Bagaimana Cara Membuat Policy

Article author
Learning Center Mekari
  • Diperbarui

Pada Expense Management, terdapat 2 jenis policy yaitu default policy dan custom policy. Pada Custom policy, Anda dapat mengatur kebijakan yang lebih detail dibandingkan default policy, dimana Anda dapat mengatur kebijakan khusus untuk karyawan-karyawan tertentu. 

Berikut langkah-langkahnya:

A. Default Policy

  1. Masuk ke Menu Policy.
  2. Klik “Create new policy”.
    2023-01-02_14_15_08.jpg

  3. Isikan informasi nama kategori, status, serta deskripsi dari kebijakan yang dibuat.
    2023-01-02_14_15_47.jpg

    Pilih status Active apabila kebijakan kategori yang dibuat akan langsung aktif atau pilih status Inactive, apabila kebijakan dari kategori yang dibuat tidak langsung aktif.

  4. Tentukan limit kebijakan reimbursement/cash advance yang dapat diajukan secara No limit atau With limit.
    1.png
  5. Apabila Anda mengajukan kebijakan With limit atau dengan batasan, maka Anda dapat mengaturnya sesuai kategori yang tersedia dengan klik “+Add rule”.
    3.png
  6. Lalu, tentukan periode limit frekuensi dan jumlah nominal maksimum yang akan muncul.
    4.png

    - Limit frekuensi per bulan harus lebih besar dari limit frekuensi per minggu.
    5.png
    - Limit frekuensi per tahun harus lebih besar dari limit frekuensi per minggu dan per bulan.
    6.png

  7. Selanjutnya Anda juga dapat menambahkan batasan untuk setiap transaksi yang dilakukan secara opsional dengan mencentang checkbox dan mengisikan limit per transaksi.
    7.png
  8. Apabila Anda mengajukan kebijakan secara No Limit atau tanpa batasan, Anda tetap dapat mengatur Limit per transaction secara opsional dengan mengaktifkan toggle ini. Lalu tentukan kebijakan batasan per transaksi pada kolom berikut.
    2.png
  9. Pilih Specific members berdasarkan organisasi dan cabang yang dapat mengakses kebijakan reimbursement/cash advance ini. Klik “Add member” untuk menambahkan organisasi dan cabang.
    9x.png
  10. Anda juga dapat memilih Specific members untuk kebijakan terhadap karyawan yang ada di organisasi dan cabang tertentu.
    9.png

    Pilih All members, apabila kebijakan ini berlaku untuk semua karyawan.
    12.png

  11. Lalu klik “+Add employee” untuk menambahkan nama karyawan tersebut.
    10.png
  12. Di sini Anda dapat mencari nama karyawan pada kolom pencarian atau memfilter nama karyawan berdasarkan organisasi, cabang, job level, dan job grade. Jika sudah selesai klik “Add”.
    11.png
  13. Kemudian, klik “Save” untuk menyimpan.
    2023-01-02_14_20_09.jpg

B. Custom Policy

  1. Masuk ke Menu Policy.
  2. Pilih tab Custom policy.
    2023-01-02_14_23_44.jpg

  3. Klik “Create custom policy”.
    323223232.jpg

  4. Isikan informasi nama kategori, status, serta deskripsi dari kebijakan yang dibuat.
    2023-01-02_14_25_16.jpg

    Pilih status Active apabila kebijakan kategori yang dibuat akan langsung aktif atau pilih status Inactive, apabila kebijakan dari kategori yang dibuat tidak langsung aktif.

  5. Tentukan limit kebijakan reimbursement/cash advance yang dapat diajukan. Pilih No Limit apabila pengajuan dapat diajukan tanpa batas nominal atau pilih With Limit dan masukkan batasan nominal yang dapat diajukan.
    13.png

    - Apabila Anda memilih With limit Anda dapat memilih kategori Profile yang akan mengakses limit frekuensi pada transaksi.
    14.png
    - Selain itu, Anda juga dapat memilih periode frekuensi yang akan muncul.
    15.png
    - Limit frekuensi per bulan harus lebih besar dari limit frekuensi per minggu. Sementara limit frekuensi per tahun harus lebih besar dari limit frekuensi per minggu dan per bulan.
    16.png
    - Pilih No Limit apabila pengajuan per kategori frekuensi dapat diajukan tanpa batas nominal. 
    17.png

  6. Selanjutnya Anda juga dapat menambahkan batasan untuk setiap transaksi yang dilakukan dengan mencentang checkbox dan mengisikan jumlah limit per transaksi.
    18.png
  7. Pilih karyawan yang dapat mengakses kebijakan reimbursement/cash advance ini. Klik “Add member” untuk menambahkan karyawan.
    19.png
  8. Di sini Anda dapat mencari nama karyawan pada kolom pencarian atau memfilter nama karyawan berdasarkan organisasi, cabang, job level, dan job grade. Jika sudah selesai klik “Add”.
    11.png
  9. Kemudian, klik “Save” untuk menyimpan.
    2023-01-02_14_32_53.jpg

    Apabila terdapat kebijakan yang sama antara custom policy satu dan lainnya maka custom policy yang baru tidak bisa di simpan.