh Payment releaser.
    - Apabila Anda memilih On due date, maka pembayaran akan dijadwalkan pada saat jatuh tempo.
    - Apabila Anda memilih Custom date, maka pembayaran akan dijadwalkan sesuai dengan tanggal yang telah dipilih.
    37.png
    2. Apabila Anda telah mengisikan nama akun bank pada saat menentukan Vendor, maka secara otomatis toggle Existing bank account akan aktif pada saat Anda membuat Payment request.
    35.png
    - Namun apabila Anda ingin menggunakan akun bank baru, maka Anda dapat pilih New bank account. Kemudian pilih nama Bank dan isikan nomor rekening Anda.
    36.png
    - Dengan memilih New bank account tersebut, maka akun bank baru tersebut hanya dapat dipakai untuk 1 kali transaksi saja. Untuk itu Anda perlu menyimpan nama akun bank baru pada halaman Vendors.

  4. Apabila Anda telah menyelesaikan pembuatan pengajuan payment, maka status transaksi akan berubah menjadi Awaiting Approval. Kemudian Anda dapat melihat kembali detail Payment request dengan klik “Action” lalu pilih View payment request.
    38.png
  5. Berikut detail Payment request yang akan ditampilkan.
    39.png

B. Approval pada Payment Request

Setelah status transaksi berubah menjadi Awaiting approval, maka Anda  sebagai approver dari payment request dapat melakukan Approval atau persetujuan terhadap transaksi tersebut. Berikut langkah-langkahnya.

  1. Masuk ke menu Approval dan pilih tab Manage payments.
  2. Pilih transaksi dengan status “Awaiting approval” lalu klik “Action”.
  3. Kemudian pilih View details.
  4. Pada halaman view detail, Anda dapat melihat rincian informasi mengenai transaksi dari pengajuan pembayaran Bills. Jika seluruh data sudah benar maka klik “Action”.

  5. Kemudian klik “Approve payment request”.

C. Authorize and Pay

Selanjutnya, apabila status transaksi telah berubah menjadi Awaiting authorization, maka bagi Anda yang memiliki peran untuk melakukan authorize dapat melakukan otorisasi dan pembayaran terhadap transaksi tersebut. Berikut langkah-langkahnya.

  1. Masuk ke menu Approval dan pilih tab Manage payments.
  2. Pilih transaksi dengan status “Awaiting authorization” lalu klik “Action” dan pilih View details.
    1.png
  3. Pada halaman view detail, Anda dapat melihat rincian informasi mengenai transaksi dari hasil pengajuan pembayaran Bills yang menunggu untuk dibayarkan. Jika seluruh data sudah benar maka klik “Authorize & pay”.