Bagaimana Cara Mengelola Transaksi Cash Advance

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Untuk mengelola transaksi Cash Advance, Anda dapat melakukannya pada menu Transaction. Pada menu ini, terdapat 2 jenis tipe transaksi yaitu with Disbursement dan without Disbursement. Pada tampilan default, Anda akan menggunakan Mekari Expense with Disburse, namun jika Anda ingin menggunakan mekari Expense without Disburse, Anda dapat mengaktifkannya terlebih dahulu dengan menghubungi tim support kami.

Berikut langkah-langkah untuk mengelola menu transaksi cash advance:

  1. Anda dapat klik “View Detail” untuk melihat detil dari transaksi Cash Advance.
    blobid0.png
  2. Pada halaman View Detail Anda juga dapat melakukan menyetujui atau menolak approval transaksi yang ber-status Waiting for Approval.

    Menu Transaction, hanya dapat dilihat oleh pemegang role Admin dan Super Admin dan proses approval dapat langsung dilakukan oleh pemegang role ini, walaupun yang memegang role ini tidak di assign sebagai approver langsung.

  3. Klik “Approve” untuk menyetujui dan klik “Reject” untuk menolak.
    blobid2.png
  4. Berikut tampilan detil informasi dari transaksi yang sudah di-approve.
  5. Kemudian, setelah pengajuan di approve, transaksi cash advance akan memasuki tahap disbursement/pencairan dana. Pada Mekari Expense, terdapat 2 tipe pencairan dana, yaitu with disbursement dan without disbursement. Berikut penjelasannya:

A. Mekari Expense with Disbursement

  1. Dengan tipe transaksi with Disbursement, transaksi cash advance yang telah di Approve oleh Admin, akan dicairkan langsung secara real time kepada karyawan (auto disburse). Apabila dana cash advance telah ditransfer kepada Requester, maka status transaksi akan berubah menjadi Disbursed.
  2. Setelah dana Cash Advance ditransfer kepada karyawan, maka status akan menjadi Need Settlement.
    blobid12.png

    Saat status berubah menjadi Need Settlement, Anda sebagai Admin dapat klik “Mark as settled” secara langsung, sehingga transaksi tidak perlu melalui proses review dari approval lainnya dan berapapun jumlah dana yang digunakan, status akan langsung berubah menjadi Settled.
    blobid13.png

  3. Setelah karyawan melaporkan penggunaan dana yang telah digunakan, kemudian Admin akan mereview penggunaan dana yang dilaporkan.

  4. Apabila dana yang dilaporkan sesuai dengan dana yang di request, maka status akan berubah langsung menjadi Settled.

    - Apabila karyawan melaporkan penggunaan dana yang telah digunakan lebih besar dari dana yang di request, maka status akan berubah menjadi Waiting for disbursement. Dan Anda dapat klik “Mark as settled” untuk mengisikan informasi bukti pelunasan.

    - Apabila karyawan melaporkan penggunaan dana yang telah digunakan lebih kecil dari dana yang di request, maka status akan berubah menjadi Waiting for payment. Dan Anda dapat klik “Mark as settled” untuk mengisikan informasi bukti pembayaran sisa dana yang ada pada karyawan kepada perusahaan.


B. Mekari Expense without Disbursement

  1. Dengan tipe transaksi without Disbursement, transaksi Cash Advance yang telah Approve, dapat Anda (Admin) proses ke tahap selanjutnya dengan klik “Mark as Disburse” untuk menandai secara manual bahwa transaksi cash advance sudah dicairkan kepada karyawan.

    Apabila Anda klik “Mark as disbursed”, Anda akan diminta untuk mengisikan informasi bukti pencairan dana kepada karyawan.

  2. Dan setelah itu, status akan berubah menjadi Need settlement.
    blobid18.png
  3. Setelah karyawan melaporkan penggunaan dana yang telah digunakan, kemudian Admin akan mereview penggunaan dana yang dilaporkan.
  4. Apabila dana yang dilaporkan sesuai dengan dana yang di request, maka status akan berubah menjadi Settled.
    blobid19.png

    - Apabila karyawan melaporkan penggunaan dana yang telah digunakan lebih besar dari dana yang di request, maka status akan berubah menjadi Waiting for disbursement. Dan Anda dapat klik “Mark as settled” untuk mengisikan informasi bukti pelunasan.

    - Apabila karyawan melaporkan penggunaan dana yang telah digunakan lebih kecil dari dana yang di request, maka status akan berubah menjadi Waiting for payment. Dan Anda dapat klik “Mark as settled” untuk mengisikan informasi bukti pembayaran sisa dana yang ada pada karyawan kepada perusahaan.