Bagaimana Cara Melakukan Approval atas Bukti Transaksi Virtual Corporate Card (Admin/Super Admin)

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Sebagai Admin/Super Admin, Anda dapat melakukan approval atau persetujuan terhadap bukti transaksi Virtual Corporate Card yang telah diunggah oleh karyawan. Selain itu, Anda juga dapat melakukan pengajuan revisi terhadap bukti transaksi tersebut apabila terdapat perubahan. Untuk dapat melakukannya, pelajari langkah-langkah berikut.

  1. Masuk ke menu Transactions dan pilih tab “Card”.
  2. Kemudian klik “View” pada notifikasi berikut yang berisi jumlah transaksi yang membutuhkan persetujuan yang memiliki status Awaiting review.
    1.png
  3. Terdapat beberapa tindakan untuk melakukan approval pada bukti transaksi Virtual Corporate Card, yaitu sebagai berikut:

A. Approve Transaksi

    1. Pilih salah satu bukti transaksi yang ingin Anda setujui.
      2.png

    2. Anda akan diarahkan ke halaman Transaction details. Untuk melakukan approval Anda dapat klik “Approve” untuk menyetujui bukti transaksi Virtual Corporate Card dan status transaksi akan berubah menjadi Approved.
      1.png

    3. Klik ikon “pensil”, apabila sebelum menyetujui bukti transaksi karyawan, Anda ingin mengedit informasi yang tertera.
      3.png

    4. Lalu lengkapi laporan transaksi berupa kategori transaksi, bukti transaksi, dan note. Sebagai informasi, Anda dapat mengunggah maksimal 5 file bukti transaksi dengan ukuran maksimal 5 MB.
      4.png

    5. Apabila seluruh proses telah selesai maka klik “Approve & Submit” dan status bukti transaksi Virtual Corporate Card pada karyawan akan berubah menjadi Approved.
      5.png

B. Pengajuan Revisi kepada Karyawan

  1. Pilih salah satu bukti transaksi yang ingin Anda setujui.
    14.png
  2. Anda akan diarahkan ke halaman Transaction details. Apabila terdapat ketidaksesuaian data transaksi, maka Anda dapat klik “Request revision” untuk mengajukan revisi.
    9.png
  3. Kemudian akan muncul pop up tampilan berikut untuk mengisikan alasan mengapa Anda mengajukan revisi dan klik “Submit” untuk melanjutkan. Maka revisi tersebut akan diinformasikan kepada karyawan yang bersangkutan. Dan status akan berubah menjadi Awaiting revision.
    10.png
  4. Jika karyawan yang bersangkutan telah melakukan revisi dan mengunggah kembali bukti transaksi, maka status akan menjadi Revised report submitted dan status Awaiting Review akan muncul kembali, yang menandakan bahwa transaksi tersebut membutuhkan persetujuan dari Anda sebagai approval. Apabila keseluruhan data sudah sesuai, maka Anda dapat klik “Approve”.
    11.png

    Apabila informasi dan bukti transaksi yang diinformasikan masih belum sesuai, Anda dapat klik “Request revision” kembali.

C. Proses Revisi Dilakukan Langsung oleh Admin/ Super Admin

  1. Apabila Anda sebagai Admin/Super Admin telah mengajukan revisi bukti transaksi (seperti yang sudah dijelaskan pada poin 1-4 di bagian B. Pengajuan Revisi kepada Karyawan), namun apabila Anda ingin langsung membantu untuk proses revisinya, maka Anda dapat memfilter transaksi dengan status Awaiting revision.
    7.png
  2. Kemudian pilih salah satu transaksi yang ingin Anda revisi.
    8.png
  3. Setelah itu Anda akan masuk ke halaman transaction details. Pada halaman ini, Anda dapat klik “Submit report”.
    12.png
  4. Kemudian, lengkapi detail bukti transaksi seperti berikut dan klik “Approve & Submit” untuk menyetujui bukti transaksi Virtual Corporate Card karyawan dan status transaksi akan berubah menjadi Approved.
    14.png
      1.